З метою забезпечення системного підходу до порядку розгляду матеріалів з передачі в оренду держмайна і прийняття відповідних рішень Агентство держмайна наказом від 02.02.2012 р. №12 затвердило Порядок прийняття рішень Агентством держмайна України щодо передачі в оренду державного майна, а наказом №28 удосконалило його.
Цей Порядок визначає процедуру надання висновків (пропозицій) Агентством держмайна як органом управління про умови оренди та прийняття рішення про надання дозволу чи відмову у наданні згоди на укладення договору оренди державного майна, яке належить до сфери управління Агентства держмайна.
Балансоутримувачі, до яких звернулись потенційні орендарі або інші особи, які відповідно до ст. 7 Закону «Про оренду державного та комунального майна» мають право ініціювати оренду держмайна, одночасно зі зверненням до орендодавців, визначених ст. 5 Закону, щодо передачі в оренду держмайна, обов’язково у 5-денний термін подають до Агентства держмайна разом з листом-зверненням такі документи:
— техніко-економічне обґрунтування, в якому містяться обґрунтування доцільності та економічні розрахунки ефективності здавання в оренду;
— відомість про вартість ОЗ, які пропонуються для передачі в оренду (дод. 3 до Порядку);
— довідку про загальну наявність держмайна, майна, зданого в оренду та яке передбачається до оренди (дод. 4 до Порядку);
— акт інвентаризації держмайна, що пропонується до передачі в оренду, та площ, які передані в оренду (дод. 5 до Порядку);
— довідку про загальну наявність держмайна, яке перебуває в оренді (дод. 6 до Порядку).
Якщо передбачається укладення договору оренди з бюджетною установою, організацією, до Агентства держмайна надається техніко-економічне обґрунтування, в якому зазначаються орієнтовні дані про комунальні платежі та інші витрати на утримання об’єкта оренди.
Якщо балансоутримувачем передбачається передати в оренду нерухоме майно, загальна площа якого не перевищує 200 кв. м на одне підприємство, установу, організацію, до Агентства держмайна, разом з вищезазначеним пакетом документів, подаються документи, визначені за позиціями 1, 3, 4, 6, 12, 18, 19, 20, 21, 23 Переліку документів, які подаються орендодавцеві для укладення договору оренди майна, що належить до державної власності, затвердженим наказом ФДМУ від 14.11.2005 р. №2975.
За потреби Агентство держмайна може звернутися із запитом до балансоутримувача щодо отримання додаткової інформації, необхідної для прийняття рішення. Балансоутримувач у 3-денний строк надає письмову відповідь на запит Агентства держмайна.
Якщо орендодавцем виступає підприємство, відповідні копії документів засвідчуються підписом керівника орендодавця і скріплюються печаткою.