Коментар до Постанови ВС від 05.08.2020 р., справа №1140/3392/18
Довірена особа працює на підставі довіреності
Коли ми говоримо про власних працівників (які працюють за трудовими договорами), то те, що вони мають зробити в інтересах та від імені роботодавця, як правило, не потребує довіреності. Тому що, як правило, такі дії входять в їхні службові обов’язки та прописані в посадових інструкціях. Втім, подекуди, коли такі працівники представляють інтереси роботодавця в державних органах, ті вимагають надання довіреностей.
Якщо ж йдеться про сторонню особу, яка залучається для виконання певного доручення на підставі цивільно-правового договору, без довіреності не обійтись.
Визначення довіреності міститься у ч. 3 ст. 244 ЦКУ, за якою довіреність – це письмовий документ, що видається довірителем представнику для засвідчення його повноважень перед третіми особами в процесі здійснення представництва.
Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або особою, уповноваженою на це її установчими документами (наразі ми говоримо про керівника юрособи) та скріплюється підписом такого керівника і печаткою (за наявності) цієї юридичної особи.
Довіреності, що видаються юридичними особами, не вимагають нотаріального посвідчення, оскільки вони посвідчуються безпосередньо організацією шляхом підписування керівником організації та скріплюються печаткою.
Отже, довіреність – це один з документів, який оформляється для делегування повноважень керівника підприємства його представнику. Це стосується представництва перед органами державної влади, у відносинах з контрагентами та в судах.
Основні вимоги до оформлення довіреності
Типової форми довіреності зараз не існує. Бланк суворої звітності, на якій раніше оформлювались довіреності, скасовано. Проте основні вимоги до довіреності існують:
1) форма довіреності – звичайна письмова (як правило, на бланку юрособи) за підписом керівника, підписанта та скріплена печаткою (за її наявності);
2) у тексті довіреності мають бути зазначені місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові (повне найменування юридичної особи), місцезнаходження юридичної особи та відомості про представника (адреса проживання, паспортні дані), а в необхідних випадках і посаду, яку він займає;
3) у довіреності встановлюється дата вчинення та строк її дії. Довіреність без дати вчинення є недійсною. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії.
На практиці, більшість керівників встановлюють строк довіреності від кількох місяців до одного року та обов’язково відкликають її у разі звільнення представника до закінчення строку дії довіреності;
4) у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити представнику, а також інші дії, які можуть бути необхідними чи пов’язаними з цілями довіреності. Наприклад, підписувати документи, посвідчувати копії документів, які складаються юрособою, надавати пояснення, складати заяви, клопотання, які пов’язані з виконанням основного доручення.
Наприклад, у довіреності наведено – представляти інтереси юрособи при оскарженні дії податкових органів. При цьому необхідно скласти заяву чи клопотання про відкладення розгляду справи, витребувати певні докази, долучити документи до матеріалів справи, підписати такі заяви\клопотання від імені представника, посвідчити копії поданих документів тощо.
Відповідно перелічити а/або передбачити наперед всі дії представника не можливо, тому у довіреності вказують на «інші дії, які можуть бути необхідними чи пов’язаними з цілями довіреності».
А ось щодо надання повноважень підписувати заяви та інші документи, що складаються представником, та право на засвідчення копій документів, які ним подаються, у т.ч. й документів, що складаються від імені юрособи, то якщо таке право делегується – про це потрібно обов’язково вказати у довіреності. Інакше такі копії просто не визнають!
Втім, такі правила продиктовані більше практикою, ніж нормою закону, що й викликає багато спорів щодо дій представників юросіб (як і сталось у коментованій нами справі).
Порядок засвідчення копій документів для ЮО
На початку розберемось з тим, як правильно засвідчувати копії документів. Що саме при цьому треба написати на такій копії?
Пунктом 1.1 Уніфікованої системи Організаційно-розпорядчої документації Вимоги до оформлювання документів (далі - ДСТУ 4163-2003) передбачено, що цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, які створені в результаті діяльності
- органів державної влади України,
- органів місцевого самоврядування;
- підприємств, установ, організацій та їх об`єднань усіх форм власності (далі - організацій).
Відповідно до п. 5.26 ДСТУ 4163-2003 відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Але оскільки наявність печатки наразі не є обов’язковою для юросіб, то ці вимоги виконують лише ті, в кого печатка є.
А ось інше правило є обов’язковим для всіх юросіб. Відповідно до п. 5.27 ДСТУ 4163-2003 відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії, і проставляють нижче реквізиту 23 «підпис».
Приклад
Згідно з оригіналом
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2001
Тож представник має знати, що копії документів слід засвідчувати правильно, інакше у їх прийнятті може бути відмовлено.
Повноваження на засвідчення копій можуть делегуватись представнику
Повертаючись до коментованої нами справи, питання в суді стало саме щодо можливості зазначення у довіреності права вчиняти дії, в тому числі, засвідчувати копії документів та самої довіреності.
Верховний Суд звернув увагу, що відповідно до положень статті 238 ЦКУ представник (у тому числі і за довіреністю юридичної особи) може бути уповноважений на вчинення лише тих правочинів, право на вчинення яких має особа, яку він представляє.
При цьому законодавством не встановлено жодних обмежень щодо зазначення у змісті довіреності посилання на уповноваження представника на засвідчення копій документів, у тому числі й довіреності, а також щодо подання таких копій до будь-якого підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, державних органів, суду. Головне, щоб таке право було в того, хто складає та підписує таку довіреність!
Але, коли йдеться про представництво в адміністративних судах, то Верховний Суд наголосив: під час вирішення питання відповідності копії документа, що підтверджує повноваження представника юридичної особи, вимогам статті 59 КАС України, зокрема при визнанні копії довіреності такою, що є засвідченою у визначеному законом порядку, слід уникати зайвого формалізму, як-от констатація відсутності в матеріалах заяви (скарги) копії посадової інструкції особи, яка засвідчила копію відповідного документа, відсутність у довіреності вказівки на повноваження представника на засвідчення копії довіреності тощо.
Тому при оформленні довіреності представнику достатньо вказати на право засвідчення копії документів без уточнення самого переліку таких документів. У такому разі вважається, що представнику надано право засвідчувати копії всіх документів, які складаються та видають від імені юрособи, у т.ч. копію самої довіреності.
Але вказати на право засвідчення копії документів у тексті довіреності слід обов’язково, як і навчити представника правильно, відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003, засвідчувати такі копії.
А як щодо печатки на копії?
Якщо юрособа використовує у своїй діяльності печатку, то передавати чи виготовляти спеціально печатку для представника –не потрібно. Представник засвідчує копії документів від власного імені та не користується печаткою.
Висновки
Якщо у довіреності зазначено право робити та засвідчувати копії документів, то довірена особа (представник) зможе їх робити та засвідчувати, а також надавати такі копії у всі органи державної влади, місцевого самоврядування при зверненні до суду та у відносинах з приватними структурами.
За відсутності такого у довіреності – копії документів від юрособи засвідчує її керівник чи інша, уповноважена на це особа.
***
УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!