Легалізація іноземних документів: правила та поради

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Тобто, коли ми говоримо про легалізацію, йдеться саме про офіційні документи. І здебільшого їх треба посвідчувати. На сьогодні найпоширенішими є два способи такого посвідчення: консульська легалізація та проставлення апостиля.

Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. 

Конвенція, що скасовує вимогу консульської легалізації іноземних офіційних документів, була підписана 05.10.1961 року у м. Гаага. Відповідно до Закону  „Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 10.01.2002 р. №2933-ІІІ наша держава приєдналася до Конвенції з 22.12.2003 р.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

А як бути з документами, складеними не за українськими стандартами самими нерезидентами – контрагентами? Вони легалізації не підлягають. 

Чи потрібно їх перекладати та засвідчувати переклад? У деяких випадках, так. Наприклад: 

• при переміщенні товарів через митний кордон України (ст. 254 МКУ). Органи доходів і зборів (митники) вимагають переклад українською мовою документів, складених іншою мовою, ніж офіційна мова митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування, тільки у разі, якщо дані, які містяться в них, є необхідними для перевірки або підтвердження відомостей, зазначених у митній декларації. У такому разі декларант забезпечує переклад зазначених документів за власний рахунок. Зверніть увагу: правильність перекладу документів, що надаються декларантом відповідно до статті 254 МКУ, засвідчується написом "Перекладено вірно", проставленням особистого підпису особи, яка здійснила переклад, та печатки підприємства, співробітник якого зробив переклад (п. 2.5 Порядку №631). Тобто нотаріальне засвідчення такого перекладу не потрібне;
• при здійсненні валютного контролю варто врахувати, що копії документів, які подаються до Національного банку для відкриття рахунку, мають бути засвідчені в установленому законодавством України порядку. Документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, подані для відкриття рахунків, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Копії цих документів мають бути нотаріально засвідченими (п. 8 Інструкції про порядок відкриття та закриття Національним банком України рахунків клієнтам, затвердженої Постановою НБУ від 15.04.2022 р. №74).

Зверніть увагу: копії документів, що подаються резидентом до банків (у тому числі копії, перекладені на українську мову), засвідчуються резидентом (уповноваженою ним особою). Тобто нотаріальне засвідчення такого перекладу не потрібне. 

Що стосується первинних документів, то ДПС зазначає, що документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову. Докладніше про це тут, а також у базі «ЗІР», категорія 102.18. 

Щодо документів, на підставі яких складається податкова звітність, то вони, як правило, всі відображаються в бухгалтерському обліку і мають бути перекладені. Винятком є фізособи, які бухоблік не ведуть, а вимоги перекладати українською мовою усі документи, які використовувалися при складанні податкової звітності, п. 44.1 ПКУ не містить. Але не маємо сумніву, що і від фізосіб податківці вимагатимуть не тільки оригіналів документів, а й їх перекладу. 

Коли необхідно легалізувати іноземні документи?

На сьогодні численні нормативні акти містять вимоги щодо легалізації документів нерезидентів, які подаються, зокрема, до держреєстратора, ДПС:

• для реєстрації представництва нерезидента (п. 13 ч. 1 ст. 15 Закону №755) та взяття його на облік в органі ДПС (п. 64.5 ПКУ);
• для уникнення подвійного оподаткування (п. 13.5 ПКУ та п. 103.5 ПКУ);
• для контролю за трансфертним ціноутворенням для трастів, іншого утворення без статусу юрособи (пп. 39-2.1.5.3ПКУ), 
• під час ідентифікації та верифікації нерезидентів в цілях здійснення належної перевірки суб’єктами первинного фінмоніторингу (зокрема, ч. 9 ст. 11 Закону №361), тощо.  

Без додаткового посвідчення (легалізації)

Документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України (ст. 13 Закону №2709).

Що стосується фрази «якщо інше не передбачено», йдеться про наступне. 

Україна приєдналася до Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах (22 січня 1993 року, м. Мінськ). 

Ст. 13 Конвенції про правову допомогу передбачено, що документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою і скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних сторін без якого-небудь спеціального посвідчення. Крім того, документи, які на території однієї з Договірних Сторін розглядаються як офіційні документи, користуються на територіях інших Договірних сторін доказовою силою офіційних документів.

Отже, іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:

• за умови їх засвідчення штампом апостиль, якщо вони складені на території держав-учасниць Гаазької Конвенції;
• без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори;
• за умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.

Важливо! 23 грудня 2022 року набрав чинності Закон України від 01.12.2022 р. №2783-ІХ «Про зупинення дії та вихід з Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах та Протоколу до Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22 січня 1993 року». 

Цим Законом передбачено:

- зупинення у відносинах з російською федерацією та республікою білорусь дії:

• Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, вчиненої від імені України 22 січня 1993 року;
• Протоколу 1997 року до Конвенції, вчиненого від імені України 28 березня 1997 року.

- вихід України з Конвенції від 22 січня 1993 року та Протоколу від 28 березня 1997 року.

Що це означає?  Дія Конвенції від 22 січня 1993 р. та Протоколу від 28 березня 1997 р. зупинено з 27.12.2022 р. (з дати повідомлення Виконавчого комітету СНД як депозитарія).

З 19 травня 2024 року Конвенція від 22 січня 1993 року буде вважатися припиненою для України у відносинах з усіма її сторонами.

Дія цієї Конвенції (у т. ч. й ст. 13) зупиняється щодо будь-яких документів виданих, посвідчених лише у двох країнах (російська федерація та республіка білорусь), незалежно від дати їх видачі, посвідчення.

Нагадаємо, що договірними сторонами Конвенції від 22 січня 1993 року та Протоколу від 22 березня 1997 року є також:

1. Азербайджанська Республіка.
2. Республіка Молдова.
3. Республіка Вірменія.
4. Республіка Таджикистан.
5. Грузія.
6. Туркменістан.
7. Республіка Казахстан.
8. Республіка Узбекистан.
9. Киргизька Республіка.

Щодо цих країн Конвенція від 22 січня 1993 року продовжує діяти до дати виходу України з неї. Після виходу - правова допомога буде здійснюватися на підставі інших двосторонніх та багатосторонніх міжнародних договорів.

З повним переліком двосторонніх та багатосторонніх міжнародних договорів у сфері правової допомоги та правового співробітництва у цивільних та кримінальних справах (за країнами) можна ознайомитись за посиланням.

Крім того, з дати зупинення дії Конвенції 1993 року (тобто з 27 грудня 2022 р.) у відносинах з російською федерацією та республікою білорусь до документів, виданих на території цих країн, при їх пред’явленні на території України застосовуватиметься вимога засвідчення апостилем.

З дати виходу України з Конвенції 1993 року (з 19 травня 2024 р.) вимога щодо засвідчення апостилем іноземних офіційних документів, що пред’являються в Україні, поширюватиметься на документи, видані у Азербайджані, Вірменії, Казахстані, Киргизстані, Таджикистані, у відносинах з якими діє Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року. 

У відносинах з Молдовою, Узбекистаном, Грузією діють двосторонні міжнародні договори, на підставі яких іноземні офіційні документи можуть прийматися в Україні без додаткового засвідчення.

Про це йдеться у листі Міністерства юстиції України від 06.01.2023 р. №2289/155842-33-22/37.4.

Апостиль

Офіційні документи, які використовуються на території держав - учасниць Гаазької Конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом «Apostille», проставленим компетентним органом держави, в якій було складено документ.

Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом. Він повинен відповідати зразку, що додається до Гаазької Конвенції. 

Апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

Для цілей Гаазької Конвенції апостиль може бути проставлений на іноземних документах, які вважаються офіційними, а це (ст. 1 Гаазької Конвенції):

• документи, які виходять від органу або посадової особи, і що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; 
• адміністративні документи; 
• нотаріальні акти; 
• офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів. 

Апостиль не проставляється: 

• на документи, складені дипломатичними або консульськими аґентами; 
• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Про засвідчення апостилем офіційних документів зі сторони України поговоримо окремо далі.

Консульська легалізація

Якщо ж документи, складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених міжнародних договорів, то засвідчення таких іноземних документів відбується шляхом консульської легалізації.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом МЗС від 04.06.2002 р. №113 (далі – Інструкція №113). 

Відповідно до п. 1.2. Інструкції №113 консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб (п. 3.1 Інструкції №113).

Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні (п. 5.1 Інструкції №113).

Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім’я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України (п.5.6. Інструкції №113).

Консульській легалізації також не підлягають (п. 1.4 Інструкції №113):

• документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян; 
• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування. 
• документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Зверніть увагу: за консульську легалізацію справляється консульський збір. Тарифи консульського збору встановлені відповідно до Положення про консульський збір України, затвердженого Наказом Міністерства закордонних справ України від 23.04.2018 р. №182.