- Хто повинен мати документи про походження товарів та вести товарний облік?
- Коли треба надати документи про товарний облік в разі перевірки?
- Судова практика: два різні погляди на одну проблему
- Чи є накладні на внутрішнє переміщення документами про товарний облік?
- Якщо документи подані разом із запереченнями, вони вважаються наданими під час перевірки!
- Практичні рекомендації для бізнесу
- Де почитати більше про товарний облік?
Штрафи за відсутність товарного обліку в результаті фактичної перевірки продавця застосовуються за традиційним сценарієм. Податківці вимагають документи, що підтверджують облік та походження товарів, які продаються в магазині. Працівник магазину не має таких документів, вони зберігаються в іншому місці і згодом податківцям надаються. Іноді це відбувається тоді, коли перевірка ще триває, іноді вже після її закінчення, разом із запереченнями до акта.
Здавалося б, документи є, товар легальний. Але податкова непохитна: відсутність документів на початку перевірки – підстава для штрафу у розмірі 100% вартості всього товару!
Чи законний такий підхід? Судова практика 2026 року демонструє, що не усе так однозначно. Давайте розберемося, де проходить межа між термінами «на початок перевірки» та «під час перевірки», і як судова практика захищає (або карає) підприємців.
Хто повинен мати документи про походження товарів та вести товарний облік?
Обов'язок вести товарний облік та підтверджувати походження кожної одиниці товару поширюється не на всіх.
Звільнені від товарного обліку: ФОПи на єдиному податку, які не зареєстровані платниками ПДВ (абз. 2 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).
Перебувають під жорстким контролем:
- Усі юридичні особи (ТОВ, ПП тощо).
- ФОП на загальній системі оподаткування.
- ФОП-платники ПДВ.
- ФОПи-«єдинники» (навіть без ПДВ), які торгують певними товарами:
- технічно складними побутовими товарами, що підлягають гарантійному ремонту;
- лікарськими засобами та виробами медичного призначення;
- ювелірними та побутовими виробами з дорогоцінних металів та каміння (абз. 2 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).
Увага!
Юрособи ведуть звичайний бухгалтерський облік товарів на підставі первинних документів. Для ФОПів правила спеціальні: рух товарів (надходження та вибуття) фіксується у спеціальній Формі ведення обліку товарних запасів (затверджена наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496). Вона ведеться на підставі первинних документів. Докладно про це читайте, зокрема, тут.
Коли треба надати документи про товарний облік в разі перевірки?
До 01.01.2022 р. суб’єкти господарювання почувалися вільніше. Якщо під час фактичної перевірки документів на місці торгівлі не було, їх можна було спокійно довезти до моменту підписання акта.
Проте з 01.01.2022 р. діє оновлена редакція Закону:
«...суб’єкт господарювання зобов’язаний надати контролюючим органам на початок проведення перевірки документи (у паперовій або електронній формі), що підтверджують облік та походження товарних запасів... які на момент перевірки знаходяться у місці продажу» (п. 12 ст. 3 Закону №265/95-ВР).
ДПС трактує таке твердження однозначно: якщо інспектору не надали документи про товарний облік на початок перевірки – це означає, що товар необлікований. Штраф за ст. 20 Закону про РРО складає 100% вартості таких необлікованих товарів за цінами реалізації (але не менше 10 НМДГ – 170 грн).
Увага!
Нещодавно ми вже розглядали практику податкових перевірок у 2026 році. Як з’ясувалося, порушення обліку товарних запасів – одне з типових порушень підприємців.
Судова практика: два різні погляди на одну проблему
Найцікавіше починається у залах суду. Сьогодні в Україні фактично сформувалися два паралельні підходи до вирішення цього питання.
Підхід №1. Фіскальний (позиція ДПС та окремих судових органів)
У справі №380/14185/24 Верховний Суд став на бік податківців. Докладно про це ми писали тут. Підприємець намагався виправдатися тим, що надав усі документи через чотири дні після візиту інспекторів, але ще до закінчення перевірки.
Вердикт Верховного Суду: фактична перевірка (на відміну від документальної) здійснюється без попередження (п. 80.1 ПКУ). Тому правило «до закінчення перевірки» тут не працює. Документи мають бути на торговій точці одразу на її початку. Подання паперів пізніше не усуває вже вчиненого правопорушення.
Підхід №2. Ліберальний (позиція бізнесу та окремих судових органів)
Яскравим прикладом такого розуміння законодавства став розгляд справи №380/1965/25 Восьмим апеляційним адміністративним судом (постанова від 07.05.2026 р.).
Податкова оштрафувала ТОВ на 259426 грн за продаж техніки без ведення товарного обліку. Інспектори заявили, що на початок перевірки магазин не надав повний пакет документів на таку техніку від постачальників. Насправді ж ТОВ надало документи (накладні на внутрішнє переміщення) пізніше – разом із запереченнями до акта перевірки.
Апеляційний суд проаналізував законодавство і виявив юридичний парадокс, який ми звели у порівняльну таблицю.
Таблиця. Колізія між обов'язком та штрафом у Законі про РРО
| Норма Закону | Сфера застосування | Яке формулювання використано | Висновок суду |
| Пункт 12 ст. 3 | Визначає обов'язок платника податків | «...надати контролюючим органам на початок проведення перевірки документи...» | Визначає ідеальний момент, коли документи мають бути готові. |
| Стаття 20 | Визначає підставу для покарання | «...або не надали під час проведення перевірки документи...» | Штраф накладається лише тоді, коли документів немає протягом усього строку перевірки. |
Суд переконаний, що термін «під час перевірки» означає весь період її проведення – від першого до останнього дня. Оскільки ТОВ надало документи до завершення процесу, склад правопорушення відсутній. Аналогічні висновки раніше вже висловлював і сам Верховний Суд у постановах від 30.07.2025 (справа №380/6314/24), від 30.09.2025 (справа №520/22949/24) та від 14.04.2026 (справа №160/13547/25).
Таким чином, п. 12 ст. 3 Закону визначає момент обов`язку – документи мають бути в наявності на початку перевірки. Натомість ст. 20 формує момент фіксації порушення – якщо документів не надано під час перевірки, накладається штраф.
На переконання суду, санкція ст. 20 застосовується за ненадання документів саме під час перевірки.
Чи є накладні на внутрішнє переміщення документами про товарний облік?
Ще один важливий висновок постанови Восьмого апеляційного суду у справі №380/1965/25 стосується походження товару. Податкова часто вимагає, щоб у кожному локальному магазині лежали договори та прибуткові накладні безпосередньо від виробника чи першого імпортера.
Для великих компаній (мережевого бізнесу) це абсурд: товар купується великими партіями на центральний склад, а далі розподіляється між магазинами. Суд чітко вказав:
- Якщо бізнес має кілька місць торгівлі, облік у конкретному магазині ведеться на підставі первинних документів про внутрішнє переміщення товару (накладних з центрального складу).
- Законодавство не вимагає, щоб первинний документ на точці торгівлі обов'язково ідентифікував первинного зовнішнього постачальника платника податків.
- Якщо накладні на внутрішнє переміщення відповідають вимогам Закону про бухоблік та Положенню №88, вони є належним підтвердженням товарного обліку.
Якщо документи подані разом із запереченнями, вони вважаються наданими під час перевірки!
Водночас Восьмий апеляційний адміністративний суд звернув увагу на ще одне важливе правило, підтверджене Верховним Судом (постанова від 21.09.2023 у справі №280/1310/22): документи, надані разом із запереченнями на акт перевірки, вважаються наданими «під час перевірки».
Податковий орган зобов'язаний розглянути ці заперечення та врахувати додані документи при прийнятті остаточного рішення (п. 86.1, пп. 86.7.4 ПКУ). Якщо податкова проігнорувала заперечення з документами, наданими платником податків, та все одно виписала штраф (ППР), таке рішення підлягає скасуванню в суді (постанова Верховного Суду від 12.07.2023 у справі №200/4704/21).
Саме так і сталося у випадку з ТОВ, якому Восьмий апеляційний адміністративний суд повністю скасував штраф у розмірі 259 426 грн.
Практичні рекомендації для бізнесу
- Тримайте документи у місці торгівлі. Навіть, якщо мова йде про ФОПа і якщо облік ведеться в електронному вигляді, працівники на місці торгівлі (касири, адміністратори тощо) повинні мати оперативний доступ до Форми обліку товарних запасів та первинних документів (хоча б в копії).
- Оформлюйте внутрішнє переміщення. У вас мережа магазинів і ви перевозите у них товар зі свого складу? Тому у магазина немає первинки від постачальника? Виписуйте накладну на внутрішнє переміщення, вона доведе факт ведення товарного обліку.
- Повідомте інспектора, що документи у вас є і їх нададуть під час перевірки. Якщо документи будуть надані після початку перевірки, повідомте про це інспектора.
- Задійте процедуру заперечень. Якщо інспектори відмовилися дивитися на ваші документи й поспіхом склали акт – у вас є час. Готуйте офіційні заперечення, додавайте туди копії всіх накладних та посилайтеся на судову практику.
Де почитати більше про товарний облік?
- Надання документів у разі фактичної перевірки ведення товарного обліку: судова практика і поради від редакції
- Облік товарних запасів ФОП під час перевірки ДПС: висновок Верховного Суду
- Фактичні перевірки ДПС: як процесуальні помилки податківців та судів допомагають ФОПу захиститися
- Облік товарних запасів для ФОПів: хто та як зобов’язаний вести?
- Ведення товарного обліку ФОПами: що перевіряють податківці?
- Товарний облік у ФОПа: які документи треба мати?
- Хто з ФОПів має вести товарний облік: нагадування від редакції
- Фізособа-«єдинник» надає стоматологічні послуги: що з товарним обліком?
- ФОП має декілька місць продажу: як вести облік товарних запасів?
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї статті можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату , вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
