Коментар до листа НБУ від 14.06.2018 р. №50-0007/32822
Зміст проблеми
Про оформлення касових документів за новими правилами - на прикладах від редакції та про проблемні питання, що виникають під час їх оформлення, ми писали тут>>
Але найболючішим було питання щодо нумерації касових ордерів і ведення журналу їх реєстрації. Звісно, що палкі суперечки викликав і новий реквізит «№з/п». Адже в Положенні №148 про це майже нічого не сказано.
Ми склали однакові запити до ДФС та НБУ. Питання до них були однаковими, але відповіли вони по-різному.
Що відповіла ДФС у м. Києві?
Наш коментар до листа - відповіді ДФС у м. Києві ви можете прочитати тут>>
Коротке резюме з цієї відповіді таке:
- Про те, як складати журнали для реєстрації касових ордерів (а їх Положення №148 затвердило дві форми), податківці не відповіли нічого. Лише навели відому норму про те, що касові ордери потрібно реєструвати в цьому журналі;
- Про нумерацію касових ордерів податківці не зазначили нічого;
- Щодо реквізиту «№з/п» (або порядкового номеру, як його назвали податківці) вони дійшли до цікавого висновку. ДФС у м. Києві вважає, що даний реквізит повинен співпадати з номером касового ордеру та записом в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
Якщо конкретніше щодо останнього висновку, то виходило, що на практиці це мало виглядати так:
- №з/п в касовому ордері = №з/п в журналі реєстрації = №касового ордеру.
Звісно, це викликало безліч нових питань від читачів. Що роботи тим, хто вів ці документи без дотримання оголошеного принципу? Переробляти усе за півроку?
Вирішував, звісно, кожен сам для себе. Але ми чекали ще на відповідь від НБУ, яка мала або підтвердити точку зору податківців, або ні.
Що відповів НБУ?
Відзначимо одразу: відповідь від НБУ є значно більшою та кориснішою. Зокрема, щодо заповнення журналу реєстрації касових ордерів маємо більш-менш повний алгоритм, якого в Положенні №148 немає. Те саме стосується й нумерації касових ордерів.
А ось щодо реквізиту «№з/п» поставити крапку не вийшло. Бо мало того, що у НБУ інша точка зору на заповнення цього реквізиту, він ще й відрізняє «№з/п» у касових ордерах і в журналі їх реєстрації, та надає різні рекомендації щодо заповнення цих реквізитів!
Але розглянемо цю відповідь докладно у розрізі заданих питань та наданих відповідей.
Як має відбуватися нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів з 05.01.2018 р. згідно з п. 33 Положення №148?
Нацбанк навів у своєму листі посилання на норми п. 35 цього Положення. Нагадаємо, що за ним касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов'язок щодо їх зберігання.
Однак не слід забувати, що за п. 33 Положення №148, прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Формою журналу передбачено зазначення в ньому номеру касового ордеру. Отже, насправді нумерація відбувається не після складання звіту касиру, а при складанні касового ордеру і його реєстрації в журналі. Нагадаємо також, що за п. 34 Положення №148 касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити, зокрема, правильність оформлення документів та наявність в них усіх реквізитів. Отже, на момент передачі таких касових документів касиру, вони вже мають бути пронумеровані.
Усе про касу і РРО –
у вашій поштовій скриньці!
Нова тематична розсилка від редакції. Ви точно нічого не пропустите
ПідписатисьХочете подивитись, як це виглядає?
НБУ роз’яснює, що нумерація касових ордерів може здійснюватися в хронологічному порядку з початку кожного наступного календарного місяця в порядку зростання з номера «1». Однак, зауважимо, що такої норми в Положенні №148 немає. Тому, на нашу думку, починати нумерацію касових документів підприємство може наново і кожного календарного року, і місяцю, і кварталу, і навіть дня. Кожен з цих варіантів не є забороненим.
На цьому питання, як заповнювати в КО реквізит щодо його номеру (який заповнюється поруч із датою), можна вважати закритим.
Як заповнюється реквізит «№з/п» у прибутковому/видатковому касовому ордері? Чи має він бути однаковим із номером касового ордеру чи може відрізнятися (якщо так, то в яких випадках)? Чи правильно, що «№з/п» це номер запису у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів?
А ось тут почалося саме цікаве. Просто наведемо цитату з листа НБУ:
«У реквізиті «№з/п» прибуткового касового ордеру та видаткового касового ордеру проставляється номер за порядком (скорочено – №з/п) таких ордерів. При цьому зважаючи, що прибуткові та видаткові касові ордери оформлюються на кожну операцію з приймання/видачі готівки, у реквізиті «№з/п» проставляється – 1».
Ось і все, що нам відповів НБУ щодо заповнення реквізиту «№з/п» саме в касовому ордері. Щодо заповнення реквізиту з такою ж назвою у журналі реєстрації касових ордерів, відповідь була більш повною і про неї ми поговоримо далі. Але тут – треба зупинитися та прочитати цю цитату ще раз.
Що ми бачимо:
1) Реквізити «№з/п» в КО та журналі – це, на думку НБУ, різні реквізити. І за своїм призначенням, і за порядком заповнення;
2) Реквізит «№з/п» в КО не передбачає хронологічного порядку заповнення. Оскільки логічно, що на одну касову операцію складається один КО, то значення цього реквізиту в КО завжди дорівнюватиме «1»;
3) Збіг значення реквізитів за формулою, що ми склали вище за листом податківців, не лише не обов’язковий, а й майже не зустрічатиметься.
Аналогічне роз'яснення НБУ надав і в листі від 12.06.2018 р. №50-0007/32326.
Ось і відповідь на питання, чи варто було переробляти усі касові документи в світлі роз’яснення від податківців. Одностайної і чіткої позиції щодо заповнення цього реквізиту наразі немає, а Положення №148 відповідних норм не містить.
Тому, наші висновки такі:
- Кого дослухатися в цій ситуації, ДФС чи НБУ, вирішує для себе кожен самостійно. За бажанням можна отримати власне письмове роз’яснення від контролерів та діяти за ним;
- Якщо ваш порядок заповнення цього реквізиту буде іншим, ніж роз’яснювали ДФС або НБУ, треба захищати свої інтереси при перевірках. Оскільки Положення №148 не містить чітких норм щодо його заповнення, будь-який порядок заповнення реквізиту «№з/п» не є помилковим. Навіть, якщо він не сподобається контролерам.
До речі, на наше запитання, а яка відповідальність передбачена за те, якщо цей реквізит «№з/п», журнал реєстрації тощо будуть заповнені не так, як вважатимуть контролери (при відсутності норм Положення №148), ні НБУ, ні ДФС не надали чіткої відповіді. НБУ послався на те, що з перевірками до суб’єктів господарювання не ходить, це прерогатива ДФС. А ДФС, очевидно, ще не готова відповісти на це питання. Тож, боротися за свої права потрібно. Особливо в такій невизначеній ситуації.
Як заповнювати журнал реєстрації касових документів?
НБУ надав відповідь лише щодо такого журналу за формою №КО-3а.
Для прибуткових і видаткових касових документів застосовується єдина наскрізна нумерація у реквізиті «№з/п», яка не передбачає окремої нумерації прибуткових та видаткових документів.
При цьому порядкові номери касових ордерів зазначаються:
- у графі 3 – ПКО;
- у графі 7 – ВКО.
Що це означає, можна подивитися у зразку такого журналу за типовою формою №КО-3а, складеному НБУ.
Зразок
З нього ми бачимо, що реквізит «№з/п» журналу має номер, який змінюється у хронологічному порядку.
При цьому очевидно, що починається журнал з номеру «1» в цьому реквізиті (навіть, якщо ви почали вести такий журнал з 05.01.2018 р. і до цього касові документи реєстрували в журналі за старою формою). І далі цей номер зростає з кожним наступним рядком (записом) у журналі.
І знову ж, принцип, запропонований податківцями, не працює: порядковий номер касового ордеру і номер запису у журналі не повинні співпадати. Отже, нумерація касових ордерів – окремо (в розрізі типу такого ордеру), нумерація записів у журналі – окремо (але вже без поділу, за яким типом касового ордеру робиться такий запис).
На жаль, порядку заповнення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3) Нацбанк у коментованому листі не роз’яснює та зразок заповнення не наводить.
Як заповнюється реквізит «Додаток» у видатковому касовому ордері і «Додатки» у прибутковому касовому ордері?
Нацбанк повідомив, що у цих реквізитах зазначаються документи, які додаються до касових ордерів та є підставою для внесення/видачі готівки, із зазначенням їх номеру та дати.
Однак для зазначення підстави форми ПКО та ВКО містять окремий однойменний реквізит. Докладно про це ми писали тут та тут>>
Про те, що реквізит «Додаток» у видатковому/прибутковому касовому ордері необхідно заповнювати словами із зазначенням реквізитів документів, їх номерів та дат повідомляло ДФС у м. Києві.
Тобто, в цьому позиції ДФС та НБУ збігаються.
На останок переглянемо відповідь на ще одне важливе питання, яке хвилювало багатьох. Чи треба мати касову книгу відокремленим підрозділам?
Нещодавно, у зв’язку із змінами, внесеними до Положення №148, податківці змінили свою позицію і вирішили, що відокремленим підрозділам, які лише отримують виручку, проводять розрахункові операції через РРО та здають виручку в банк, касова книга не потрібна. Для оприбуткування готівки достатньо запису про неї у КОРО. Про це ми писали тут>>
Але що до періоду з 05.01.2018 р. до 31.05.2018 р., коли ці зміни не діяли? Тоді касову книгу теж дозволялося не вести на відокремленому підрозділі, але лише за умови, що він не складає касові ордери. Про це ми писали тут>>
А хто міг їх не складати за операціями з готівкою?
Нацбанк у коментованому листі (а він датований 14.06.2018 р., тобто, після набрання чинності змін до Положення №148, хоча запит ми подавали значно раніше), процитував нову редакцію абз. 4 п. 11 та доповнений п. 29 Положення №148.
Зараз оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.
Таким чином, внесення змін до Положення №148 постановою Правління Нацбанку від 24.05.2018 р. №54 спростило Нацбанку та органам ДФС обґрунтування відповідей.
Попередній період НБУ поки що коментувати не бажає, хоча раніше ДФС, зокрема, вважала, що до внесення змін до Положення №148 всі відокремлені підрозділи повинні мати касову книгу, а отже, й складати касові ордери.
