Відповідно до підпункту «б» пункту 176.2 статті 176 Податкового кодексу України (особи, які відповідно до Податкового кодексу України мають статус податкових агентів, зобов’язані подавати у строки, встановлені Податковим кодексом України для податкового кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку до контролюючого органу за місцем свого розташування. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду.
Згідно з пунктом 3.7 розділу III Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 року № 4, графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються.
У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.
У графі 6 «Дата прийняття на роботу» відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття 17 квітня 2015 року, то у графі 6 потрібно вказати «17.04.2015». (підпункт 3.7.1 пункту 3.7 розділу III Порядку № 4).
У графі 7 «Дата звільнення з роботи» відображається дата звільнення фізичної особи з роботи аналогічно абзацу другому цього пункту.
Враховуючи викладене вище, у разі відсутності нарахування та виплати доходу в кварталі, в якому відбулося звільнення працівника податковий розрахунок за формою № 1ДФ не подається та графа 7 «Дата звільнення з роботи» такого розрахунку не заповнюється.