Порядок проведення перерахунку сум доходів та наданих податкових соціальних пільг встановлений п.169.4 ст.169 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ).
Згідно із пп. 169.4.2 п. 169.4 ст. 169 ПКУ роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги, з урахуванням положень абзацу другого п. 167.1 ст. 167 ПКУ, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги:
за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 п. 169.2 цієї статті;
під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.
Підпунктом 169.4.3 п. 169.4 ст. 169 ПКУ передбачено, що роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має платник податку право на застосування податкової соціальної пільги.
Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих податкових соціальних пільг відображаються працедавцем у податковому розрахунку за ф. №1 ДФ.
Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку затверджений наказом ДПА України від 24.12.10 №1020 (далі – Порядок).
Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого податку, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати.
При цьому, якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає переплата податку, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання платника податку за відповідний місяць, а при недостатності такої суми – зменшується сума податкових зобов’язань наступних податкових періодів, до повного повернення суми такої переплати.
Враховуючи вищевикладене, р. III Порядку передбачено, що податковий розрахунок за ф. №1ДФ заповнюється наступним чином:
у рядках 3 та 3а проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період;
у рядках 4 та 4а проставляється сума податку на доходи у фізичних осіб з врахуванням суми недоплати/переплати.
Крім того, результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих податкових соціальних пільг необхідно відобразити працедавцем у податковому розрахунку за ф. №1ДФ за IV квартал звітного року.