Спочатку наведемо норми, за якими створення Z-звіту є обовʼязком торговців.
Відповідно до п. 9 ст. 3 Закону №265 суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (зі застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо), при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані щоденно створювати у паперовій та/або електронній формі РРО (за винятком автоматів з продажу товарів (послуг) або програмними РРО фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.
За Порядком №547 на СГ покладено обовʼязок створювати у паперовій та/або електронній формі X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.
За п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547 передбачено, що суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ (не менше 1095 к.дн.).
А податківці у своїх розʼясненнях (наприклад, підкатегорія 109.02 ЗІР) підкреслили, що установа/підприємство зобов’язана(е) визначити та затвердити внутрішнім документом місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) у електронній формі, формат їх зберігання, який має забезпечувати візуальний перегляд щоденних Z-звітів податківцями.
Це що стосується загальних правил формування та зберігання Z-звітів. А тепер наведемо практичні ситуації щодо їх формування.
Які обов’язкові реквізити повинен містити фіскальний звітний чек «Z-звіт»?
Відповідно до п. 14 Постанови №199 чеки всіх звітів повинні містити такі загальні реквізити:
- назву і адресу господарської одиниці;
- індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юридичних осіб) або ідентифікаційний номер згідно з ДРФО (для фізичних осіб), а замість літер «ПН» – літери «ІД»;
- фіскальний номер реєстратора, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
- заводський номер реєстратора;
- логотип виробника.
Чи потрібно щоденно роздруковувати Z-звіти на резервному РРО, якщо він не використовувався?
Якщо резервний РРО протягом робочого дня не використовувався, то щоденне роздрукування Z-звіту чинним законодавством не передбачено.
Чи передбачено обмеження щодо кількості створення (друку РРО) та/або ПРРО фіскальних звітних чеків (Z-звітів)?
Чинним законодавством у сфері проведення розрахунків за товари (роботи, послуги) у готівковій та безготівковій формі не передбачено обмежень щодо кількості створення (друку) РРО або ПРРО щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів).
Водночас суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (Z-звітів) в електронній формі протягом визначених законодавством термінів, але не менше ніж 1095 днів.
Як створювати Z-звіт при цілодобовій торгівлі?
Пунктом 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджених постановою КМУ від 18.02.2002 р. №199 із змінами та доповненнями (далі – Вимоги №199), наведено визначення «зміна» – це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.
У примітках, наведених у додатку «Формат і розрядність даних, що зберігаються у фіскальній пам’яті» до Вимог №199 доводиться важливе уточнення: максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 години.
Оскільки в добі всього 24 години (тобто день триває з 0 годин ранку та закінчується 24 годиною вночі), при щоденній роботі з РРО Z-звіт необхідно виконувати щодня.
Відповідно до п. 7 Вимог №199 усі режими роботи РРО, крім тих, що забезпечують усунення причин блокування, повинні блокуватися, зокрема, у разі перевищення максимальної тривалості зміни.
Тож суб’єкт господарювання, який працює цілодобово, має створювати фіскальний звітний чек (щоденний Z-звіт) РРО кожного дня після закінчення робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня. Про це ми писали тут.
Неможливо закрити зміну та сформувати Z-звіт: які дії?
У разі несправності ПРРО суб’єкту господарювання необхідно встановити вид несправності та:
- якщо несправність у вигляді порушення роботи програмного забезпечення (далі – ПЗ), то слід оновити версію ПЗ ПРРО та повторити процедуру закриття зміни;
- якщо несправність пристрою (пошкодження), то слід подати Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №2-ПРРО з позначкою про несправність та після відновлення роботи пристрою подати Заяву про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій за формою №1-ПРРО з позначкою про відновлення роботи;
- якщо пристрій викрадено або втрачено, то слід подати Повідомлення за ф. №2-ПРРО з позначкою про крадіжку. У такому випадку реєстрація ПРРО скасовується та потрібно повторно зареєструвати ПРРО, якому буде присвоєно інший фіскальний номер.
Про це ми писали тут.
Чи необхідно в кінці робочого дня створювати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача»?
Якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але було здійснено операції «службове внесення» та «службова видача», то створення Z-звіту в кінці робочого дня не є обов’язковим.
Що буде за незберігання Z-звітів в електронній формі?
Податківці наголошували, що за незберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом встановленого строку до платників податку застосовується адмінштраф відповідно до ст. 155-1 КУпАП:
- на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 2 до 5 нмдг;
- на посадових осіб від 5 до 10 нмдг.
Про це та розміри штрафів за повторне порушення ми писали тут.