Законом №3219 з 01.08.2023 частково були відновлені документальні перевірки. Водночас цим самим законом вкотре були змінені строки зберігання первинних документів.
При цьому зазначимо, що не змінені строки зберігання документів, які передбачені п. 44.3 ПКУ, та нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачені п. 44.3 ПКУ (п. 4 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №2970).
З 01.08.2023 відновлено строки зберігання для окремих документів
Отже, з 01.08.2023 відновлюються строки зберігання документів, які передбачені п. 44.1 ПКУ, складених для проведення госпоперацій, які можуть стати підставою для проведення документальних позапланових перевірок щодо платників податків зі сплатою податків на загальних підставах та платників-«спрощенців» (новий пп. 69.2-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ за Законом №3219) виключно:
1) на звернення платника податків;
2) з підстав, визначених
а) пп. 78.1.1 ПКУ, проте лише у частині документальних позапланових перевірок платників податків, за якими
- отримано інформацію, що свідчить про порушення податкового законодавства з питань оподаткування доходів, отриманих нерезидентами, із джерелом їх походження з України та/або з питань оподаткування нерезидентів, які здійснюють свою діяльність через відокремлені підрозділи, у т. ч. постійні представництва,
- платників податків, які здійснюють діяльність у сфері виробництва та/або реалізації підакцизної продукції, організації та проведення азартних ігор в Україні (гральний бізнес), платників податків, які надають фінансові, платіжні послуги,
б) пп. 78.1.2 ПКУ у частині контролю за трансфертним ціноутворенням,
в) пп. 78.1.5 (у разі подання заперечення до акта перевірки чи скарги на рішення ДПС, де вимагається повний або частковий перегляд результатів перевірки), 78.1.7 (у разі реорганізації платника податків), 78.1.8 (заявлено відшкодування ПДВ на суму понад 100 тис. грн), 78.1.9 (подано скаргу на покупця щодо ПН чи ненадання акцизної накладної), 78.1.12 (щодо перевірок податковим органом вищого рівня), 78.1.14 – 78.1.16 (щодо операцій за принципом «витягнутої руки» чи участі у МГК), 78.1.21 (у разі отримання інформації від міжнародних органів щодо порушень податкового законодавства) та 78.1.22 (у разі ведення нерезидентом госпдіяльності через постійне представництво без постановки на податковий облік) ПКУ,
г) документальні позапланові перевірки платників податків, за якими отримано податкову інформацію, що свідчить про порушення платником валютного законодавства в частині дотримання граничних строків надходження імпортного товару та/або валютної виручки за експортом;
3) документальні перевірки, які були розпочаті до 24.02.2022 та зупинені через запровадження воєнного стану, продовжуються з 01.07.2023 на невикористаний строк. Крім документальних перевірок, які не вказані вище та для яких встановлено мораторій за пп. 69.2-1 підрозд. 10 розд ХХ ПКУ;
4) документальні планові перевірки (пп. 69.35 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), у т. ч. й щодо ЄСВ, щодо таких платників податків, які:
- здійснюють діяльність у сфері виробництва та/або реалізації підакцизної продукції;
- здійснюють діяльність у сфері організації та проведення азартних ігор в Україні (гральний бізнес);
- надають фінансові, платіжні послуги.
Щодо всіх інших госпоперацій, які можуть стати знову об’єктом документальних перевірок у майбутньому, строки зберігання документів (наведені у п. 44.1 ПКУ) продовжуються на період зупинення відліку строку давності для таких податкових перевірок. При цьому у разі, якщо інші податкові перевірки, для яких наразі з 01.08.2023 встановлено мораторій, відновлять, то строки зберігання документів (наведених у п. 44.1 ПКУ) теж можуть бути відновлені, і це може статися у будь-який час.
Порядок обрахунку строків зберігання документів після 01.08.2023
Нагадаємо, що строки для їх зберігання встановлено у п. 44.3 ПКУ. Зокрема, платники податків протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, зобов’язані забезпечити зберігання:
- документів, визначених п. 44.1 ПКУ,
- документів, зокрема, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
У разі неподання такої податкової звітності – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
Щодо платників податків, які ліквідовуються, то документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Строки зберігання документів за п. 44.1 ПКУ були зупинені на такі періоди:
- на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого КМУ, зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ (п. 52-2 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, дія якого була зупинена на період дії воєнного стану з 17.03.2022 за Законом від 15.03.2022 №2120-IX);
- 2) на період з 17.03.2022 до припинення або скасування воєнного стану — але це зупинення строків було перервано з 01.08.2023 Законом №3219. Нагадаємо також, що хоча під час воєнного стану дію карантину постійнj продовжували, але для потреб зупинення строку відліку зберігання документів враховувати період карантину варто лише до 17.03.2022;
- на період з 30.06.2023 (за п. 4 Перехідних та прикінцевих положень Закону №2970) до припинення чи скасування воєнного стану – для окремих платників, які не підпадають під перевірки за пп. 69.2-1 та пп. 69.35 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Важливо! Щодо самого строку давності у його класичному розумінні, то податківці наголошують, що всі строки за ст. 102 ПКУ відновлено ще з 17.03.2022 (з дати припинення дії п. 52-2 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ за Законом №2120). Хоча у п. 102.9 ПКУ прямо прописано, що на період дії правового режиму воєнного, надзвичайного стану, що запроваджується в Україні, зупиняється перебіг строків, визначених цим Кодексом, іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених ПКУ. Законами №2970 та №3219 і цю норму не було змінено. Тобто в цій ситуації із податківцями можна посперечатися.
При цьому маємо врахувати ще один важливий момент: у разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення (п. 2.11 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5). Саме це правило продовжує строки зберігання первинних документів, що встановлені ПКУ, – як спеціальних строків зберігання, так і строків, встановлених чи скасованих на період дії воєнного стану.
Таким чином, подовження строку зберігання документів насамперед стосується тих документів, строки зберігання яких не закінчились станом на 18.03.2020 (у т. ч. щодо тих, які стали предметом перевірок, що були розпочаті до 24.02.2022 та зупинені через запровадження воєнного стану, і за Законом №3219 продовжені з 01.07.2023 на невикористаний строк).
При цьому незалежно від того, чи закінчився строк зберігання документів станом на 18.03.2020, у будь-якому випадку такі документи мали зберігатися до проведення документальної перевірки, а у разі виникнення спору за результатами проведення перевірки – до винесення судом остаточного рішення щодо спору.
Потім цю дату – 18.03.2020 – було скореговано, та за п. 4 Перехідних та прикінцевих положень Закону №2970 строки зберігання відлічуються вже не станом на 18.03.2020, а станом на 30.06.2023.
Тобто зараз строк зберігання документів обліковуємо станом на 30.06.2023. Якщо строки зберігання документів не закінчились станом на 30.06.2023 (з урахуванням зупинення перебігу цього строку з 18.03.2020 до 30.06.2023), то керуємось зміненими (відкорегованими) строками, наведеними нижче.
Платники податків мають враховувати нові вимоги щодо строків зберігання документів, наведені у п. 44.3 ПКУ та п. 4 Перехідних та прикінцевих положень Закону №2970, які стосуються всіх документів, строк зберігання яких (з урахуванням строків за п. 102.1 ПКУ) не закінчився до 30.06.2020.
Нові строки зберігання обраховуємо станом на 30.06.2023
Як правильно нагадала ДПСУ в ІПК від 19.07.2023 №1969/ІПК/99-00-21-02-02-06, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання зазначених документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ;
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПКУ, а також юрособами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання – 2555 днів (за пп. 44.3.1 ПКУ);
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги зберігання протягом строків 2555 та 1825 днів (за пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ);
- 1095 днів – для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
І ці строки мають обраховуватись станом на 30.06.2023, але застосовуватись з 01.08.2023 передусім тими платниками, які підпадають під перевірки, відновлені за пп. 69.2-1 та пп. 69.35 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, та до документів, які розроблено:
- до 30.06.2023, строк зберігання яких не закінчився на цю дату;
- починаючи з 30.06.2023;
- особою, стосовно якої станом на 30.06.2023 розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації).
Для всіх інших – перебіг строків зберігання документів й надалі зупинений до припинення чи скасування воєнного стану. І тут вже йдеться про зупинення нових строків зберігання документів, строк яких обліковується станом на 30.06.2023. Адже ці нові строки для таких «інших» платників податків зупиняються саме з 01.08.2023.
Щодо періоду з 30.06.2023 до 01.08.2023, то, на нашу думку, цей місяць має враховуватись до перебігу строків зберігання документів. Оскільки, відповідно до п. 44.3 ПКУ передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ. Втім, цікаво було би ще почути позицію офіційних органів (ДПСУ чи Мінфіну).
Крім ПКУ, строки зберігання документів визначає ще й Перелік №578/5
Перелік №578/5 – це перелік документів, які створюються під час діяльності юросіб, зі строками їх зберігання, встановленими Мінюстом.
Відповідно до п. 1.7 Переліку №578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається. І, безумовно, якщо поруч із видом документа стоїть позначка «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства» – навіть мінімальні строки повинні бути подовжені до виконання цієї умови. Тобто якщо документальна перевірка періоду, за який складено цей документ, не була проведена і завершена – знищувати або передавати до архіву такий документ не можна.
Ці правила були встановлені ще до війни, і ми про це писали тут. Під час війни вони не змінилися, тож на це треба зважати і тепер. Про це йдеться й у коментованій консультації ДПСУ від 19.07.2023 №1969/ІПК/99-00-21-02-02-06.