Як рахувати лікарняні та декретні у 2024 році: поради роботодавцю

Спершу нагадаємо, що ще Постановою КМУ від 02.12.2022 №1350 Урядом було внесено зміни до Постанови №1266 і затвердженого нею Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням (Порядку №1266).

Завдяки цим змінам допомогу з тимчасової непрацездатності та допомогу у зв’язку із вагітністю та пологами тепер виплачує ПФУ (а не ФСС, як колись). До ПФУ роботодавці і подають документи для отримання фінансування цих виплат. 

Порядок оплати лікарняних та декретних

Оплата лікарняних поділяється на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється з шостого дня за кошти держави.

Перші 5 днів тимчасової непрацездатності, незалежно від її причини, оплачуються коштом роботодавця (ст. 15 Закону №1105).

Та допомога з тимчасової непрацездатності для догляду за хворою дитиною чи хворим членом сім'ї, а також допомога по вагітності та пологах оплачується з першого дня за кошти держави (ст. 15 та 18 Закону №1105).

Зверніть увагу, що з 01.01.2023 страхові виплати, передбачені Законом №1105, здійснюються, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше шести календарних місяців (а не дванадцяти) з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ст. 24 Закону №1105).

Обмеження розміру матеріального забезпечення

Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців:

• допомога з тимчасової непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку (у першому кварталі 2024 р. – 233,25 грн, з 1 квітня 2024 р. – 262,81 грн);
• допомога у зв’язку з вагітністю та пологами обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у першому кварталі 2024 р. – 466,50 грн, з 1 квітня 2024 р. – 525,62 грн). 

Відобразимо це у зручній таблиці (див. таблицю 1).

Таблиця 1

Обмеження лікарняних та декретних, якщо страховий стаж застрахованої особи менший ніж 6 місяців

Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності

Нагадаємо, що допомога з тимчасової непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:

1. 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;
2. 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;
3. 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;
4. 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років; 
5. 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»; особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.

Розрахунок лікарняних та декретних: покроковий алгоритм

Пропонуємо розглянути порядок розрахунку лікарняного за простим алгоритмом.

Крок 1: визначаємо розрахунковий період

При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:

1. повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
2. неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
3. відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).

ПРИКЛАД 1. Працівник працює на підприємстві з 01.02.2015. Листок тимчасової непрацездатності було видано з 22.10.2023 по 19.11.2023. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку (початку періоду непрацездатності): жовтень 2022 р. – вересень 2023 р.

Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж 12 календарних місяців за останнім місцем роботи, розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).

ПРИКЛАД 2. Працівник працює на підприємстві з 06.10.2023. Листок тимчасової непрацездатності видано на період 01.01.2024 – 05.01.2024. Розрахунковим періодом буде листопад – грудень 2023 р. 

Зверніть увагу: місяць, у якому працівника було прийнято на роботу з першого робочого дня, але не з першого календарного числа, не бере участі в розрахунковому періоді. Хоча за такий місяць роботодавець і мав нарахувати ЄСВ не менше ніж мінімальний розмір страхового внеску. 

У випадку перебування застрахованої особи у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).

ПРИКЛАД 3. Працівника прийнято на роботу 01.01.2024. Листок тимчасової непрацездатності видано за період 11.01.2024 – 15.01.2024. Розрахунковим періодом буде період з 01.01.2024 по 10.01.2024.

Крок 2: виключаємо з розрахункового періоду дні, не відпрацьовані з поважних причин

Відповідно до п. 3 Порядку №1266 дні відсутності працівника з поважних причин виключаються з розрахункового періоду. Виплати за ці періоди не включаються до  розрахунку середньої заробітної плати.

Унаочнимо у таблиці перелік поважних причин, якими вони були на початку 2023 року.  

Також до переліку поважних причин було додано період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період. 

Тобто період мобілізації тепер теж не включається до розрахункового періоду при обчисленні лікарняних та декретних роботодавцем. Така зміна у Порядку № 1266 набрала чинності з 07.06.2023. 

ПРИКЛАД 4.

Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.08.2023. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, він працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». З працівником призупиняли дію трудового договору з 01.10.2023 по 31.10.2023. Посадовий оклад – 20 000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.01.2024 по 07.01.2024 працівник хворів.

Розрахунок лікарняних:

середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн х 4) : (31 к. д. + 30 к. д. + 30 к. д. + 31) = 655,74 грн (призупинення дії трудового договору виключаємо з розрахункового періоду);

1. з урахуванням загального страхового стажу: 655,74 х 100% = 655,74 грн;
2. розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі фактичного заробітку: 655,74 х 7 к. д. = 4 590,18 грн

Що буде, якщо період призупинення трудового договору із розрахункового періоду виключити? 

Розрахунок лікарняних:

1. середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн х 4) : (31 к. д. + 30 к. д. + 30 к. д. + 31) = 655,74 грн (призупинення дії трудового договору виключаємо з розрахункового періоду);
2. з урахуванням загального страхового стажу: 655,74 х 100% = 655,74 грн;
3. розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі фактичного заробітку: 655,74 х 7 к. д. = 4 590,18 грн. 

Чи враховуються у розрахунку лікарняних календарні дні оплачуваної відпустки, суми відпусткових?

Якщо у розрахунковому періоді є невідпрацьований час з інших причин (час перебування в оплачуваних відпустках (щорічній основній або додатковій, навчальній відпустці, на курсах підвищення кваліфікації, у простої тощо), календарні дні, не відпрацьовані з таких причин, не виключаються з розрахункового періоду. Виплати, нараховані за такі дні, за умови сплати з них ЄСВ, враховуються у розрахунку середньоденної зарплати.

Крок 3: визначаємо сукупний дохід, що враховується для обчислення середньої зарплати

Середня заробітна плата для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до додатка Д1 (п. 32 Порядку №1266).

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім'ї) у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 2 Порядку №1266). Це досягається шляхом включення до сукупного доходу лише виплат, з яких сплачено ЄСВ.

При цьому треба пам'ятати нюанс про сумісників – їм допомога з тимчасової втрати працездатності та допомога у зв'язку із вагітністю та пологами виплачується лише за одним місцем роботи! А от лікарняні за перші 5 днів – виплачуються сумісникам за всіма місяцями роботи. 

Тому якщо лікарняні за перші 5 днів виплачуються за місцем роботи за сумісництвом, потрібно пам’ятати, що сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 30 Порядку №1266).

Крок 4: визначаємо середньоденну заробітну плату

Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку №1266).

Тобто розрахунок середньоденної зарплати можна умовно навести у вигляді формули:

СрЗф = Дс/Кр, де

СрЗф – це середньоденна зарплата, обрахована з фактичних доходів працівника,

Дс – сукупний дохід, визначений за Кроком 3,

Кр – кількість днів розрахункового періоду, визначена за Кроками 1 та 2.

Але якби все було так просто! На жаль, знати значення показника СрЗф недостатньо, щоби обрахувати лікарняні. Його потрібно порівняти з іншими середньоденними доходами, обрахованими за спеціальними правилами. А ще – треба пам’ятати про правила застосування загального страхового стажу працівників при обчисленні лікарняних.

ПРИКЛАД 5. Розрахунок лікарняних працівнику, який відпрацював 3 місяці та перед цим рік не працював

Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.10.2023. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». Посадовий оклад – 20 000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.01.2024 по 07.01.2024 працівник хворів.

Розрахунок лікарняних:

1. середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн + 20 000 грн + 20 000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 652,17 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 652,17 х 100% = 652,17 грн;
3. середньоденна зарплата на рівні МЗП – 7 100,00 : 30,44 к. д. = 233,25;
4. розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 233,25 х 7 к. д. = 1 632,75 грн.

ПРИКЛАД 6. Розраховуємо лікарняні працівнику, який захворів у перший день роботи і не має страхового стажу 6 місяців за останні 12 місяців

Працівника було прийнято у ТОВ «В» 04.01.2024. Для працівника ТОВ «В» – це не перше місце роботи, але в нього немає страхового стажу 12 місяців перед настанням страхового випадку. Посадовий оклад – 6 000,00 грн. Страховий стаж працівника більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 04.01.2024 по 10.01.2024 працівник хворів.

Розрахунок лікарняних:

1. середньоденна зарплата за фактичними даними – 6 000,00 грн : 30,44 к. д. = 197,11 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 197,11 грн х 100% = 197,11 грн;
3. середньоденна зарплата на рівні МЗП – 7 100,00 : 30,44 к. д. = 233,25;
4. розраховують лікарняні за кошти підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, оскільки вона менша за МЗП: 197,11 х 7 к. д. = 1 379,77 грн.

ПРИКЛАД 7. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3-х років

Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.01.2020 по 01.01.2024. Посадовий оклад працівниці – 10 500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. Період відпустки по догляду за дитиною до 3-х років теж входить до страхового стажу. З 06.01.2024 по 11.01.2024 працівниця хворіла.

Розрахунок лікарняних:

1. розрахунковим періодом для цього випадку є січень – грудень 2023 року. Але оскільки у цьому періоді працівниця перебувала у декретній відпустці, яка виключається із розрахункового періоду, середньоденна зарплата за фактичними даними рахується виходячи з її окладу: 10 500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
3. нарахування лікарняних за кошти підприємства проводиться на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 344,94 грн х 7 к. д. = 2 414,58 грн.

ПРИКЛАД 8. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років за медичним висновком

Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років весь 2023 рік. Посадовий оклад працівниці – 10 500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 06.01.2024 по 11.01.2024 працівниця хворіла.

Розрахунок лікарняних:

1. розрахунковим періодом для цього випадку є січень – грудень 2023 року. Але період відпустки по догляду за дитиною до 6-ти років виключається з розрахункового періоду, тому середньоденна зарплата за фактичними даними рахується виходячи з її окладу: 10 500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
2. з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
3. середньоденна зарплата на рівні МЗП – 7 100,00 : 30,44 к. д. = 233,25;
4. період перебування у відпустці для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років не входить до страхового стажу. Розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 233,25 х 7 к. д. = 1 632,75 грн. 

30,44 – що це за величина та коли її застосовувати? 

30,44 – це середньомісячна кількість календарних днів у році (з Порядку №1266).

У разі коли страхові виплати призначаються виходячи з розміру середньомісячної заробітної плати (доходу), середньомісячна заробітна плата (дохід) обчислюється шляхом множення середньої заробітної плати (доходу) за один календарний день на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Також на 30,44 у певних випадках потрібно й ділити. Унаочнимо у зручній таблиці, коли саме.

Відповідно до вищезгаданого, середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) за один календарний день визначається шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (у разі коли особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44) (п. 5 Порядку №1266).