Як нагадують податківці в "ЗІР" (категорія консультації 104.08), відповідно до п. 177.10 ПКУ фізичні особи – підприємці зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару.
Форма Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядок її ведення затверджені наказом Міндоходів №481.
Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід (п. 5 Порядку №481).
Разом з тим фізична особа – підприємець на загальній системі оподаткування у гр. 2 Книги відображає суму доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності із сумарним підсумком за місяць, квартал, рік, зокрема, кошти, що надійшли на поточний рахунок, касу платника податків та/або отримано готівкою, сума заборгованості, за якою минув строк позовної давності, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) (п. 6 Порядку №481).
Підпунктом 18 п. 3 розд. I Положення №148 визначено, що оприбуткування готівки – проведення суб’єктами господарювання обліку готівки на повну суму її фактичних надходжень, зокрема, у Книзі.
Водночас п. 9 Порядку №481 визначено, що дані Книги використовуються самозайнятою особою для заповнення податкової декларації про майновий стан і доходи.
Таким чином, фізична особа – підприємець на загальній системі оподаткування зобов’язана зареєструвати першу Книгу з дати державної реєстрації до початку здійснення господарської діяльності (дати переходу зі спрощеної на загальну систему оподаткування).
При цьому, якщо така фізособа – підприємець зареєструвала Книгу невчасно, то вона зобов’язана внести всі записи в Книгу з дати початку ведення господарської діяльності, які підтверджені відповідними первинними документами.