Нове Положення про касові операції: перше знайомство

Касові документи і касова книга

Тут, як і було обіцяно, додано норми щодо можливості ведення електронного документообігу.

За п. 23 Положення №148 касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні  касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу. Тобто, підписані ЕЦП відповідних повноважних осіб.

Зазначено у цьому пункті і таке: установа/підприємство у разі наявності сертифіката відкритого/посиленого ключа, застосовує ЕЦП юрособи під час надання послуг у електронній формі або під час здійснення інформаційного обміну з іншими суб’єктами електронної взаємодії.

Наскільки автор розуміє цю норму, вона стосується надання послуг у електронній формій державними органами. Про таку ж електронну взаємодію і йдеться. Скоріш за все, мається на увазі подання інформації про касові операції в електронному вигляді, зокрема, для тих, хто подає таку інформацію ДФС про операції, проведені за допомогою РРО. Але уточнень, як бачимо, немає, тож чекатимемо на роз’яснення від НБУ, у яких випадках ця норма буде застосовуватися.  

Також, за п. 41 Положення №148, касова книга може вестись в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою та змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги у паперовому вигляді.

Але оскільки касові документи отримали нову редакцію, про те, як їх складати у 2018 році, ми зробимо окрему статтю – із прикладами їх заповнення.

Оприбуткування готівки

Одна з найважливіших процедур при операціях з готівкою є її своєчасне оприбуткування.

Раніше таким оприбуткуванням вважалося проведення   підприємствами  і підприємцями обліку готівки в касі  на  повну  суму  її  фактичних надходжень у касовій книзі,  книзі обліку доходів і витрат,  книзі обліку розрахункових операцій (КОРО).  При цьому у п. 2.6 Положення чітко зазначалося, що у разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є  здійснення  обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у книзі  обліку  розрахункових  операцій  на  підставі  фіскальних звітних чеків РРО (даних РК).  Тобто, для таких суб’єктів господарювання запис в касовій книзі або в Книзі обліку доходів (і витрат) був вже другорядним за значенням, головне було зробити запис в КОРО.

Тепер за визначенням, оприбуткування готівки – це проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат. Чи означає це зміни в порядку оприбуткування для тих, хто застосовує РРО/РК?

Так, за п. 12 Положення №148 оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств/відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги/застосуванням РРО та КОРО (у разі застосування КОРО без застосування РРО), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів/фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій). 

Отже,  у загальному випадку, якщо ви застосовуєте РРО та РК і ведете КОРО, запису в КОРО недостатньо, без запису в касовій книзі готівка вважатиметься не оприбуткованою.

Але п. 13 Положення №148 говорить: підприємства та фізичні особи-підприємці, яким Законом про РРО надано право проводити розрахунки готівкою із споживачами без використання РРО з використанням відповідних книг обліку і специфіка функціонування яких унеможливлює оформлення ними кожної операції касовим ордером (продаж проїзних і перевізних документів; білетів державних лотерей; квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів), оприбутковують готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за робочий день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК. 

Більш того, за п. 39 Положення №148, відокремлені підрозділи установ/підприємств, страхові агенти, брокери, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, а також фізичні особи-підприємці касової книги не ведуть.

Чи є достатньо у такому випадку для того, щоб готівка вважалася оприбуткованого, запису в КОРО? На жаль, якщо йти за новим визначенням, то ні. І ось це вимагає додаткового роз’яснення від НБУ. Якщо з підприємцями все зрозуміло (вони зазначать виручку в Книзі обліку доходів і витрат), то як бути юрособам та їх підрозділам, які не ведуть касову книгу, незрозуміло. Сподіваємося, що для них зроблять виключення, і зазначення виручки в КОРО буде достатньо.

Адже штраф за неоприбуткування готівки чималенький – згідно із Указом Президента України від 12.06.1995 р. №436/95,  у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої готівки.

Обмеження щодо суми готівкових розрахунків

Раніше п. 2.3 Положення №637 лише говорив про те, що НБУ може встановити обмеження (граничну суму) готівкових розрахунків. І встановлював правила для їх застосування. Цей пункт працював у парі з Постановою НБУ №210. Тепер і Положення №637, і постанова №210 втратили чинність.

Чинні обмеження по сумі готівкових розрахунків встановлюють п. 6 та 7 Положення №148 (див. таблицю 1).

Як і раніше, ці обмеження не стосуються:

1) розрахунків суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;

2) добровільних пожертвувань та благодійної допомоги;

3) використання готівки, виданої на відрядження.

А розрахунки суб’єктів господарювання та фізичних осіб у разі їх здійснення готівкою без відкриття поточного рахунку шляхом унесення готівки до банків або небанківських фінансових установ, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку, для подальшого її переказу на рахунки інших суб’єктів господарювання або фізичних осіб для платників коштів є готівковими, а для отримувачів коштів безготівковими.

Правила видачі решти

Ось тут, з одного боку, все залишилось як було.

Як і раніше, суб’єкти господарювання повинні забезпечувати наявність у касі банкнот і монет для видачі решти. Але за винятком тих номіналів монет (банкнот), карбування та випуск в обіг/додатковий випуск в обіг яких припинено НБУ.

Зміна у тому, що у разі прийняття НБУ рішення щодо припинення карбування та випуску в обіг/додаткового випуску в обіг певних номіналів монет, суб’єкти господарювання  зобов’язані здійснювати заокруглення загальної суми покупки в порядку, передбаченому нормативно-правовим актом НБУ.

Памятаєте, перед Новим роком НБУ говорив про намір перестати друкувати дрібні монети через зниження попиту на них та використання у розрахунках? Якщо таке рішення буде прийнято, загальну суму покупки доведеться округлювати. Як при цьому не порушити інші норми законодавства щодо мінімальних роздрібних цін, наразі роз’яснень не було.

Видача готівки під звіт

Зверніть увагу на те, що строки подання авансового звіту за відрядженнями та у зв’язку із виконанням окремих цивільно-правових дій за рахунок підзвітних коштів, строки повернення залишку невикористаних підзвітних коштів, як і раніше, встановлює п. 170.9 ПКУ. 

Не затверджує Положення №148 і форму авансового звіту. На сьогодні така форма затверджена Наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. №350).

Але п. 19 Положення №148 встановлює граничні строки, протягом яких підзвітна особа має використати отримані під звіт кошти для здійснення цивільно-правових дій (для відряджень такої норми немає з зрозумілих причин – тривалість відрядження, а отже, і строки використання коштів за ними встановлює роботодавець).

Готівка видається під звіт:

1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;

2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби  на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

І, як і раніше, видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

І ще одне важливе старе правило, яке продовжує діяти (п. 20 Положення №148): якщо працівник отримав підзвітні кошти через банкомат за допомогою корпоративної картки, він має подати роботодавцю не лише авансовий звіт та документи, що підтверджують понесені готівкові витрати (та залишок невикористаних коштів), а і документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала).

Визначення ліміту каси

Раніше ліміт залишку  готівки в касі (ліміт каси) – це був граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час. Тепер до цієї суми додали ще готівку, яка має забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.

Порядку визначення ліміту каси присвячено розділ V Положення №148. Як й раніше, для цього підприємству/установі потрібно два документи: наказ про затвердження ліміту каси та розрахунок цього ліміту.  Раніше додатком 8 до Положення №637 було встановлено бланк такого розрахунку. Тепер такого бланку в Положенні №148 немає. Що це означає? Що і наказ, і розрахунок можна оформити у довільній формі! Зокрема, можна скористатися і старими формами. Але, звісно, що посилання на Положення №637 з них доведеться прибрати.

Ось, наприклад, як може зараз виглядати такий наказ. Зразок>>

Щодо заповнення розрахунку вимог в Положенні №148 небагато. Але за п. 50 цього Положення, у розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку.

Як і раніше, ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси.

Установи/підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності.

Тобто, за змістом порядок розрахунку ліміту каси не змінився. Тож, ви цілком можете скористатися нашими попередніми матеріалами, наприклад, цим>>  

І навіть оформити сам документ – розрахунок аналогічно, але вже без зазначення у ньому, що форма документу затверджена додатком до Положення №637. Тепер це ваша, самостійно затверджена форма цього документу.

Ліміт каси вважається нульовим, якщо установою/підприємством його не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення). Уся готівка, що перебуває в касі установи/підприємства на кінець робочого дня і не здана нею/ним відповідно до вимог цього Положення, уважається понадлімітною, якщо установою/підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення).

На що ще слід звернути увагу:

1) Раніше п. 5.2 Положення №637 дозволяв встановлювати ліміт каси із урахуванням графіку здачі виручки до банку. Тепер такого пункту в Положенні №148 немає. Хоча, як і раніше, ліміт каси установлюється із урахуванням особливості роботи  і строки здавання виручки мають при цьому враховуватися. Просто не зазначено, як саме. Тож, тим підприємствам, які здають виручку не щоденно, доведеться чекати на роз’яснення від НБУ;

2) У Положенні №148 немає норми щодо встановлення ліміту каси, якщо середньоденний  показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше десяти неоподаткованих мінімумів  доходів  громадян. Раніше в такому випадку підприємства мали можливість встановлювати ліміт каси у розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник,  але  не  більше  десяти  неоподаткованих мінімумів  доходів громадян (170 грн). Тепер – не можуть. А у кого він був встановлений раніше – доведеться переглядати та приводити до фактичної розрахункової величини;

3) Як і раніше, релігійним організаціям, які не здійснюють виробничої або іншого виду підприємницької діяльності, ліміт каси та строки здавання готівки не встановлюються. Аналогічно не встановлюється ліміт каси для банків та підприємців;

4) Бюджетним організаціям, як і раніше, ліміт каси та строки здавання готівки встановлює Держказначейство України.

Зберігання готівки, отриманої на виплату зарплати

Ось тут є суттєва зміна – продовження строку.

Установи/підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку. Раніше це було лише 3 робочі дні!

А готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом десяти робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку. Раніше це було лише 5 робочих днів!

Але це щодо готівки, отриманої в банку. А як щодо випадку, коли зарплата виплачується з виручки?

А тут строк зберігання готівки не змінився.  Установа/підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки.

Цільове/нецільове використання готівки

Тут нові обмеження не встановлені. Як і до цього, суб’єкти господарювання використовують готівкову виручку (готівку), у тому числі готівку, одержану з банку, для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами).

Отже, незважаючи на те, що ви отримали готівку в банку, ви можете витратити її на інші потреби або залишити в касі. Але як і раніше суб’єкти господарювання не мають права накопичувати готівкову виручку(готівку) у своїх касах понад установлений ліміт каси для здійснення витрат до настання строків цих виплат.

Готівка, одержана в банку на інші виплати, ніж виплата зарплати, видається установою/підприємством своїм працівникам у той ж день. Невикористані суми такої готівки або повертаються установою/підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Здача готівки на свій рахунок в банку

Правила поводження з понадлімітною готівкою та здачі готівки до банку для зарахування на поточний рахунок майже не змінилися (див. Таблицю 2).

Текст, як бачимо, дуже схожий, різниця лише в деталях, які ще потребують роз’яснень від НБУ. Наприклад, чи може відокремлений підрозділ обирати будь-який банк (небанківську фінустанову)? І у яких випадках дозволено робити переказ таких коштів за допомогою операторів поштового зв’язку? Це вирішувати самому суб’єкту господарювання? І чи є право на такий вибір у його підрозділів? Як завжди, відсутність уточнення у самому нормативному документі  наче означає розширення прав. Але до отримання офіційного підтвердження не радимо робити різких змін у порядку здавання готівки та застосовувати старі правила.