Згідно з пунктом 3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 21.01.2014 року № 49, реквізити податкового розрахунку заповнюються наступним чином:
«Працювало у штаті» - проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи. Облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи визначається відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 року № 286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30 листопада 2005 року за № 1442/11722;
«Працювало за цивільно-правовими договорами» - кількість працівників за цивільно-правовими договорами у звітному періоді.
Відповідно до пункту 2.1 Інструкції в облікову кількість штатних працівників включаються усі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві, в т.ч. перебувають у відпустках для догляду за дитиною (підпункт 2.5.9 пункту 2.5 статті 2 Інструкції).
Не включаються до облікової кількості штатних працівників працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (підпункт 2.6.1 пункту 2.6 статті 2 Інструкції), тобто зовнішні сумісники.
Враховуючи викладене вище, оскільки у розрахунку за ф. № 1ДФ не передбачена окрема графа «зовнішні сумісники», то кількість зовнішніх сумісників може включатися до кількості працівників за цивільно-правовими договорами та відображатись в графі «за цивільно-правовими договорами».