Придбав товари за власні кошти — ще й сплатив ПДФО та військовий збір!

Коментар до листа ДФСУ від 23.02.2018 р. №765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК

У коментованій індивідуальній консультації ДФСУ наголошує: якщо фізособою (працівником) придбання товарів для потреб юрособи здійснено за рахунок власних коштів (тобто юридичною особою (працедавцем) попередньо не видавалися кошти під звіт), то сума коштів, виплачених такій фізособі за товари, включається до її загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інші доходи та оподатковується на загальних підставах.

Несподівано, чи не так?

«При цьому зазначена сума коштів не є базою нарахування єдиного внеску» - зазначено у листі. І вже хоч на цьому дякуємо.

Хоча, якщо є ПДФО, то доведеться сплатити з такого «доходу» і військовий збір.

Що ж робити з таким роз’ясненням і як «відбитися» від зайвого оподаткування?

Аргументація від НБУ та Мінсоцполітики

Перше, про що слід згадати, це листи від НБУ та Мінсоцполітики, присвячені цьому запитанню. Точніше, класифікації відносин, які виникають між таким працівником та його роботодавцем.

Так, Нацбанк у листі  від 14.09.2016 р. №18-0005/76945 вважав, що між працівником та його роботодавцем в такому випадку виникають цивільно-правові відносини (але без укладання договору доручення). Зазначені особи мають керуватись вимогами статей 1159 та 1160 ЦКУ, які передбачають відшкодування витрат підприємством, у разі якщо придбані товари (роботи, послуги) своєчасно та у повному обсязі оприбутковані та відображені у бухобліку підприємства.

Мінсоцполітики у листі від 14.09.2016 р. №13517/0/14-16/13 навпаки вважало, що якщо трудовим договором встановлено обов'язок працівника купувати товар за власні кошти з наступним відшкодуванням цих коштів роботодавцем, то такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю. Зокрема, з цього можна зробити висновок, що ці кошти мають входити до загальної суми, яку роботодавець має виплатити працівнику при його звільненні. 

Отже, маємо два різних погляди на проблему. А висновки з них такі:

1) якщо працівник платить за товари, роботи, послуги з власних коштів тому, що це передбачено його трудовими обов’язками (зазначено у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо), це трудові відносини. І спір щодо відшкодування цих витрат теж розглядатиметься за КЗпП;

2) якщо ж ні, але відшкодування витрат здійснюється за авансовим звітом, то це цивільно-правові відносини.  При цьому немає значення, чи був із працівником попередньо укладений договір доручення. Працівник, який подав такий звіт, матиме право на відшкодування.

Наголошуємо: найголовніше те, що аби отримати право на відшкодування витрат, працівнику доведеться їх понести за рахунок власних коштів та підтвердити документально!

Позиція Мінфіну

Мінфін у листі від 01.12.2016 р. №31-11170-16-29/34246 наголошує, що якщо працівник подав авансовий звіт за такими витратами, то роботодавець має визнати заборгованість перед ним і відобразити її за кредитом субрахунку 372, який має назву "Розрахунки з підзвітними особами".

Отже, порядок відображення в бухобліку такого відшкодування буде аналогічним за ситуацією, коли, наприклад, працівник зробив перевитрату під час відрядження. До речі, щодо цієї ситуації у податківців чомусь протилежна точка зору. У листі від 15.06.2017 р. №649/6/99-99-13-02-03-15/ІПК ДФСУ роз’яснює: якщо підприємство не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат. При цьому, окрім зазначених вимог, мають бути виконані усі інші вимоги, встановлені п. 170.9 ПКУ.

Позиція редакції

Звісно, ми з таким роз’ясненням не згодні. Ситуація, про яку йдеться у коментованому листі, не нова і дуже поширена. Поява такого фіскального роз’яснення призведе до численних штрафів щодо роботодавців та донарахування податків.  

Ще б можна було погодитися з позицією податківців, якби йшлося про відсутність документів, які підтверджують понесені витрати.

Наприклад, якщо працівник надає авансовий звіт про те, що він придбав для підприємства канцтовари, але не надає жодних документів для їх оприбуткування та щодо проведення розрахункової операції з продавцем (накладних, товарних або фіскальних чеків, розрахункових квитанцій тощо). Але керівник йому вірить на слово і затверджує такий авансовий звіт, отже працівник отримує компенсацію заявлених, але не підтверджених витрат. У такому разі зрозуміло, чому таке відшкодування є оподаткованим доходом.

Але коли працівник оплачує товари, роботи чи послуги, які справді отримує роботодавець, та подає звіт про понесені витрати і підтверджує їх документально, незрозуміло, про який дохід в такому випадку взагалі йдеться.

Звісно, це лише індивідуальна податкова консультація, а значить, вона поширюється на конкретного платника податків, який задав ДФС запитання. Та все ж не радимо роботодавцям забувати про це роз’яснення, адже воно надано центральним податковим органом. І буде розміщено на сайті ДФСУ, у вільному доступі (згідно із п. 52.4 ПКУ та Порядком №523). А отже, може використовуватися податківцями при документальних перевірках.

Тому безпечніше буде забезпечувати працівників, які роблять покупки для роботодавців, авансовими підзвітними коштами. Або оформлювати на них корпоративні картки з постійним доступом до окремого рахунку роботодавця з коштами, призначеними для таких покупок.