Покупець виявився платником ПДВ: як виправити помилку в податковій накладній?

Розглянемо класичну ситуацію: на момент укладення договору покупець не був зареєстрований платником ПДВ. Пізніше він отримав ПДВ-статус, але продавця про це не повідомив. Продавець складає ПН «на неплатника» (умовний ІПН 100000000000), адже він впевнений, що жодних змін не було. Через деякий час після реєстрації такої ПН покупець просить виправити цю помилку, аби відобразити податковий кредит.

І далі перед продавцем постають запитання:

1. Чи обов’язково виправляти ПН, адже покупець повідомив про свій статус із запізненням?
2. Чи будуть для продавця негативні наслідки, якщо проігнорувати таке прохання покупця?
3. Якщо виправляти помилку, то як саме?

Що говорить ПКУ?

Продавець – платник ПДВ зобов’язаний (згідно зі ст. 201 ПКУ):

• скласти податкову накладну на дату визнання ПЗ з ПДВ;
• зареєструвати її в ЄРПН у встановлені строки;
• надати покупцю за його вимогою.

Якщо вимогу надати покупцю ПН (все ще зазначену в п. 201.10 ПКУ) можна вважати анахронізмом – покупець самостійно знаходить таку ПН в ЄРПН, то інші вимоги цілком актуальні. 

І ось цікавий момент, ПКУ містить вимоги щодо складання реєстрації та надання ПН саме до продавця – платника ПДВ. А от вимог до покупця своєчасно повідомляти контрагентів про свій статус платника ПДВ або навпаки про анулювання такого статусу в ПКУ немає. 

Таким чином, у правовому полі ініціатива і відповідальність лежать на продавцеві, тоді як покупець користується переважно правами і не має прямих обов’язків. 

Важливо! У цій ситуації продавець перебуває у найбільш програшному становищі. Він має скласти ПН вчасно і зробити це правильно виходячи з інформації, яка була актуальною на момент складання ПН. Перевірка правильності цих даних, таким чином, покладена на самого продавця. Він же і несе відповідальність за неправильно складену ПН. А покупець за те, що надав неправильні дані або не повідомив своєчасно про зміни, за ПКУ жодної відповідальності не несе. 

Зверніть увагу! Помилка в ПН могла бути різною

• Варіант 1: це те, що ми розглядали вище. Був окремий договір із суб’єктом господарювання. І ПН на нього була складена окремо – за обсягами господарської операції, здійсненої саме з ним. У такому випадку треба просто змінити дані про покупця в такій ПН.
• Варіант 2: подекуди така помилка відбувається в разі купівлі товарів представником юрособи в магазині. І магазин складає ПН за щоденними підсумками операцій, включаючи обсяг проданих такому представнику товарів до загального денного обсягу продажів. А тепер доведеться мало того, що складати нову ПН на цього покупця, так ще і коригувати ПН за щоденними підсумками, вилучаючи з неї обсяг постачання та ПДВ за операцією з таким контрагентом.

Якщо в другому варіанті нічого зробити не можна, крім як попросити платників ПДВ суворо інструктувати своїх працівників перед купівлею та надавати їм копію витягу з Реєстру платників ПДВ, то першому варіанту можна було запобігти.

Як можна перевірити статус покупця?

До початку воєнного стану це було доволі просто – на сайті ДПСУ міститься Реєстр платників ПДВ. Тоді доступ до цього Реєстру був вільний. Шляхом нескладного пошуку, зокрема за номером ЄДРПОУ або РНОКПП покупця, можна було дізнатися, чи є він на дату пошуку зареєстрованим платником ПДВ. Якщо його в цьому Реєстрі немає, отже, він не є платником ПДВ. Окремо був ще й Реєстр осіб, реєстрацію яких як платників ПДВ було анульовано, із зазначенням індивідуальних податкових номерів, дати анулювання, причин та підстав для анулювання реєстрації.

На початку війни доступ до усіх державних реєстрів тимчасово закрили. Потім почали відкривати, але вже не так вільно, як до цього. Про це є попередження на сторінці сайту ДПСУ. Нині доступ до даних Реєстру платників ПДВ надається через е-кабінет платника податків.

Проте якщо ви є прихильником підтвердження інформації офіційним документом, є ще один шлях – отримати витяг або довідку з Реєстру платників ПДВ. 

Витяг може отримати ваш контрагент на себе (п. 7.4 розд. VII Положення про реєстрацію платників ПДВ, там же наводиться порядок отримання витягу, а його форму затверджено додатком 9 до цього Положення). А потім надати вам або його паперову копію, або переслати електронну версію, якщо витяг було отримано в електронній формі. 

Зверніть увагу! Витяг діє до внесення змін до Реєстру. Тому чим ближче дата надання витягу до дати складання ПН, тим більше гарантій, що інформація у витягу є актуальною. 

Електронний документообіг у цьому випадку є незамінним помічником. По-перше, ваш контрагент може отримати свіжий витяг в електронній формі всього за 2 робочі дні після надсилання запиту. По-друге, якщо контрагент чомусь не бажає надавати свіжий витяг, а дані наданого ним старого витягу не збігаються з тим, що ви бачите в Реєстрі платників ПДВ, то ви самі можете отримати довідку з Реєстру про такого контрагента (п. 7.7 розд. VII Положення про реєстрацію платників ПДВ), проте тільки в електронній формі. Контролюючі органи надають таку довідку (її форму затверджено додатком 11 до Положення) безоплатно протягом 3 робочих днів від дати надходження запиту. 

Чи можна проігнорувати запит покупця і залишити все як є?

Це запитання часто ставлять ті, хто не перевіряє контрагентів і загалом бажає здійснювати мінімум маніпуляцій з оформленням документів.

На жаль, це ситуація, коли помилка є і проігнорувати її коштуватиме дорого. Пояснимо чому.

Відповідно до пп. «г» та «д» п. 201.1 ПКУ обов’язковими реквізити ПН є:

• податковий номер платника податку (продавця та покупця); 
• повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи, або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, – покупця (отримувача) товарів/послуг.

Отже, якщо у ПН вказано «не ті» дані, як у прикладі, наведеному на початку:

• умовний ІПН неплатника 100000000000 замість ІПН платника ПДВ; 
• отримувач «Неплатник», а не дані статутних документів, 

то це помилкова ПН, і відповідно у платника відсутня реєстрація правильної ПН.

На цьому наголошують і податківці, зокрема в ІПК від 19.03.2025 №1513/ІПК/99-00-21-03-01, ІПК від 18.10.2024 №4903/ІПК/99-00-21-03-01. 

Які наслідки не виправлення помилки?

Якщо продавець – платник ПДВ не буде виправляти помилку, то:

• для покупця це – втрата права на ПК;
• для продавця – ризик перевірки і штрафи.

Згідно п. 201.10 ПКУ, якщо покупець подасть заяву за формою додатка Д6 до декларації з ПДВ зі скаргою на продавця, який припустився помилки в обов’язкових реквізитах ПН або не зареєстрував ПН вчасно, то контролюючий орган зобов’язаний провести документальну перевірку зазначеного продавця протягом 90 календарних днів з дня надходження такої заяви.

Право подати заяву зберігається за покупцем протягом 365 календарних днів, що настають за граничним терміном подання податкової декларації за звітний (податковий) період, у якому не надано ПН або допущено помилки при зазначенні обов’язкових реквізитів ПН та/або порушено граничні терміни реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.

А розмір штрафу залежатиме від варіанта помилки (вище ми наводили два можливих варіанти). 

Якщо це Варіант 1, тобто ПН була складена на певну покупку, але на неплатника ПДВ, то це помилка в обов’язкових реквізитах (п. 120-1.3 ПКУ). За сам факт цього порушення не оштрафують, наслідком податкової перевірки буде податкове повідомлення-рішення контролюючого органу з попередженням про необхідність виправлення помилки у ПН платником податків – продавцем. А от вже невиконання цього ППР тягне за собою штрафи: 

• 10 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок протягом 15 календарних днів;
• 20 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок у строк від 16 до 30 календарних днів;
• 30 відсотків суми ПДВ, зазначеної в такій ПН, – у разі невиправлення помилок у строк від 31 до 60 календарних днів;
• 40 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок у строк від 61 до 90 календарних днів;
• 50 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок у строк від 91 до 120 календарних днів;
• 60 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок у строк від 121 до 150 календарних днів;
• 70 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок у строк від 151 до 180 календарних днів;
• 100 відсотків суми ПДВ, зазначеної у такій ПН, – у разі невиправлення помилок після спливу 181 календарного дня.

Але покупець має право подати заяву-скаргу не тільки в разі помилок в обов’язкових реквізитах зареєстрованої ПН, а і в разі якщо продавець відмовляється скласти та зареєструвати на покупця ПН (згадайте Варіант 2 помилки, який ми наводили вище). 

У такому випадку буде застосований штраф за відсутність реєстрації ПН згідно з п. 120-1.2 ПКУ. 

Зверніть увагу! Штраф буде не за затримку реєстрації (навіть якщо вона буде зареєстрована після податкової перевірки), а саме за відсутність реєстрації ПН – адже на момент такої перевірки ця ПН в ЄРПН була відсутня. А цей штраф становить 50% суми податкових зобов’язань з ПДВ, які мали бути зазначені у такій ПН. 

Як продавець – платник ПДВ може виправити помилку?

Перше, про що слід згадати, це граничні строки, протягом яких цю помилку можна виправити. Порядок коригування даних ПН визначено ст. 192 ПКУ. Він каже, що у розрахунку коригування (РК) є граничний строк реєстрації в ЄРПН – 1095 календарних днів з дати складання ПН, до якої складений такий РК. Це збігається і зі строками реєстрації в ЄРПН самої ПН.

Для Варіанта 1 порядок складання такого РК, податківці розписали тут.

Постачальник має скласти:

• РК з причиною коригування «103», яким показники такої ПН виводяться в нуль. Такий РК складається на дату виявлення помилки та підлягає реєстрації в ЄРПН постачальником (продавцем);
• ПН на покупця – платника ПДВ, дані якої відповідатимуть первинним (бухгалтерським) документам. Така ПН складається датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ та підлягає обов’язковій реєстрації в ЄРПН.

При цьому податківці доходять висновку: у податковій декларації з ПДВ відображаються дані про обсяг здійсненої платником господарської операції (дані зайво складеної ПН та РК до неї у податковій декларації з ПДВ не відображаються).

Але це справедливо лише для випадку, якщо помилку виявили швидко і виправили в одному звітному періоді (місяці). Якщо ж ні, то помилка в ПН не позбавляє продавця обов’язку відобразити в декларації з ПДВ правильні дані про обсяг операції та ПЗ з ПДВ в тому періоді, коли вона відбулася. Інша річ, що в наступних звітних періодах виправлення помилки в ПН на показники декларації вже не впливає (операції в декларації відображаються без деталізації, кому саме – платнику чи не платнику ПДВ був проданий товар/послуга).

У разі помилки за Варіантом 2 доведеться зробити РК з причиною коригування «103» до ПН за щоденними підсумками операцій. Але не обнулити її, а лише виключити з неї обсяг операції, проведеної із платником ПДВ, та суму ПЗ з ПДВ за нею.

А далі скласти нову ПН на такого платника ПДВ у порядку, зазначеному вище. 

У декларації з ПДВ наслідки виправлення помилки будуть такі самі, що і при Варіанті 1.

Чи буде продавець платити штраф у разі виправлення помилки?

А тут вже все не дуже справедливо. Адже при обох варіантах йому доведеться складати та реєструвати нову ПН.

З РК проблем не виникне, адже він складатиметься на від’ємну суму (ліміту реєстрації вистачить) і буде датований моментом виправлення помилки (штрафу за несвоєчасну реєстрацію не буде, якщо не пропустити граничний строк реєстрації, а це досить просто, адже реєструватиме цей РК сам продавець).

А ось з новою ПН проблема може бути. Адже вона датується моментом виникнення ПЗ з ПДВ.

Якщо помилку знайшли швидко і граничний строк реєстрації ПН ще не минув та продавець вкладеться в цей строк і зареєструє правильну ПН в ЄРПН – штрафу не буде. Але це в ідеалі.

Якщо помилку знайшли після закінчення граничного строку реєстрації такої ПН, то штраф буде.

Нагадаємо, що відповідно до п. 90 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ штраф за порушення платником ПДВ граничних строків реєстрації ПН/РК у ЄРПН, передбачених п. 89 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ, встановлюється у таких розмірах:

• до 15 календарних днів – 2% суми ПДВ, зазначеної у таких ПН/РК;
• від 16 до 30 календарних днів – 5% такої суми ПДВ;
• від 31 до 60 календарних днів – 10% такої суми ПДВ;
• від 61 до 365 календарних днів – 15% такої суми ПДВ;
• на 366 і більше календарних днів – 25% такої суми ПДВ.

Зверніть увагу! Штрафи у цих розмірах застосовуються у разі порушення граничних строків реєстрації ПН/РК у ЄРПН із датою складання починаючи з 16 січня 2023 року. Якщо ж ПН/РК датовані до 16.01.2023, то їх несвоєчасна реєстрація тягне за собою накладання штрафу у розмірах, встановлених п. 120-1.1 ПКУ.

Висновки

1. Продавець зобов’язаний скласти ПН з правильним ІПН, навіть якщо покупець не повідомив про його реєстрацію платником ПДВ. Для цього продавцю потрібно скласти та зареєструвати РК з типом причини «103» і нову ПН.
2. Якщо все залишити як є, то для продавця наслідки невтішні: можлива скарга від покупця, перевірка та штрафи за відсутність реєстрації правильної ПН.
3. Виправлення помилки може мати наслідком також фінансові втрати: штраф за невчасну реєстрацію правильної ПН. Розмір штрафу залежить від строків порушення реєстрації правильної ПН – тому чим скоріше буде виявлено та виправлено помилку, тим краще.
4. Щоб мінімізувати ризики, варто перевіряти статус платника ПДВ вашого контрагента.

***

Читайте також:

• Податкова накладна – 2025: інструкція зі складання та реєстрації (+10 прикладів заповнення ПН)
• Таблиця даних платника ПДВ з 27 вересня 2025 року: інструкція із заповнення та подання
• Які штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН та РК до них у 2025 році?
• Помилка у коді УКТ ЗЕД у податковій накладній: як виправити?
• Дата повернення товару покупцем та дата його отримання постачальником є різними: як скласти РК?
• Заповнення РК до ПН без факту здійснення операцій: деталі від ДПС