Хто з ФОПів має складати первинні документи? Які з них необхідно зберігати ФОП на єдиному податку та на загальній системі оподаткування? Які терміни їх зберігання і наслідки у разі їх відсутності?
Первинні документи ФОП: кому і що треба вести, облік, терміни зберігання, ризики і практичні поради
Навколо первинних документів для ФОП-єдинників у 2025 році виникло чимало небезпечних міфів. Багато підприємців вважають, що податкова служба скасувала вимоги щодо їх зберігання, а отже, можна зітхнути з полегшенням. Насправді ситуація значно складніша: послаблення дійсно є, але вони стосуються лише вузької категорії документів, тоді як за відсутність інших можна отримати штраф, що сягає 100% вартості всього товару на полицях.
«Юридична компанія YANKIV» розбирає детально, які документи є обов’язковими, за що насправді штрафують податківці у 2025 році та як уникнути фінансових втрат, спираючись на офіційні роз’яснення ДПС та актуальну судову практику.
Роз’яснення ДПС 2025: що змінилося насправді?
Навесні 2025 року Державна податкова служба надала роз’яснення, які багато хто сприйняв як повне скасування штрафів за відсутність «первинки». Проте це небезпечна помилка, що виникла через неправильне трактування позиції контролюючого органу.
Ключова відмінність: документи на доходи та документи на походження товару
Головне, що потрібно зрозуміти кожному ФОП на єдиному податку: податкова чітко розмежовує документи, що підтверджують доходи, та документи, що підтверджують походження товару.
Згідно з офіційною позицією ДПС, викладеною в Базі знань «ЗІР» (категорія 107.01.06), штрафи за п. 121.1 ПКУ (1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне) не застосовуються до ФОП 1-3 груп (неплатників ПДВ) за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг.
Логіка тут проста: оскільки єдиний податок розраховується з доходу, а витрати не впливають на суму податку, то й карати за відсутність документів на витрати саме цим штрафом немає сенсу.
Однак це послаблення не стосується документів, що підтверджують ваші доходи. Оскільки саме дохід є базою оподаткування для спрощенців, ФОП зобов’язані вести його облік на підставі первинних документів. За їх відсутність або незберігання штрафи за п. 121.1 ПКУ застосовуються у повному обсязі.
Чому податківці вимагають документи на дохід?
Контроль обсягу доходу: Первинні документи (банківські виписки, акти, фіскальні чеки) дозволяють інспектору перевірити, чи не перевищив ФОП встановлений для його групи ліміт річного доходу.
Перевірка видів діяльності: Аналізуючи призначення платежів, податківець контролює, чи отримує підприємець дохід лише від дозволених для єдиного податку КВЕДів.
Підтвердження повноти обліку: Документи допомагають встановити, чи весь отриманий дохід був відображений у податковій звітності.
Чотири рівні штрафів: від 1020 грн до повної вартості бізнесу
Найбільш небезпечна помилка, якої може припуститися підприємець у 2025 році – вважати, що максимальний штраф за відсутність документів становить 2040 грн. Існує багаторівнева система відповідальності, де санкції можуть застосовуватися одночасно.
Рівень 1: Стандартний штраф – 1020/2040 грн
Це базовий штраф за п. 121.1 ПКУ за незберігання документів, що підтверджують доходи. За перше порушення – 1020 грн, за повторне протягом року – 2040 грн.
Рівень 2: Штраф за ігнорування запиту ДПС – 8000 грн
Якщо податкова надіслала офіційний запит на надання документів, а ФОП його проігнорував або надав неповну інформацію, застосовується окремий штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати – 8000 грн у 2025 році за кожен такий випадок. Ця сума зафіксована в Законі «Про Державний бюджет України на 2025 рік». Важливо орієнтуватися саме на ухвалений закон, оскільки законопроєкти про подальше підвищення МЗП протягом року не були підтримані урядом та не розглядалися.
Рівень 3: РРО-штрафи (з 1 серпня 2025) – 100%/150% від суми чека
З 1 серпня 2025 року закінчується перехідний період зі зниженими ставками (25%/50%), і повертаються повноцінні штрафи за порушення Закону «Про застосування РРО». За невидачу фіскального чека, проведення операції на неповну суму або використання застарілої форми чека застосовуються санкції:
- 100% вартості проданих з порушенням товарів/послуг – за перше порушення.
- 150% вартості – за кожне наступне.
Рівень 4: Катастрофічний штраф – 100% вартості товару на полиці
Це найвища загроза. Мова йде про підприємців, які торгують так званими «ризиковими» групами товарів:
- Технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту (визначені Постановою КМУ №231).
- Лікарські засоби та вироби медичного призначення.
- Ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів та каміння.
Для цих ФОП існує пряма вимога Закону «Про застосування РРО» вести облік товарних запасів за місцем їх реалізації та мати документи, що підтверджують походження товару.
Якщо під час перевірки ФОП не може надати первинні документи на товар з «ризикової» групи, що знаходиться в магазині, на нього накладається штраф у розмірі 100% вартості всього товару без документів за цінами реалізації. Ця санкція передбачена ст. 20 Закону про РРО і є значно суворішою за стандартний штраф.
Судова практика 2025: чому суди підтримують податкову?
Аналіз судової практики показує, що ризик застосування 100% штрафу є абсолютно реальним. Суди послідовно підтримують позицію податкової служби, підтверджуючи, що відсутність первинних документів на «ризиковий» товар є достатньою підставою для застосування санкції, передбаченої ст. 20 Закону про РРО.
Ключовий висновок, який випливає з рішень судів: документи, що підтверджують походження та облік товару, мають бути надані інспектору в момент проведення перевірки. Надання їх пізніше, під час судового оскарження, не скасовує факту порушення, зафіксованого під час перевірки. Цей підхід чітко демонструє: для торговців «ризиковими» товарами наявність видаткових накладних, актів закупівлі та інших документів про походження товару є абсолютним та беззаперечним обов’язком.
Практичні рекомендації: як мінімізувати ризики у 2025 році
Враховуючи всі нюанси, найбезпечнішою стратегією залишається ретельне ведення документообігу.
Мінімально необхідний пакет документів:
- Банківські виписки: Найнадійніший первинний документ для підтвердження безготівкових доходів. Обов’язково зберігайте їх з детальним описом призначення платежів.
- Договори з контрагентами: Підтверджують законність ваших доходів та їх відповідність зареєстрованим КВЕДам.
- Акти виконаних робіт / наданих послуг: Обов’язкові для ФОП у сфері послуг.
- Документи про походження товару (для торговців): Видаткові накладні, акти закупівлі, митні декларації. Для продавців «ризикових» товарів – це критично важливий документ для уникнення 100% штрафу.
Організація документообігу:
- Електронне зберігання: Скануйте або отримуйте в електронному вигляді всі документи та зберігайте їх у надійних хмарних сервісах. Електронні документи, підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові.
- Систематизація: Організовуйте архів за періодами (місяць, квартал, рік) та контрагентами для швидкого пошуку під час можливих перевірок.
- Резервне копіювання: Регулярно створюйте резервні копії електронного архіву на різних носіях.
Строки зберігання та відновлення втрачених документів
Згідно з Податковим кодексом, ФОП зобов’язані зберігати первинні документи не менше 1095 днів (3 роки) з дня подання декларації, для якої використовувалися ці документи. Для деяких специфічних операцій (наприклад, з нерезидентами) термін може бути довшим – 1825 днів (5 років).
Важливо: Через зупинення строків давності на час карантину та воєнного стану, у 2025 році податкова може перевіряти значно давніші періоди, аж до 2018 року. Слід розрізняти: з 4 вересня 2025 року відновлюється перебіг строків позовної давності для цивільних спорів, але для податкових перевірок, на які діє мораторій, зупинення строків продовжує діяти. Тому рекомендовано зберігати ключові документи щонайменше 5-7 років.
Якщо документи було втрачено (через пожежу, крадіжку тощо), дійте за таким алгоритмом:
Повідомте ДПС: Протягом 5 днів з моменту виявлення втрати письмово повідомте про це податкову службу за місцем обліку.
Зверніться до правоохоронців: Подайте заяву до поліції, якщо є підстави вважати, що документи було викрадено або знищено умисно.
Відновіть документи: У вас є 90 календарних днів з моменту подання повідомлення до ДПС на відновлення документів. Для цього звертайтеся до контрагентів та банків за дублікатами.
Висновки
Ситуація з первинними документами для ФОП у 2025 році вимагає уважності та розуміння деталей.
Послаблення ДПС стосується лише штрафу 1020 грн за документи на витрати. Зберігати документи, що підтверджують доходи та походження товару, є обов’язковим.
Крім стандартного штрафу в 1020 грн, існують значно більші санкції за ігнорування запитів ДПС, порушення РРО та відсутність документів на «ризикові» товари.
ФОП, які торгують технікою, ліками чи ювелірними виробами, за відсутність документів про походження товару ризикують отримати штраф у розмірі 100% його вартості, що підтверджується судовою практикою.
Найбезпечніша стратегія – зберігати всі ключові документи: банківські виписки, договори, акти та накладні на товар. Це мінімізує ризики та допомагає уникнути будь-яких конфліктів з контролюючими органами.
Часті запитання
Чи можна покладатися на роз'яснення ДПС про відсутність штрафів?
Так, але лише в частині штрафу 1020 грн за документи, що підтверджують витрати. Для документів на дохід та походження товару вимоги та значно вищі штрафи залишаються чинними.
Які документи найважливіші для ФОП на єдиному податку?
Банківські виписки, що підтверджують дохід, договори з клієнтами та акти виконаних робіт. Для торговців – видаткові накладні від постачальників.
Що робити, якщо я торгую смартфонами і не маю накладних?
Негайно звернутися до постачальників за відновленням документів. Торгівля таким товаром без документів про походження створює ризик отримання штрафу в розмірі 100% від вартості всього товару, наявного в магазині.
Чи стосується послаблення ФОП 3 групи з ПДВ?
Ні. ФОП-платники ПДВ зобов’язані вести повноцінний облік доходів і витрат та зберігати всі первинні документи згідно із загальними вимогами ПКУ.