Для ФОПів-«єдинників» діють правила, встановлені ст. 44 ПКУ щодо строку зберігання первинки, форм обліку або книг обліку та податкових декларацій. Докладно про нові строки зберігання ми писали тут.
Тобто вони повинні не лише використовувати дані форм обліку для складання декларацій з ЄП, але й зберігати ці форми, а також первинні документи, на підставі яких ці форми складалися, протягом граничного строку.
Станом на тепер строки зберігання документів такі:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ;
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юрособами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання – 2555 днів (за пп. 44.3.1 ПКУ);
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги зберігання протягом строків 2555 та 1825 днів (за пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ);
- 1095 днів – для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Оскільки контрольовані операції ФОПи-«єдинники» не здійснюють (вони виникають лише у юросіб – платників податку на прибуток), ст. 133 ПКУ їх не стосується, і вони є фізособами, то важливим для них є строк 1095 днів – тобто славнозвісні три роки з дати закінчення граничного строку подання декларації за певний період. Нагадаємо, що порушення такого граничного строку (тобто якщо декларацію було подано несвоєчасно) або подання уточнюючого розрахунку подовжують строки зберігання документів (1095 днів починають рахуватися з дати фактичного подання декларації або уточнюючого розрахунку). А якщо декларацію взагалі не було подано, то і строків давності щодо перевірок, а отже, і щодо зберігання документів за цей звітний період немає – податківці можуть перевірити його в будь-який момент, а платники податків не можуть знищити або архівувати ці документи до такої перевірки.
Втрата документів та наслідки
Прописує ст. 44 ПКУ і дії платника податків у разі втрати таких документів. Просто забути про такі документи не вийде, а в разі втрати/пошкодження їх треба буде відновити у встановлені ПКУ терміни, інакше можливий штраф.
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) ДПС за місцем обліку.
Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
У разі надання платником податків такого повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку із втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених ст. 200 ПКУ щодо бюджетного відшкодування ПДВ) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.
У разі невідновлення документів або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення податкової звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС.
Згідно з п. 121.1 ПКУ штраф за незбереження документів наразі становить 1020 грн. Ті самі дії, вчинені ФОПом – платником ЄП, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.
Докладніше про цей штраф та про те, які документи, на думку податківців, ФОП-«єдинник» має надати під час перевірки, ми розповідали тут.
Правила під час війни
Чи пом’якшує відповідальність ФОПа оголошення та подовження воєнного стану?
Так, під час війни діяли тимчасові норми. Але повного мораторію на штрафи вони не встановлювали.
Оскільки підставами неможливості пред’явлення документів ФОПа-«єдинника» могла бути їх втрата (знищення чи зіпсуття) або знаходження цих документів на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями Російської Федерації, то положення ст. 44 ПКУ застосовувалися з урахуванням пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. Ця норма давала право повідомити податківців про втрату форм обліку та первинки. І, як наслідок, періоди, які стосувалися цих документів, не перевірялися.
Разом з тим, якщо втрата документів не була пов’язана із веденням бойових дій або тимчасовою окупацією територій збройними формуваннями Російської Федерації, то навіть під час воєнного стану ФОП-«єдинник» мав застосовувати положення ст. 44 ПКУ у загальному порядку.
Що змінилося з 6 травня?
Зазначені вище винятки діяли до 6 травня 2023 року. Завдяки Закону №3050 до ПКУ було внесено зміни, і тепер норма пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ діє в іншій редакції.
За нею до платників податків/податкових агентів, які провадять діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 цього Кодексу застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.
Тож наразі ці винятки працюють тільки для тих ФОПів, які розташовані на території активних бойових дій та ТОТ. Перелік територій, затверджений Наказом №309, в оновленому вигляді можна знайти на нашому сайті.
А решта ФОПів з 6 травня 2023 року має повноцінний обов’язок зберігати первинку, типові форми обліку або книги та подані до ДПС декларації.
Що змінилося з 1 серпня?
І ще. З 1 серпня відновлено перебіг строку зберігання документів, але не для всіх платників та, судячи з переліку підстав, фізосіб-«єдинників» це не стосуватиметься. Докладно про це ми писали тут.
Закон №3219 запроваджує новий пп. 69.2-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, яким тимчасово, на період з 01.08.2023 до припинення або скасування воєнного стану на території України, дозволяє проводити документальні позапланові перевірки з певних підстав.
І під виконання цієї норми відновляється і перебіг строку зберігання документів, які можуть знадобитися податківцям під час цих перевірок.
Підстави для документальних перевірок такі:
1) на звернення платника податків;
2) з підстав, визначених
- пп. 78.1.1 ПКУ, проте лише у частині документальних позапланових перевірок платників податків, за якими
- отримано інформацію, що свідчить про порушення податкового законодавства з питань оподаткування доходів, отриманих нерезидентами, із джерелом їх походження з України та/або з питань оподаткування нерезидентів, які здійснюють свою діяльність через відокремлені підрозділи, у т. ч. постійні представництва,
- платників податків, які здійснюють діяльність у сфері виробництва та/або реалізації підакцизної продукції, організації та проведення азартних ігор в Україні (гральний бізнес), платників податків, які надають фінансові, платіжні послуги,
- пп. 78.1.2 ПКУ у частині контролю за трансфертним ціноутворенням,
- пп. 78.1.5 ПКУ у разі подання заперечення до акта перевірки чи скарги на рішення ДПС, де вимагається повний або частковий перегляд результатів перевірки,
- пп. 78.1.7 ПКУ у разі реорганізації платника податків,
- пп.78.1.8 ПКУ, якщо заявлено відшкодування ПДВ на суму понад 100 тис. грн,
- пп. 78.1.9 ПКУ, якщо подано скаргу на покупця щодо ненадання ПН чи ненадання акцизної накладної,
- пп.78.1.12 ПКУ щодо перевірок податковим органом вищого рівня,
- пп. 78.1.14 – 78.1.16 ПКУ щодо операцій за принципом «витягнутої руки» чи участі у міжнародній групі компаній,
- пп. 78.1.21 ПКУ у разі отримання інформації від міжнародних органів щодо порушень податкового законодавства,
- пп. 78.1.22 ПКУ у разі ведення нерезидентом госпдіяльності через постійне представництво без постановки на податковий облік;
3) документальні позапланові перевірки платників податків, за якими отримано податкову інформацію, що свідчить про порушення платником валютного законодавства в частині дотримання граничних строків надходження імпортного товару та/або валютної виручки за експортом.