Нагадаємо, що постановою НБУ від 29.12.2017 р. №148 викладено у новій редакції Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Про це ми повідомляли тут, а докладніше розповідали в аналітиці тут.
Крім того, оновлено форми касових документів. Зокрема:
• Відомість на виплату готівки;
• Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів;
• Касова книга.
Розглянемо, коли вони застосовуються під час оформлення касових операцій та якими є правила їх складання.
З якої дати застосовувати нові форми документів?
Із відомістю на виплату готівки, видатковим касовим ордером і прибутковим касовим ордером усе зрозуміло. Нова їх форма набрала чинності з 5 січня 2018 року, отже саме з цієї дати вони мають складатися за новою формою.
Те, що ця нова форма не така вже й нова, та знайти відмінності вкрай важко – не важливо. Зверху касового документа зазначається, чим затверджена його форма. З 05.01.2018 р. актуальним є зазначення саме Положення №148 (а не Положення №637, як було раніше).
А ось щодо касової книги і журналу реєстрації касових документів ситуація дещо складніша.
Якщо вони ведуться в електронному вигляді (про що далі), то все просто – з 05.01.2018 р. переходимо на складання відповідних аркушів за формою, затвердженою Положенням №148 (після відповідного оновлення бухгалтерської програми). А як бути з паперовою формою?
На жаль, роз’яснень від податківців щодо цього немає жодних. Але ми радимо старі форми закінчити і почати заповнювати вже нову форму касової книги і журналу.
Слід зазначити, що вимоги розпочати нумерацію касових документів з початку в зв’язку із початком ведення нової касової книги або журналу їх реєстрації, на сьогодні не встановлено. Тож, підприємство/установа може продовжити нумерацію в новому журналі з наступного номеру відповідних касових документів.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Як свідчить назва цього документу (і його визначення, наведене у п. 3 розділу І Положення №148), в ньому реєструються складені прибуткові та видаткові касові документи.
Зверніть увагу на те, що у додатку 4 до Положення №148 затверджено дві форми цього журналу, які дещо відрізняються одна від одної – КО-3 і КО-3а. КО-3 передбачає зазначення на сторінці журналу лише прибуткових або лише видаткових касових документів, а КО-3а припускає відображення таких документів на одній сторінці журналу, але окремо – в різних графах.
В примітках до цього додатку зазначено: типові форми КО-3, КО-3а ведуться за рішенням керівника. В самому Положенні жодних рекомендацій чи вимог, яку з цих форм обрати, немає. Тож, дійсно, яка з цих форм доречна, підприємство/установа в особі її керівника обирає самостійно (але про це не зайвим буде сказати в розпорядчому документі – наприклад, в положенні про облікову політику або в положенні про оформлення касових операцій на підприємстві, затвердженому наказом керівника).
Правила ведення цього журналу наведені у п. 33 Положення №148:
1) Веде цей журнал бухгалтер (або інша уповноважена на це особа)
2) Записи до журналу (реєстрація в ньому документів), як правило, здійснюються до передачі документів касиру. Але для цього є одне виключення: видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
3) Журнал ведеться окремо – за видатковими та за прибутковими касовими документами.
Вести такий журнал можна як в паперовому, так і в електронному вигляді. Бухгалтер має право здійснювати реєстрацію касових ордерів і видаткових відомостей за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів. Але в такому випадку має роздруковуватися документ "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується за відповідний день, і забезпечується формування даних для обліку руху коштів.
Відомість на виплату готівки
Це один з видаткових касових документів підприємства. Його має складати бухгалтер або інший уповноважений на це працівник, про що така особа розписується наприкінці відомості (рядок «Відомість склав»). Касир одержує відомість вже для виплати (п. 34 Положення №148). А складати таку відомість і здійснювати за нею виплату може одна й та сама особа лише в тому випадку, якщо це зазначено у розпорядчому документі (наказі) по підприємству/установі.
Усе про касу і РРО –
у вашій поштовій скриньці!
Нова тематична розсилка від редакції. Ви точно нічого не пропустите
ПідписатисьХочете подивитись, як це виглядає?
Проте касир підприємства має внести до видаткової відомості записи про результат виплати зазначених в ній сум (п. 31 Положення №148):
1) у видатковій відомості навпроти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис "Депоновано";
2) скласти реєстр депонованих сум. Форма такого реєстру Положенням №148 не встановлена, але вона міститься у наказі Мінфіну від 29.12.2000 р. №356. Це досить стара форма, тож, правила її складання ми розглядали й раніше. Наприклад, тут;
3) у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми зі загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис "Готівку за відомістю видав (підпис)". Ці записи мають бути перевірені бухгалтером, про що теж робиться запис наприкінці відомості (рядок «Відомість перевірив»);
4) здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.
У яких випадках ця відомість складається? Одноразові видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, окремим особам проводяться за видатковими касовими ордерами. Тож відомість складається при виплаті коштів кільком особам (з однакової підстави, наприклад, при виплаті зарплати тощо).
І ще про правила складання такої відомості:
1) Дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, робиться на титульній сторінці видаткової відомості із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).
2) В самій відомості зазначається не лише загальна сума коштів, що запланована до виплати, а й строки її виплати. Чинні строки зберігання готівки в касі для виплати зарплати ми наводили тут. Зверніть увагу на те, що вони змінилися. А отже, підприємство має право змінити і тривалість виплати зарплати працівникам.
3) У відомості зазначається перелік фізосіб, яким заплановано виплачувати кошти, та суми коштів, які належать до виплати кожній з цих фізосіб. При цьому касир вимагає пред'явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів, і записує його найменування і номер, ким і коли він виданий.
Це правило не змінилося, так само, як і окремий реквізит відомості – графа 6 «Примітки», у якому можна зазначити реквізити наданого документу, що посвідчує особу, у кожному з рядків табличної частини відомості. Але так вже сталося, що, як правило, коли йдеться про виплату зарплати працівникам, касири не роблять таких записів у відомості (нечасто вимагають і наявності паспорту). Тому відсутність таких реквізитів в відомості на виплату зарплати податківці не вважають за помилку, а в новій формі відомості навіть зазначено, що такі дані зазначаються в графі 6 у разі потреби. Виходячи з того, що саме Положення №148 виключень з правил не робить, визначати, коли є така потреба, доведеться самому підприємству/установі.
Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері або видатковій відомості про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами). Одержувачі пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, якщо видаткова відомість складена на видачу готівки кільком особам, та розписуються у відповідній графі документа.
Видатковий касовий ордер
Загальні правила складання цього документу дуже схожі на правила, встановлені для видаткової відомості (відомості на виплату готівки). Складає такий документ, як правило, бухгалтер, а касир перевіряє наявність дозвільних підписів та здійснює по ньому виплату. В яких випадках складається саме ВКО, а не відомість, ми теж зазначали вище.
Зверніть увагу: в разі складання видаткової відомості однієї її для запису про виплату в касовій книзі недостатньо. Як теж зазначено вище, в такому випадку складається і видаткова відомість, і ВКО. В такому випадку відомість є таким собі додатком до ВКО.
Це впливає і на правила складання видаткового касового ордера:
1) Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. Але підпис керівника установи/підприємства на видаткових касових ордерах не обов'язковий, якщо на доданих до ВКО документах, заявах, рахунках (наприклад, на відомості на видачу готівки) є його дозвільний напис.
2) Касир проводить видачу готівки тільки особі, зазначеній у ВКО (хоча можливий варіант виплати за довіреністю, про що нижче).
3) Реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача, не заповнюються у ВКО, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку). Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов'язковими до заповнення.
4) Раніше податківці роз’яснювали і щодо такого реквізиту ВКО, як рядок «Видати». У рядку «Видати» ВКО, що оформляється на загальну суму проведених касових операцій (видачі готівки за видатковою відомістю) вказуються прізвище, ім’я, по батькові особи, відповідальної за здійснення вказаної господарської операції і правильність її оформлення. Сподіваємося, що така консультація буде повторена податківцями і за новим Положенням №148.
5) Як і раніше, рядки «Код аналітичного рахунку» та «Код цільового призначення» заповнюються, якщо на підприємстві розроблена і затверджена спеціальна система кодування всіх господарських операцій, в тому числі і відповідних надходжень у касу/виплат з каси. В іншому випадку в цих графах ставиться прочерк.
6) ВКО після видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється відбиток штампа або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Зверніть увагу на те, що ВКО у зразку ми склали на підставі видаткової відомості, наведеної у Зразку 1. При цьому депонована зарплата в такому ВКО не відображається – згідно з п. 31 Положення №148 ВКО по сумам депонованої зарплати складається під час здавання цих сум до банку.
Видача готівки за довіреністю
Як і раніше, якщо фізособа, зазначена у видатковому касовому документі, не в змозі сама отримати готівкові грошові кошти, вона може уповноважити на це іншу фізособу (шляхом видачі довіреності).
За п. 28 Положення №148, у видатковому касовому ордері після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку, а в разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис "За довіреністю".
Довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості.
Прибутковий касовий ордер
Як видно з назви цього документу, головна його функція – це оформлення надходження готівки, яка потім, шляхом запису до касової книги, оприбутковується. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.
Правила складання прибуткового касового ордеру:
1) Про приймання установами/підприємствами готівки в касу за ПКО видається квитанція (що є відривною частиною ПКО), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цієї/цього установи/підприємства. Може бути – оскільки використання печатки установою/підприємством не є обов'язковим.
Але, як і раніше, новим Положенням №148 не визначено, що робити з такою відривною частиною ПКО в разі, якщо готівка отримується з банку (на господарські потреби). На практиці трапляються різні варіанти поводження з такою квитанцією (як і не відривання її від ПКО, так і зберігання її разом з випискою банку, у якій зазначено видачу коштів суб’єкту господарювання). Але який з них правильний? Для цього потрібне чітке роз’яснення від НБУ (або хоча б від ДФСУ), яких наразі немає.
2) ПКО і квитанції до них заповнюються бухгалтером (відповідальною особою установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів).
3) Реквізит в ПКО «Прийнято від» не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі. Інші реквізити в такому ПКО є обов'язковими до заповнення.
Перевірка касових документів на помилки
Як і раніше, за п. 34 Положення №148 касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до цього Положення, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із цих вимог.
І ще одне старе, але вічне правило: виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються (п. 32 Положення №148).
Касова книга
За визначенням, наведеним у пп. 9 п. 3 розділу І Положення №148, касова книга - це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі. Правила ведення касової книги визначені розділом ІV Положення №148.
Хто веде касову книгу? Виходячи з цього розділу, вести касову книгу зобов’язані лише юридичні особи (підприємства та установи). На підприємців цей обов’язок не поширюється (вони обліковують готівку в Книзі обліку доходів і витрат).
При цьому для відокремлених підрозділів юросіб встановлено наступні правила:
- відокремлені підрозділи установ/підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу;
- відокремлені підрозділи установ/підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.
Отже, для них необхідність ведення касової книги поставлена у пряму залежність від права складати касові ордери (відомості на виплату готівки). Якщо відокремленому підрозділу це право не надається (те, що має право робити відокремлений підрозділ, вирішується в документі про його створення), то і касову книгу йому вести не потрібно.
Але тут виникає проблема, про яку ми писали тут. Справа в тому, що одним з обов’язків суб’єктів господарювання є оприбуткування готівки, яким на сьогодні вважається проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат. Як бути в такому випадку з відокремленими підрозділами, які касову книгу не ведуть? Наразі це незрозуміло. Ми лише сподіваємося, що НБУ надасть найближчим часом відповідне роз’яснення або внесе відповідні зміни до Положення №148.
Форма ведення касової книги. Як і раніше, касова книга може вестись як у паперовій, так і в електронній формах. Але нюанси такого ведення, особливо щодо електронної форми, змінилися.
Правила ведення касової книги в паперовому вигляді:
1) Як і раніше, аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються. Сторінки касової книги нумеруються в порядку зростання з початку року (звісно, що в кожній касовій книзі своя, окрема нумерація, і в кожній з них перша сторінка має номер 1). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчуються підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.
2) Вести касову книгу має касир (або інший, уповноважений на це працівник, а за відсутності такого – сам керівник підприємства). Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або на іншого працівника установи/підприємства, який на це уповноважений керівником.
3) Касир здійснює записи в касовій книзі за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються.
4) Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - "Вкладні аркуші касової книги", залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - "Звіт касира", є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.
5) Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.
6) Готівка, видана за видатковими відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат, а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в пункті 31 розділу ІІІ цього Положення.
Ще одним цінним джерелом інформації щодо правил ведення касової книги є пояснення, наведене в самій формі (додатку 5 до Положення №148). Зокрема, щодо паперової форми касової книги звідти ми дізнаємося, як заповнюються дві рівні частини кожної зі сторінок касової книги, яка ведеться в паперовому вигляді:
- одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається в книзі (далі - "Вкладний аркуш касової книги"),
- друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицьового і зворотного боків через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша (далі - "Звіт касира"). Бланк звіту до закінчення операцій дня, у який вони проводилися, не відривається.
Якщо сторінки касової книги не вистачає для зазначення на ній усіх касових операцій, які були проведені за день, у касира є можливість перенесення таких даних на наступний лист касової книги. Для ведення записів після слова "Перенос" відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша.
Окрім звичної паперової форми, за п. 41 Положення №148, касова книга може вестись в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Але програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою та змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги у паперовому вигляді.
Загальні правила ведення такої електронної форми ті ж самі, що для паперової форми, але з урахуванням наступних особливостей.
Правила ведення касової книги в електронному вигляді:
1) У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" у кінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.
2) Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає "Звіт касира" разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у "Вкладному аркуші касової книги".
3) Протягом року "Вкладний аркуш касової книги" зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу.
4) Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.
