Південне міжрегіональне управління Міністерства юстиції нагадує, що 1 січня 2025 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 27.12.2024 №3783, яким внесено зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 №3253/5 (далі – Правила).
Зазначеними змінами впорядковано низку питань у сфері нотаріату, які тривалий час потребували вирішення, особливо в умовах воєнного стану. Зокрема:
1. Визначено спеціальний порядок ліквідації державних нотаріальних контор, які розташовані на території активних бойових дій та які є знищеними, або до яких відсутній доступ, або які розташовані на тимчасово окупованих російською федерацією територіях України, зокрема можливість ліквідації без передавання документів діловодства і майна та здійснення розшуку документів і майна ліквідованих контор після завершення бойових дій або тимчасової окупації.
2. Унормовано питання формування (поділу) окремих категорій справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, у тому числі в частині встановлення переліку документів, які включатимуть у справи при посвідченні правочинів та видачі свідоцтв.
У зв’язку з цим Правила доповнено новим розділом, згідно з яким нотаріус має право переформувати документи справ, закінчених та сформованих до цих змін, у разі якщо вони належать до справ різної номенклатури, та для яких встановлено різні строки зберігання.
При цьому документи, строк зберігання яких з урахуванням відповідних змін до законодавства на момент переформування справи закінчився, вилучаються для знищення в установленому порядку.
3. Врегульовано питання збереження заповітів і довіреностей, посвідчених особами, які в умовах воєнного стану мають право їх посвідчувати, що надходять до державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів на тимчасове зберігання відповідно до приписів постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2022 №164 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану».
4. Деталізовано процедуру передачі та продовження провадження незакінчених спадкових справ або закінчених спадкових справ для видачі додаткових свідоцтв про право на спадщину.
Водночас наказом внесено й інші зміни до Правил, якими, серед іншого, впорядковано питання складання та оформлення організаційно-розпорядчих, нотаріальних документів, порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, приймання, розгляду і реєстрації кореспонденції, порядку передавання справ до нотаріального архіву тощо.