Складання касових документів: роз’яснення від ДФС у м. Києві

Коментар до листа ДФС у м. Києві від 25.05.2018 р. №24376/10/26-15-1409-12

Чому редакція зробила запит до ДФС?  

Про те, як по-новому здійснювати касові операції та оформляти касові документи, ми писали одразу, як Положення №148 набрало чинності. 

Тим, кого ця тема цікавить, радимо прочитати:

• Оформлення касових документів за новими правилами - на прикладах від редакції
• Нове Положення про касові операції: перше знайомство
• Заповнюємо нові форми касового ордеру: роз'яснення ДФСУ
• Алгоритм заповнення видаткового касового ордера – в деталях та зі зразками від редакції
• Заповнюємо прибутковий касовий ордер: детальний алгоритм від редакції.

Новиною сьогоднішнього дня стало внесення НБУ змін до Положення №148, згідно з якими суб’єктам господарювання дозволили до 30.06.2018 р. використовувати у своїй діяльності форми відомості на виплату грошей, прибуткового касового ордера, видаткового касового ордера, журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, касової книги, книги обліку виданої та прийнятої старшим касиром готівки та акта про результати інвентаризації наявних коштів, установлені відміненим Положенням №637.

Про це ми писали тут>>

Ці зміни набрали чинності з 01.06.2018 р., тобто, вже після того, як майже 5 місяців всі обережні суб’єкти господарювання застосовували нові форми касових документів. І переробляти їх через такий запізнілий дозвіл НБУ, звісно, ніхто вже не буде. 

Але якщо при їх складанні були помилки, що виникли через відсутність роз’яснень від контролерів і прямих норм Положення №148, то доведеться переробити такі касові документи. Адже виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються (п. 32 Положення №148). 

Однією з причин такої додаткової роботи, на жаль, може стати відповідь ДФС в м. Києві на наш запит.  

Реєстрація касових документів та горезвісний «№з/п» 

У нових формах касових ордерів з’явився реквізит «№з/п», який одразу викликав суперечки між фахівцями через відсутність в Положенні №148 вимог щодо його заповнення. Щоб поставити крапку в цьому питанні, ми склали запит та надіслали його до ДФС та НБУ. Відповіді останнього ми ще чекаємо, а от ДФС в м. Києві відповіла таке. 

Податківці нагадали, що, за п. 33 Положення №148, прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

При цьому вести такий журнал можна як у паперовій формі, так і за допомогою комп’ютера та відповідного програмного забезпечення. 

Бухгалтер (відповідальна особа установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) має право здійснювати реєстрацію касових ордерів і видаткових відомостей за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів. У документі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху коштів.

І ось під час реєстрації касових ордерів і відбувається, на думку податківців, магія: документ отримує не лише порядковий номер, а і номер за підрахунком «№з/п».

На думку ДФС в м. Києві «№з/п» повинен співпадати з номером касового ордеру і номером запису в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. 

А що як цей принцип не виконувався? 

Тут можливі два варіанти: помилка в журналі або помилка в касовому ордері. 

На наше запитання щодо відповідальності за порушення ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та самих касових документів (через відсутність чіткого алгоритму такого ведення в Положенні №148), податківці, на жаль, відповіді не надали. Вони зазначили, що тип порушення можна з’ясувати лише при документальній перевірці, а там, мовляв, і дізнаєтесь. 

Але свій лист податківці почали з нагадування: готівка, що надходить до кас, оприбутковується в день одержання готівки у повній сумі. Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств/відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги/застосуванням РРО та КОРО (у разі застосування КОРО без застосування РРО), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів/фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій). 

Як показує практика попередніх років, складені з помилками прибуткові касові ордери не можуть бути підставою для запису в касову книгу про надходження готівки (податківці читають норму про заборону виправлень як заборону і самих помилок). Тож, готівка, яка буде оформлена прибутковим касовим ордером, складеним із порушеннями, скоріш за все, вважатиметься податківцями не оприбуткованою. І суб’єкту господарювання загрожуватиме штраф за неоприбуткування    (неповне  та/або    несвоєчасне)  оприбуткування   у   касах   готівки  -  у  п'ятикратному  розмірі неоприбуткованої  суми.

Щодо неправильно оформленого видаткового касового ордеру, ситуація зворотна – готівка, яка в ньому зазначена, скоріш за все, вважатиметься не виданою з каси. У результаті суб’єкту господарювання може загрожувати штраф за порушення ліміту каси -  у  двократному  розмірі  сум  виявленої  понадлімітної  готівки за кожний день. 

Обидві фінансові санкції передбачені ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. №436/95. 

Крім цього, можлива й адміністративна відповідальність (ст. 163-15 КУпАП) – за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги). За це до посадових осіб підприємства можуть застосувати штраф в розмірі від 1700 до 3400 грн (від 100 до 200 НМДГ), а в разі повторного застосування цього штрафу протягом року — від 8500 до 17000 грн (від 500 до 1000 НМДГ). Хоча, згідно із ч. 1 ст. 38 КУпАП, цей штраф може бути накладено не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення.

Реквізит «Додаток» в касовому ордері

За п. 34 Положення №148 касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:

1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до цього Положення, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;

2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

3) наявність перелічених у документах додатків.

Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із цих вимог. 

Але виникає питання (відповіді на яке в Положенні 148 немає): як саме треба зазначати в документах ці додатки: кількістю (цифрами) чи словами, чи потрібен опис цих додатків? 

Податківці в коментованому листі нам відповіли, що реквізит «Додаток» в прибутковому/видатковому касовому ордері треба заповнювати словами, і не просто вказати кількість додатків (наприклад, «два»), а докладно – із зазначенням реквізитів документів (вважаємо, що мається на увазі назва документу), їх номерів та дат.