ДПС у Тернопільській області пояснює, що відповідно до п. 177.2 ПКУ об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та не грошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи – підприємця.
Згідно з п. 44.1 та п. 177.4 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
При цьому, фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність (далі – самозайняті особи), зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат, у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати (п. 177.10 ПКУ).
Форма Книги та порядок її ведення, що ведуть фізичні особи – підприємці на загальній системі оподаткування, затверджена наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. №481 (далі – Порядок).
Водночас пп. 5 п. 6 Порядку встановлено, що документами, які підтверджують понесені витрати, безпосередньо пов’язані з отриманим доходом, можуть бути платіжні доручення, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують акт оплати товарів, робіт, послуг.
Визначення поняття «первинний документ» наведено в Законі України від 16.07.1999 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіна від 24.05.1995 р. №88, відповідно до яких це документ, створений у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію.
Слід зазначити, що відповідно до пп. 14.1.180 ПКУ податковий агент щодо податку на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО) – це юридична особа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ), самозайнята особа, представництво нерезидента – юридичної особи, інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або не грошовій формі) зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО, передбачений розд. IV ПКУ, до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення його норм в порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПКУ.
Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 ПКУ.
Нарахування, утримання та сплата (перерахування) військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ.
При цьому особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов’язані, зокрема, подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку (далі – податковий розрахунок) до контролюючого органу за місцем свого розташування.
Отже фізична особа – підприємець як податковий агент при оплаті товарів, робіт, послуг (оренди та інше) у готівковій формі іншій фізичній особі – продавцю (виконавцю робіт, послуг), що не зареєстрована як самозайнята особа, може підтвердити понесені витрати договорами та актами закупки (виконаних робіт, наданих послуг) складеними на його ім’я та фізичної особи – продавця (виконавця робіт, послуг); платіжними документами, що підтверджують факт утримання ПДФО (військового збору) та перерахування його до бюджету; відомостями з податкового розрахунку.