ЕСВ
Форма и порядок составления отчетности по ЕСВ определены Порядком №454. Сроки представления отчетности установлены ч. 8 ст. 9 Закона о ЕСВ и п. 49.18 НКУ. Форма отчетности по ЕСВ для работодателей установлена в приложении 4 к Порядку №454 (далее — приложение 4 или отчет по ЕСВ).
Работодатели заполняют только те таблицы приложения 4, которые требуют отражения отчетных данных. Например, таблица 5 приложения 4 не формируется и не подается, если у работодателя в течение отчетного месяца не были приняты или уволены наемные работники, не заключались или не расторгались договоры гражданско-правового характера (далее — договоры ГПХ), не начинались или не заканчивались социальные отпуска работников (отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста, отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, отпуск по беременности и родам).
Как правило, работодатели заполняют в приложении 4 только титульный лист и таблицы 1, 5, 6 и 7.
Рассмотрим, как заполняются отдельные строки и графы таблиц приложения 4.
Начнем с таблицы 1 приложения 4, в которой отражаются:
Строка 1 (строки 1.1, 1.2 и т. д.) — общая сумма начисленной работникам заработной платы, вознаграждений за выполненную работу (оказанные услуги) по гражданско-правовым договорам, оплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия в связи с беременностью и родами. Указанные выплаты приводятся в сумме, в которой они были начислены, без ограничения в виде максимальной величины базы начисления ЕСВ.
Строка 2 (строки 2.1, 2.2 и т. д.) — показатели, аналогичные строке 1, но в пределах максимальной величины начисления ЕСВ.
Строка 3 — суммы начисленного работодателем ЕСВ («сверху»), которые исчисляются в соответствующих размерах (ставках) к суммам доходов, определенных в строке 2. Данные суммы также отражаются как в разрезе доходов и ставок, так и в общем значении.
Строка 4 (строки 4.1, 4.2 и т. д.) — показатели, аналогичные строке 2, но приводятся суммы начисленных доходов работников, из которых удержан ЕСВ.
Строка 5 (строки 5.1, 5.2 и т.д.) — показатели, аналогичные строке 3, но приводятся суммы не начисленного, а удержанного из доходов работника ЕСВ.
Строки 6 и 7 — в данных строках работодатель имеет возможность исправить ошибку, допущенную в предыдущих отчетных периодах при заполнении таблицы 1 (подробнее об этом ниже).
Перейдем к таблице 5 приложения 4, в которой отражаются отдельные данные о наемных работниках, не связанные непосредственно с начислением/удержанием ЕСВ.
Графа 6 — данные о гражданстве наемного работника: значение «1», если наемный работник — гражданин Украины, или «0» — если он гражданин другой страны.
Графа 8 — сведения о наличии заключенного с работником договора ГПХ: значение «1», если такой договор заключен, в противном случае — «0».
Графы 9 и 10 — персональные данные работников: номер учетной карточки застрахованного лица (соответствует номеру карточки плательщика налогов) и Ф. И. О.
Графа 11 — дата приема на работу (дата окончания трудовых отношений) — для принятых (уволенных) в отчетном месяце наемных сотрудников; для нанятых по договорам ГПХ — дата начала/окончания действия договора ГПХ, если она приходится на отчетный период; для наемных работников, которые отправляются/возвращаются из отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 3 лет, по уходу за ребенком от 3 до 6 лет, — дата начала/окончания отпуска согласно приказу (распоряжению) руководителя.
На таблице 5 приложения 4 хотелось бы немного задержаться, так как сейчас эта форма выполняет еще одну важную миссию. С 1 января 2015 года все работодатели, согласно изменениям, которые были внесены Законом №77, обязаны очень внимательно относиться к приему на работу новых сотрудников. Вне зависимости от условий приема на работу ( основное место работы, работа по совместительству, работа на условиях договора ГПХ) работник не может быть допущен к выполнению своих трудовых обязанностей без выполнения двух обязательных требований. Первое — это заключение трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа. И второе — это уведомление органов ГФСУ о таком приеме на работу в порядке, установленном КМУ (ст. 24 КЗоТ). На протяжении января все работодатели находились в ожидании вышеуказанного порядка, а осторожные бухгалтеры спешили уведомить ГФС любым возможным способом (чаще всего обычным письмом). Наконец-то налоговики разъяснили, как поступить в такой ситуации. В своем письме от 29.01.2015 г. №2627/7/99-99-17-03-01-17 фискальная служба информирует, что поскольку на сегодня отсутствует порядок уведомления ГФС о приеме работника на работу, то до принятия соответствующего порядка «уведомлением» считается именно заполнение таблицы 5 приложения 4. При этом заранее такое «уведомление» подавать не нужно. Оно подается, как обычно, с отчетом по ЕСВ, в установленные для этого отчета сроки. Также нет необходимости формировать отдельную таблицу 5 приложения 4 для каждого из принятых работников. То есть при каждом приеме работника на работу титульный лист с таблицей 5 приложения 4 не подается. Итак, если предприятие приняло в январе работника, то в срок не позднее 20 февраля необходимо отразить такой прием в таблице 5 приложения 4, что, собственно, входило в обязанность такого работодателя и ранее. Такое отражение пока и будет служить уведомлением о приеме работника на работу.
Перейдем к таблице 6 приложения 4, в которой персонифицированно отражаются суммы начисленных доходов работников и удержанного из таких доходов ЕСВ. Приведем соответствие тех строк и граф данного приложения отчетности, которые вызывают больше всего вопросов, необходимым показателям для заполнения.
Графа 13 — количество календарных дней, приходящихся на период болезни работника согласно предоставленному им листку нетрудоспособности.
Графа 14 -количество календарных дней, приходящихся на отчетный период (месяц), когда за работником не сохранялась заработная плата (ст. 25, 26 Закона об отпусках). Эта графа может быть заполнена со знаком «-», если нужно уменьшить количество дней без сохранения заработной платы, отраженных в предыдущих отчетных периодах (для исправления ошибки, о чем ниже).
Графа 15 — количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых физлицо состояло в трудовых отношениях (или на которые приходится действие договора ГПХ).
Графа 16 — количество календарных дней отпуска по беременности и родам, в разрезе месяцев нахождения работницы в данном отпуске. Графа заполняется при отражении в таблице 6 суммы начисленного пособия по беременности и родам, чтобы указать, за какое количество календарных дней какого месяца оно начислено.
Таблица 7 приложения 4 формируется и подается работодателями только в случае определения периодов (сроков) трудовой деятельности наемных работников, которые, в соответствии с законами, устанавливающими условия пенсионного обеспечения, дают право на пенсию, а также страховой стаж, не связанные с трудовой и/или профессиональной деятельностью. Если у работодателя отсутствуют рабочие места, работа на которых засчитывается в специальный стаж, то таблицу 7 приложения 4 он не заполняет и не подает (п. 4.13 Порядка №454).
Пример 1 На предприятии начислена компенсация за неиспользованный отпуск увольняющемуся сотруднику. Надо ли заполнять графу 10 таблицы 6 приложения 4 отчета о ЕСВ?
Статьей 24 Закона об отпусках определено, что в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей (независимо от оснований увольнения). Согласно ст. 2 Закона об оплате труда, суммы денежных компенсаций в случае неиспользования ежегодных (основного и дополнительных) отпусков работникам в размерах, предусмотренных законодательством, входят в фонд оплаты труда в составе фонда дополнительной заработной платы и являются объектом для начисления и удержания единого взноса.
Поскольку компенсация за дни неиспользованного ежегодного отпуска (основного и дополнительного) не является суммой отпускных, начисленных за фактически использованный работником отпуск, то в таблице 6 приложения 4 отчета о ЕСВ начисленные работодателем суммы компенсации работнику приводятся без указания кода типа начислений (заполнения графы 10).
Исправляем ошибки в отчете по ЕСВ
1. Если страхователь обнаружил ошибки в сданном отчете до истечения конечного срока представления этого отчета, то он имеет право повторно сформировать и подать отчет (п. 5.1 Порядка №454). При этом действующим будет считаться последний поданный страхователем отчет по ЕСВ.
2. Если страхователь обнаружил недостоверные сведения в отчете по ЕСВ по окончании сроков подачи (либо такие сведения уже накоплены в электронных базах персонифицированного учета), то он подает два отчета: отменяющий и первоначальный либо только отменяющий, если для исправления ошибки достаточно аннулировать данные (п. 5.2 Порядка №454).
3. Если страхователь ошибся в реквизитах, касающихся страхователя или застрахованного лица, — подаются отменяющие отчеты. При этом изменения в суммах начисленной заработной платы или дохода и в связи с таким начислением сумм ЕСВ за отчетный месяц не допускаются (п. 5.5 Порядка №454). Для внесения правильных данных вместе с отчетом за текущий период подается отчет за период, требующий исправления, с пометкой «Початкова» (п. 5.7 Порядка №454).
4. Если страхователь вовремя не отразил данные по застрахованному лицу в таблице 5 или 7 приложения 4, для исправления ошибки нужно подать вместе с отчетом за текущий период отчет за предыдущий период (ошибочный) с отметкой «Додаткова». Такой корректирующий отчет должен содержать титульный лист с перечнем таблиц и данные по застрахованному, представленные в таблице 5 или 7 (п. 5.6 Порядка №454).
Пример 2 В сданном отчете по ЕСВ, в таблице 5, забыли отразить уход сотрудницы в декретный отпуск. Как исправить ошибку?
Чтобы исправить ошибку, необходимо вместе с отчетом за текущий период подать отчет за период, в котором забыли отразить данные по сотруднику. При этом направляются только титульный лист и таблица 5 приложения 4 со статусом «Додаткова». В этой таблице отражаются исключительно данные об уходе сотрудницы в декретный отпуск (другие данные, указанные в ранее поданной такой таблице не указываются).
Бывают случаи, когда ошибки были допущены именно в суммах начисленного дохода и ЕСВ. Как исправить показатели таблицы 6 отчета по ЕСВ, а значит, и таблицы 1? Такие исправления возможны только в текущем отчетном периоде, в котором обнаружена ошибка. Показатели корректируются в таблице 6 с помощью соответствующих кодов начисления, указанных в графе 10 «Тип нарахування». Начисленная в прошлых периодах зарплата, на которую страхователь самостоятельно доначислил ЕСВ, приводится с кодом «2». Эта же зарплата, на сумму которой страхователь самостоятельно уменьшил излишне начисленную сумму ЕСВ, отражается с кодом «3». Обратите внимание, что при уменьшении ранее отраженной в таблице суммы ЕСВ сумма уменьшения, как и сумма зарплаты (дохода), по которой уменьшается такая сумма ЕСВ, приводится с положительным значением (без знака «минус»).
Напомним: если в результате допущенной ошибки был доначислен ЕСВ, страхователю придется уплатить штрафные санкции, предусмотренные ч. 10 и ч. 11 Закона о ЕСВ.
Штраф за несвоевременное представление отчета по ЕСВ
Непредставление, несвоевременное представление, представление не по установленной форме отчетности по ЕСВ влечет за собой наложение штрафа в размере 10 н. м. д. г. (170 грн) или 60 н. м. д. г. (1020 грн), если в течение года к плательщику уже был применен штраф за такое нарушение (п. 7 ч. 11 ст. 25 Закона о ЕСВ).
НДФЛ
На данный момент работодатели и другие налоговые агенты по НДФЛ подают налоговый расчет по форме №1ДФ. Форма №1ДФ утверждена Приказом №49, которым устанавливается и порядок заполнения расчета (далее — Порядок №49). Приложение к Порядку №49 содержит, в частности, перечень признаков (кодов) налоговых социальных льгот, которые могут быть применены для уменьшения суммы налогооблагаемого дохода, и справочник признаков доходов, полученных физлицом в течение отчетного периода.
Согласно пп. «б» п. 176.2 НКУ, форма №1ДФ подается налоговыми агентами ежеквартально на протяжении 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала, только в случае начисления сумм дохода налогоплательщикам-физлицам в течение отчетного периода.
Таким образом, если плательщик налога получал на предприятии доходы разных видов, то информация по такому плательщику в форме №1ДФ отражается в стольких строках, сколько видов доходов и налоговых льгот имел плательщик НДФЛ в отчетном периоде.
Пример 3 Бухгалтер Петрова О. П. была принята на работу 6 октября 2014 года с окладом 5000 грн. Налоговая социальная льгота не применялась. 1 декабря 2014 года она уволилась по собственному желанию, однако 22 декабря 2014 года вновь была принята на предприятие, на прежних условиях. Как отразить в форме №1ДФ прием и увольнение работника в одном квартале?
Согласно п. 3.7 Порядка №49, в случае неоднократного приема физлица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале о таком лице нужно заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном квартале.
Соответственно, по бухгалтеру Петровой О. П. в форме №1ДФ будет две строки. В каждой строке будет отражаться доход согласно отработанному времени, а именно:
В первой строке отражаются в графах 3а «Сума нарахованого доходу» и 3 «Сума виплаченого доходу» начисления за период с 06.10.2014 г. по 01.12.2014 г. в размере 11250 грн (зарплата за октябрь, ноябрь и один день декабря, а также сумма компенсации за неиспользованный отпуск условно), а в строках 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» — сумма соответствующего указанному доходу НДФЛ, начисленного и уплаченного (1626,75 грн условно). А в графах 6 и 7 «Дата прийняття на роботу» и «Дата звільнення з роботи» указываем, соответственно, — «06.10.2014» и «01.12.2014».
Во второй строке отражаются в графах 3а «Сума нарахованого доходу» и 3 «Сума виплаченого доходу» начисления за период с 22.12.2014 г. по 31.12.2014 г. в размере 2000 грн (зарплата за 8 рабочих дней условно), а в строках 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» — сумма соответствующего указанному доходу НДФЛ начисленного и уплаченного (289,20 грн условно). А в графе 6 «Дата прийняття на роботу» указываем — «22.12.2014».
Если у физлица несколько признаков НСЛ по какому-либо признаку дохода (например, наличие разных льгот в каждом из трех месяцев квартала), то в графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода с указанием соответствующей льготы. Если к доходу физлица НСЛ не применялась, в графе 8 проставляется прочерк. Если же работник одновременно пользуется несколькими НСЛ, то признаки льгот в таком случае в графе 8 формы №1ДФ проставляются через запятую (пример такого объединения указан в таблице 2 приложения к Порядку №49).
Существует также проблема отражения доходов физлиц-предпринимателей, выплачиваемых налоговыми агентами, в случае когда НДФЛ не начисляется, не удерживается и не уплачивается.
Если такие доходы выплачиваются предпринимателю в рамках его предпринимательской деятельности, то он самостоятельно облагает их единым налогом или НДФЛ в зависимости от его системы налогообложения. При этом лицо, выплачивающее доход, не обязано удерживать из дохода НДФЛ и уплачивать его в бюджет. Таким образом, казалось бы, СХД, выплачивающие доходы самозанятым лицам, не обязаны отражать такие доходы в форме №1ДФ. Однако на практике налоговики хотят видеть эти доходы в форме №1ДФ (с признаком дохода 157).
Исправляем ошибки в форме №1ДФ
Если предельный срок подачи формы №1ДФ не истек на дату обнаружения ошибки в ее составлении, налоговый агент подает форму №1ДФ с отметкой «Звітний новий». В случае если ошибка была обнаружена по окончании срока подачи, то ошибка исправляется в уточняющей форме №1ДФ.
Так же заполняются новая отчетная и уточняющая формы №1ДФ.
Для исправления ошибочной строки необходимы два действия:
1) повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — на исключение строки. Такое же действие осуществляется, если нужно только убрать лишнюю строку формы №1ДФ;
2) заполнить строку с правильными значениями и в графе 9 указать «0» — на введение строки. Такое же действие осуществляется, если нужно только добавить пропущенную строку формы №1ДФ.
Независимо от того, когда была обнаружена ошибка в форме №1ДФ, до окончания предельного срока его подачи (при этом подается новая отчетная форма №1ДФ) или после такого окончания (при этом подается уточняющая форма №1ДФ), приводить в этих формах правильные данные, не нуждающиеся в исправлении, не нужно.
Штраф за несвоевременную подачу формы №1ДФ
Если налогоплательщик самостоятельно исправляет ошибки в форме №1ДФ, которые привели к увеличению сумм налоговых обязательств, к налоговым агентам применяется ответственность в виде штрафа, пени и административная ответственность.
Согласно п. 119.2 НКУ, непредставление, представление с нарушением установленных сроков, представление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками, если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств плательщика налога и/или к изменению налогоплательщика, — влекут за собой наложениештрафа в размере 510 грн, а за повторное нарушение в течение года — 1020 грн.
Штрафы не применяются в случаях, когда недостоверные сведения или ошибки в налоговой отчетности о суммах начисленных (уплаченных) доходов и суммах удержанного из них налога, а также суммах полученной оплаты от физлиц за товары (работы, услуги), возникших в связи с исполнением налоговым агентом требований п. 169.4 НКУ, были исправлены в соответствии с требованиями ст. 50 НКУ — путем внесения изменений в налоговую отчетность. Согласно п. 119.2 НКУ можно провести корректировки в форме №1ДФ без применения штрафных санкций. Для реализации такой возможности работодатель (налоговый агент) должен исправить допущенные ошибки за текущий год путем любого перерасчета НДФЛ согласно п. 169.4 НКУ и отразить результаты такого перерасчета в форме №1ДФ за тот квартал, в котором был произведен перерасчет. При этом, согласно п. 127.1 НКУ, работодатель не несет ответственности за неуплату НДФЛ, выявленную при перерасчете.
Пеня начисляется на сумму налогового долга по НДФЛ (при его наличии) за каждый календарный день просрочки в его уплате, в порядке, установленном ст. 129 НКУ.
Александра Олефиренко, «Дебет-Кредит»