Нагадаємо, що Національний банк України ухвалив рішення про поступове вилучення з готівкового обігу монет номіналом 10 копійок із 1 жовтня 2025 року.
Ці розмінні монети залишаються платіжним засобом. Торговельні мережі, підприємства сфери послуг та банки України і далі прийматимуть їх для виконання розрахунків та платіжних операцій, а громадянам не потрібно спеціально їх здавати чи обмінювати. Але потрапляючи в банки, такі монети більше не повертатимуться в обіг, а вилучатимуться та передаватимуться до Нацбанку для подальшого їх перерахування та утилізації.
Про те, як діяти в цій ситуації продавцям та як проводити округлення готівкових розрахунків з покупцями, ми писали у двох редакційних статтях:
- Поступове вилучення 10 копійок з готівкового обігу: що треба знати бізнесу?
- З 1 жовтня з обігу прибирають монети у 10 копійок. Як будемо округляти суми у чеках та зарплату готівкою?.
Зараз поговорімо про виплату готівкою саме зарплати.
Правила виплати зарплати готівкою
Докладно про все, що треба знати про виплату зарплати та інших платежів працівникам готівкою, ми розповідали у статті: «Як правильно виплатити зарплату з каси: пам'ятка від редакції».
Тому зараз нагадаємо лише про те, що:
- зараз не обов’язково звертатися до банку за отриманням готівки на виплату зарплати. Згодиться будь-яка готівка, яка є у касі підприємства – отримана виручка, фіндопомога, повернені підзвітні кошти тощо. Але якщо готівки немає або недостатньо, доведеться йти у банк;
- банк готівку видасть тільки після перевірки сплати з неї ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Причому, якщо ПДФО та ВЗ можна сплатити хоч і по 1 грн, банку важливо побачити платіжку, а не суму, то з ЄСВ ситуація інша – банк перевіряє відповідність суми сплаченого ЄСВ сумі готівки, яку бажає отримати роботодавець для виплати зарплати;
- банк надає готівку не лише в потрібній сумі, а і зручного номіналу. Звісно, про те, як саме ви бажаєте отримати ці кошти, варто домовитись із банком заздалегідь. І дрібні банкноти, і копійки отримати в банку можна. Але тільки ті, які перебувають в обігу. А зараз це лише монети номіналом 50 копійок: монети по 10 копійок не видають з 1 жовтня 2025 року, а монети номіналом 1, 2, 5 і 25 копійок вилучили ще раніше.
Ось чому роботодавцям, які виплачують зарплату готівкою, стикаються із питанням: як її виплатити, якщо дрібних монет немає?
Як проводимо округлення розрахунків після 1 жовтня?
Зауважимо одразу: округленням процедуру розрахунків з працівником при виплаті зарплати можна назвати дуже умовно. Адже, коли йдеться про розрахунки з покупцем, продавець змінює суму, яку покупець має сплатити, в сторону збільшення або зменшення. При цьому така сума вважається остаточною – якщо покупець заплатив менше, він не буде доплачувати, якщо покупець заплатив більше, продавець не буде повертати переплату.
Для торгових розрахунків є свої правила округлення, які встановив НБУ.
Але із зарплатою так не вийде. Адже її сума чітко регламентована: є нарахована зарплата, з неї утримуються податки та інші відрахування (за наявності), а решту має бути видано працівнику. Сума, яку треба видати працівнику, не може бути округлена, вона є зафіксованою сумою заборгованості роботодавця перед працівником.
Тому для розрахунків щодо зарплати правил округлення від НБУ немає, і тому, ще з 2018 року, роботодавці вирішують це питання на свій розсуд. Вони (і ми) теж називають спосіб таких розрахунків округленням, хоча насправді йдеться про 1) недоплату або 2) переплату у зарплаті.
Розгляньмо обидва ці варіанти та їх наслідки.
Варіант 1. Якщо округлити в бік зменшення
Наприклад, працівнику нарахували 12 000,80 грн авансу. Що буде, якщо заплатити лише 12 000 грн, а ці 80 копійок додати до другої половини зарплати жовтня?
Якщо недоплату буде погашено протягом одного місяця, то штраф за ст. 265 КЗпП (у розмірі 3 мінімальних зарплат!) не буде застосований.
Втім, навіть якщо цей борг не буде погашений протягом одного місяця, то під час воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП застосовуються тільки в разі невиконання приписів контролерів про виправлення порушень трудового законодавства.
Тобто, якщо інспектору Держпраці не сподобається такий спосіб округлення, він має видати припис про усунення порушення (важливо, щоб він зазначив, як саме це треба зробити). Роботодавець, який виконає цей припис у зазначені в ньому строки, штраф сплачувати не буде.
Чи можна такий варіант виплати зарплати оформити заявою працівника?
Такий варіант оформлення пропонують деякі фахівці, щоб «узаконити» недоплату при одній виплаті зарплати та погашення заборгованості при наступній. Мовляв, це сам працівник попросив, він має право вільно розпоряджатися належними йому коштами, а роботодавець лише виконує його бажання.
Але річ у тім, що вимога виплачувати зарплату працівнику у встановлені законом строки є імперативною нормою законодавства. Тобто, вона має виконуватися роботодавцем попри все, навіть нестачу коштів, навіть карантин або війну.
Працівник, дійсно, має право вільно розпоряджатися своєю зарплатою, але він не може переносити строки її виплати. Єдине, про що дозволили домовитись роботодавцю і працівникам, це відпускні (ст. 21 Закону про відпустки). Стосовно зарплати – чіткі строки виплати (ст. 24 Закону про оплату праці). Аванс має виплачуватися в строки авансу, друга половина зарплати за місяць – не пізніше ніж сім днів після закінчення місяця. А розрахунок при звільненні – у день звільнення (ст. 116 КЗпП).
Тому брати таку заяву так само немає сенсу, як і брати заяву від працівника про відмову у виплаті йому зарплати. Ані Держпраці, ані суди не визнають таку заяву дійсною (навіть, якщо вона була написана дійсно добровільно і працівник щиро бажає допомогти роботодавцю в складній ситуації).
Варіант 2. Якщо округлити в бік збільшення
Наприклад, працівнику нарахували 12 000,80 грн авансу. Що буде, якщо заплатити 12 001 грн, а зайві 20 копійок недоплатити з другої половини зарплати?
Тут теж є певні ризики.
Звісно, за переплачену зарплату не оштрафують. Проте при виплаті зарплати треба буде сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ з тієї суми, яка відповідає зарплаті, що виплачується. Тобто орієнтуватися не на нараховану зарплату, а на фактично виплачену. І бухгалтеру доведеться це врахувати.
Дехто скаже, що це дрібниці. Звісно, коли йдеться про одну людину і переплату у 20 копійок, величезних штрафів за недоплату податків не очікуєш. А якщо йдеться про велике підприємство і таких випадків буде сотні або тисячі?
До того ж нараховану і виплачену зарплату треба буде показати в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. І ось тут виникає запитання: яку суму треба показати у звітності? Первісну (за якою виникли ті копійки) чи округлену?
Тут кожен роботодавець вирішує для себе самостійно. Але якщо ви обрали варіант із округленням у бік збільшення, ми рекомендуємо відкоригувати одразу і суму нарахованої зарплати. Тобто донарахувати її так, щоб до виплати виходила вже округлена сума. Саме з неї сплачувати ЄСВ, ПДФО та ВЗ і саме цю збільшену суму показувати у звітності.
Якщо цього не робити (щоб не дарувати працівнику зайві кошти), а показувати у звітності первісну суму і просто в одному місяці переплатити, а в іншому недоплатити, є й інший ризик.
Скажімо, в одному місяці ви переплатили 20 копійок, а в іншому вирішили утримати ці 20 копійок. Сума дрібна, і бухгалтер може вирішити провести таку переплату та утримання, нікого не питаючи. А дарма.
Річ у тім, що утримання (воно ж відрахування) із зарплати без заяви про це від працівника можливе лише у випадках, зазначених у законі (чого в цьому випадку немає) або у ст. 127 КЗпП. І навіть в цьому випадку рішення про відрахування приймає керівник, а не бухгалтер, що оформлюється наказом. А видати такий наказ можна не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.
І взагалі, чи є тут заборгованість або неправильно обчислена сума?
Не підлягає поверненню безпідставно набута заробітна плата і платежі, що прирівнюються до неї, пенсії, допомоги, стипендії, відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю, аліменти та інші грошові суми, надані фізичній особі як засіб до існування, якщо їх виплата проведена фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача (ст. 1215 ЦКУ).
Жодної рахункової помилки в цьому випадку не було, рішення про перевиплату було прийняте добровільно. Тому ці 20 копійок так і залишаться у працівника. А для роботодавця вони стануть додатковими (іншими) витратами. Про це теж треба повідомити керівника, і він має дати на це згоду.
Отже, так чи інакше, а сума округлення в бік збільшення залишатиметься у працівника. І її доведеться показати у звітності.
Увага! Є і третій варіант
Його теж часто пропонують фахівці для вирішення проблем з копійками. А саме: виплатити працівнику готівкою суму розрахунку, округлену в бік зменшення, а недоплачені копійки перерахувати на його рахунок у банку.
Але для цього працівник повинен написати відповідну заяву і надати свої платіжні реквізити. Тобто, без волевиявлення працівника такий варіант здійснити не вийде.
Ну, і у більшості роботодавців виникне питання, в чому тоді сенс виплати частини зарплати готівкою, а частини – безготівково? Для бухгалтерів це ще й подвійне оформлення документів про виплату зарплати, а значить, і подвійний контроль за правильністю їх складання.
***
З усього цього можна зробити один висновок, який вирішить усі проблеми з округленням виплат: припиняємо виплачувати зарплату готівкою та переходимо на безготівкові розрахунки! Звісно, це справа добровільна і залежить від бажання не лише роботодавців, а і працівників, але наскільки менше проблем у бухгалтерів при цьому виникатиме!
Наостанок – про розрахунок із працівником у разі звільнення
Особливу увагу треба звернути на розрахунок із працівником у разі звільнення. Адже тут вже недоплата загрожуватиме значно більшими негативними наслідками!
При остаточному розрахунку зі звільненими працівниками можна обрати один із варіантів:
- виплатити працівнику готівкою суму розрахунку, округлену в бік збільшення, а суму переплати списати до складу інших операційних витрат на субрахунок 949, оскільки повертати їх працівник не буде;
- або надати працівнику нецільову благодійну допомогу на таку суму, яка б округлила загальну суму до виплати до цілих гривень або 50 коп. у бік збільшення або на більшу суму до більшого округлення – до десятків гривень тощо. Для цього знову ж таки потрібна заява працівника і наказ про надання такої допомоги.