Округлення розрахунків з підзвітними особами за ЦПД та лікарняними листками

Раніше ми вже писали про те, як заокруглювати розрахунки: 

• в роздрібній торгівлі, 
• з працівниками за заробітною платою.

Також є вже декілька роз’яснень від Нацбанку на тему округлення розрахунків, які ми наводили тут, тут та тут.

Але на цьому тема округлення розрахунків не закінчується. Є ще розрахунки з підзвітними особами, з працівниками за листками непрацездатності, за цивільно-правовими договорами тощо. Їх ми і розглянемо у цій аналітиці.

Одразу зауважимо, що безготівкові розрахунки повністю вирішують проблему виплати «некруглих» сум. Настільки, що здається, ніби виведення з обігу дрібних монет було зроблено саме для цього (а не щоб зекономити на виготовленні цих монет). Адже при безготівкових розрахунках суми не округлюються, тобто фізособам перераховуються кошти на їхні рахунки саме в тій сумі, що належить їм до виплати без округлення.

Але якщо з якихось причин безготівковий розрахунок неможливий, на допомогу приходить стара добра готівка. Проте з 1 жовтня 2019 року її «можливості» стали дещо обмежені – тепер не можна розраховуватися монетами номіналом 1, 2 та 5 копійок. Докладніше ми про це писали в цій аналітиці.

Готівкові розрахунки з підзвітними особами

Розрахунки готівкою з підзвітними особами виникають у таких випадках:

• попередня видача готівки у підзвіт на цілі, передбачені п. 19 Положення №148;
• остаточний розрахунок з підзвітною особою після виконання нею цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що надала підзвітні кошти, або після відрядження.

У разі попередньої видачі готівки підзвітній особі проблем з округленням немає, адже такій особі можна видати готівкові кошти вже в округленій сумі. Інша справа – остаточний розрахунок з підзвітною особою за наданим нею авансовим звітом. До авансового звіту, як правило, додаються розрахункові документи: чеки РРО, розрахункові квитанції тощо.

Щоправда, ситуацію має полегшити те, що всі ці документи після 1 жовтня 2019 року вже повинні бути із округленими сумами, що кратні 10 коп. 

Якщо авансовий звіт складає відряджений працівник, то такий звіт може включати добові витрати. Щоб уникнути «дрібних» розрахунків, підприємство може встановлювати розмір добових для відряджень в межах України у цілих гривнях або у сумі, що кратна 10 коп. Нагадаємо, що небюджетні підприємства можуть встановлювати будь-яку суму добових.

Інша річ – добові у закордонному відрядженні. Адже деякі роботодавці, щоб не сплачувати з них ПДФО та ВЗ, встановлюють такі добові так, як зазначено в п. 170.9 ПКУ (тобто просто в еквіваленті 80 євро на кожний день відрядження). Та те, що полегшує роботу бухгалтера, в цій ситуації може ускладнити роботу касира, тому роботодавцям треба уважно переглянути цю практику і, можливо, встановлювати такі добові все ж таки без прив’язки до валюти (тобто в фіксованому розмірі, в гривнях і у сумі, яка кратна 10 коп.). Адже за наявності такої прив’язки їх треба перерахувати у гривні за офіційним курсом Нацбанку на дату затвердження авансового звіту. І ось тут може виникнути «незручна» сума розрахунків, яку або працівник повинен повернути підприємству, або навпаки – підприємство виплатити працівнику.

А ще можливий випадок, коли підзвітна особа витрачала кошти безготівково з картки та додала до авансового звіту відповідні розрахункові документи без округлення, а от розрахуватися з підзвітною особою роботодавець має готівкою (за домовленістю з працівником). Також у декого можуть залишатися ще старі неокруглені борги за авансовими звітами, що виникли до 1 жовтня 2019 року.

Як же провести ці копійчані розрахунки з підзвітною особою?

Першим на думку спадає те, що підзвітному працівнику можна недоплатити або переплатити декілька копійок (див. приклад 1). Недоплатити краще, ніж переплатити, оскільки в разі переплати виникає виплата працівнику доходу, який аж ніяк не можна назвати неоподаткованим. Адже звільняються від оподаткування лише ті суми, які підтверджені документально (та добові) і які відповідають вимогам п. 170.9 ПКУ.

Приклад 1. Підзвітна особа надала авансовий звіт, за яким їй належить до виплати 100,16 грн. Такій особі можна виплатити 100,10 грн або 100,20 грн, і після цього на субрахунку 372 виникне або кредитове сальдо в сумі 0,06 грн, або дебетове сальдо  в сумі 0,04 грн. У другому випадку 0,04 грн буде оподаткованим доходом фізособи.

Тому в разі переплати податковому агенту треба нарахувати 18% ПДФО і 1,5% ВЗ. Зрозуміло, що розмір доходу настільки малий, що того ПДФО вийде аж на 1 копійку, а ВЗ і того не набереться. Тим не менш, такий дохід, як і цю 1 копійку ПДФО, треба буде показати в формі №1ДФ (якщо він буде оформлений як безповоротна фіндопомога, то з ознакою доходу 126, про що податківці писали тут).

І ще один нюанс – такий ПДФО треба буде не лише нарахувати, а й утримати із доходу працівника. Тобто насправді нарахувати працівнику (і показати в формі №1ДФ) дохід доведеться у розмірі 0,05 грн.

Якщо ж недоплатити, то залишок розрахунків з підзвітними особами на субрахунку 372 не може існувати вічно – його все одно потрібно буде врегулювати рано чи пізно. Якщо очікується, що у працівника будуть наступні авансові звіти (наприклад, він часто направляється у закордонні відрядження), то таке перехідне сальдо можна тримати протягом всього часу таких відряджень.

Якщо відрядження разове або якщо потрібно закрити стару заборгованість за авансовими звітами, а також у разі звільнення працівника варто повністю обнулити розрахунки. Тобто знову повертаємось до варіанту з переплатою.

На жаль, офіційних роз’яснень від НБУ або податківців саме для авансових звітів ще немає, тому доведеться дати собі раду самостійно. Зокрема, можна вчинити так, як ми вже пропонували тут і в минулому матеріалі: надати підзвітній особі фінансову допомогу у сумі 5 коп.

Зверніть увагу! Деякі роботодавці вважають, що для підзвітних розрахунків діє загальний строк позовної давності – три роки (ст. 257 ЦКУ), тож можна не регулювати копійчані залишки на субрахунку 372, а після спливу цього строку недоплату можна буде списати як безнадійну заборгованість.

Втім, судова практика  з цього приводу різноманітна. Одні рішення встановлюють, що для такого боргу перед працівником діє строк давності, встановлений ст. 233 КЗпП: 3 місяці з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права (див. ухвалу Судової палати з цивільних справ ВСУ від 25.12.2008 р. у справі №6-16282вов08). За іншою ж ухвалою ВСУ такі розрахунки визнаються розрахунками з оплати праці, а тому вважається, що строк давності за ними не обмежений.

Готівкові розрахунки з виконавцями робіт або надавачами послуг за договорами ЦПХ

Договір ЦПХ з фізичною особою найчастіше укладається на виконання робіт (договори підряду) або на надання послуг. Докладніше про ці договори ми писали тут.

З винагороди за договором ЦПХ утримуються ПДФО та військовий збір, внаслідок чого до виплати виконавцю може сформуватися сума, що не кратна 10 коп. Оскільки відносини з виконавцем за договором ЦПХ не регулюються КЗпП, то відповідно для розрахунків за ЦПД немає таких жорстких умов, які висуває КЗпП до розрахунків за заробітною платою. Тому до розрахунків за ЦПД можна застосовувати ті ж самі «прийоми», що ми розглянули вище для авансових звітів: переплатити або недоплатити копійки (у разі неоднократних розрахунків), «подарувати» виконавцю безповоротну фіндопомогу або списати залишок копійок після спливу позовної давності, яка в цьому випадку вже точно встановлюється ст. 257 ЦКУ.

Також для запобігання «нерівних» сум при розрахунках за ЦПД можна заздалегідь домовитися з виконавцем про таку суму винагороди, яка після утримання ПДФО та військового збору буде кратною 10 коп. Арифметичні розрахунки показують, що для цього сума винагороди до оподаткування повинна бути кратною 100 грн (див. приклад 2). 

Приклад 2. За одним ЦПД нараховано винагороду виконавцю в сумі 8230 грн, а за іншим – 8300 грн. Після утримання 18% ПДФО та 1,5% військового збору до виплати належить: за першим договором – 6625,15 грн, а за другим – 6681,50 грн. Як бачимо, у другому випадку сума до виплати кратна 10 коп., а у першому – ні.

Готівкові розрахунки за листками непрацездатності

Розрахунок суми допомоги на випадок тимчасової непрацездатності ведеться згідно з Порядком №1266, тож будь-яка «самодіяльність» з метою отримання зручної суми тут неможлива. Яку суму лікарняних розрахуємо за Порядком №1266, ту і потрібно буде вказати у Заяві-розрахунку для надання матеріального забезпечення. Докладніше про фінансування ФСС з ТВП читайте тут.

Після опрацювання Заяви ФСС з ТВП надсилає роботодавцю-страхувальнику фінансування на спецрахунок рівно у тій сумі, що вказана у Заяві-розрахунку. З неї потрібно утримати ПДФО та військовий збір, сплатити їх до бюджету, а решту суми виплатити застрахованій особі. І якщо виплата здійснюється готівкою, ось тут починаються «копійчані» проблеми. Адже банк вже не видасть касиру всю суму коштів зі спецрахунку, якщо вона не буде кратна 10 коп. А НБУ дозволив банкам округлювати розрахунки з клієнтами, про що ми писали тут.

Приклад 3. Після сплати ПДФО та військового збору з лікарняних працівнику належить до виплати 5655,06 грн. Банк видасть страхувальнику лише 5655,00 грн, а 0,06 грн так і залишиться на спецрахунку.

Що з ними робити? Повернути їх до ФСС з ТВП як невикористану суму? Це можливо (і треба зробити протягом 3 днів з дати отримання – ч. 1 ст. 34 Закону №1105). Але таке повернення спричинить розбіжності між даними Заяви та фактичними розрахунками між ФСС з ТВП та страхувальником – за Заявою замовлено 5655,06 грн, а фактично буде використано 5655,00 грн. І от що в цій ситуації робити, подавати уточнення до Заяви? Але з якої підстави? Адже Закон №1105 не передбачає зменшення фінансування через округлення! 

Тобто, якщо виплатити працівнику лише 5655,00 грн, то в цьому разі він не отримає всю суму лікарняних повністю, а це вже буде порушення ч. 2 ст. 32 Закону №1105 щодо строків виплати допомоги від ФСС з ТВП (адже сума лікарняних нарахована, профінансована, але виплачена не повністю). 

Як уникнути цього порушення, має відповісти лише ФСС.

Звісно, роботодавець може вирішити, що виплатити лікарняні працівнику вчасно важливіше, ніж розбиратися з копійками. І доплатить недоотримані копійки з власних коштів (оскільки зі спецрахунку їх банк не видає).

Але і тут знову виникає проблема округлення, цього разу розрахунків між роботодавцем і працівником. Щоб уникнути претензії щодо неповної виплати лікарняних, роботодавець заплатить на 10 коп. більше.

І тут слід розуміти, що ця дрібна сума складатиметься із двох частин:

• 6 копійок – це лікарняні. На жаль, відшкодування такої виплати від ФСС не буде. ФСС вже неодноразово підкреслював, що коштами на спецрахунку роботодавець не може погашати власні витрати, і що не фінансує відшкодування витрат роботодавця з виплати лікарняних або декретних;
• а 4 копійки – вже ні, їх виплачують лише тому, що немає дрібних монет. Тобто про виплату таких 4 копійок потрібно розпорядження керівника і їх слід якось «обізвати». Наприклад, безповоротною фіндопомогою, якщо їх повернення від працівника не планується. Звісно, що ці 4 копійки стануть оподаткованим доходом працівника. А оскільки з них потрібно утримати ПДФО та ВЗ, то краще говорити про БФД в розмірі 5 копійок (1 копійка буде утримана як ПДФО).   

Як це буде виглядати у бухобліку,  показано у таблиці за умовами прикладу 3.

Таблиця 

Бухоблік операцій при виплаті лікарняних при округленні розрахунків із банком

Наостанок зауважимо

У вищенаведених порадах щодо округлень ми використовували варіант із безповоротною фіндопомогою, яка є оподаткованим доходом фізособи. 

Але, якщо таке округлення – разова операція (або трапляється раз на рік), допомога цілком може бути неоподаткованою. Роботодавцю для цього слід лише скористатися нормами п. 170.7 ПКУ щодо нецільової благодійної допомоги. 

Про те, як надається така допомога в 2019 році, і як її відображати в формі №1ДФ, ми писали тут.

Та, враховуючи те, що це дійсно разовий варіант виплати неоподаткованої допомоги, і граничний її розмір становить у 2019 році значно більшу суму (2690 грн), ніж копійки, які «даруються» працівнику при округленні, радимо приберегти цей козир до іншого разу.