Підготовка до фінзвітності – 2021: річна інвентаризація

Вже декілька років (починаючи з 2015 р.) порядок, строки та обов'язковість проведення інвентаризації визначено у Положенні №879.

Зверніть увагу, що цим положенням мають користуватись всі без винятку юридичні особи незалежно від форми власності, організації або системи оподаткування. Тобто, воно поширюється і на таких юросіб як громадські організації, бюджетні та неприбуткові установи, а також представництва іноземних суб'єктів господарювання.

Але це положення не поширюється на фізичних осіб — підприємців (незалежно від обраної системи оподаткування). Проте і підприємцям варто вивчити Положення №879. Адже податківці мають право під час фактичної або документальної податкової перевірки вимагати від ФОП, якого перевіряють, і проведення інвентаризації, і визначення залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки тощо. Крім того, все більшому колу ФОПів доводиться вести товарний облік. А вести такий облік без періодичної його перевірки шляхом інвентаризації недоцільно. Але знову ж таки, підприємець проводить таку інвентаризацію на власний розсуд – слідувати всім правилам проведення інвентаризації, що встановлені Положенням №879, для них не обов’язково.

Обов’язкова та добровільна інвентаризація у юросіб

Відповідно до п. 1 ст. 10 Закону про бухоблік, юрособи зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань для забезпечення вірогідності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Але насправді інвентаризація може бути обов'язковою або добровільною.

У випадку добровільної інвентаризації об'єкти і періодичність інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства.

Повний перелік випадків, за яких підприємство зобов’язане провести інвентаризацію наведено у  п. 7 Положення №879. Перераховувати їх ще раз ми не будемо, а лише зупинимось на актуальному для нас зараз. Зокрема, інвентаризація є обов'язковою перед складанням річної фінансової звітності. І ось це питання ми і розглянемо далі детальніше.

Загальні принципи річної інвентаризації

Така інвентаризація є суцільною, тобто охоплює всі види зобов'язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцеперебування, у тому числі:

• предмети, що передані у тимчасове користування, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану;
• активи і зобов'язання, які обліковуються на позабалансових рахунках (цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні);
• умовні активи і зобов'язання (непередбачені активи та зобов'язання) підприємства (застави, гарантії, зобов'язання тощо);
• бланки документів суворої звітності;
• інші активи.

Фактично річна інвентаризація є підготовчим етапом для складання фінансової звітності. А оскільки така звітність складається на останній день звітного року, то і інвентаризацію необхідно провести (закінчити) до 31 грудня.

Але зовсім не обов’язково проводити інвентаризацію саме 31 грудня (дату складання фінзвітності) – фактичну дату, на яку буде проведено інвентаризацію певних активів та зобов’язань, керівник підприємства визначає самостійно у відповідному наказі.

Є строки проведення річної інвентаризації певних активів та пасивів юрособи, зазначені в Положенні №879:

Зверніть увагу! За рішенням керівника підприємства інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку обсягом не менше 30% усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією всіх інструментів, приладів, інвентарю (меблів) протягом трьох років.

Що ж стосується основних засобів, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством, то їх інвентаризацію слід провести до дати тимчасового вибуття таких об’єктів з підприємства.

Є й такі об’єкти, інвентаризація яких може бути проведена у будь-який час, та мало того, періодичність її проведення становить не рідше одного разу на три роки. Зокрема, це стосується таких об’єктів:

• земельні ділянки;
• будівлі, споруди та інші нерухомі об'єкти (крім нерухомого майна державних підприємств).

Таким чином, річну інвентаризацію слід проводити у будь-який визначений керівником день, але враховуючи наведені вище терміни. Якщо підприємство невелике і впорається з інвентаризацією доволі швидко, то інвентаризацію його можна провести і в грудні. Але велике підприємство, тим більше таке, що має активи, розташовані в різних місцях зберігання, може за місяць і не впоратися, тож йому доведеться почати ще в жовтні.

Зрозуміло, що у разі, якщо проводити інвентаризацію на будь-яку іншу дату ніж 31 грудня – її показники (залишки активів та зобов’язань) будуть відрізнятись від показників фінансової звітності (оскільки від дати проведення інвентаризації до дати балансу в об’єктах інвентаризації можуть відбутись зміни). Але це не є помилкою, оскільки якщо інвентаризація буде вчасно і правильно проведена, а наступні господарські операції правильно відображені в обліку, це не скасовує вірогідність даних у фінзвітності.

Загалом завданням річної інвентаризації є перевірка наявності об’єктів інвентаризації перед початком підготовки до складання річної фінансової звітності.

Річну інвентаризацію можна розділити на наступні групи, виходячи з особливості проведення кожної з них, що встановлені Положенням №879:

• інвентаризація основних засобів;
• інвентаризація нематеріальних активів;
• інвентаризація незавершених капітальних інвестицій;
• інвентаризація запасів;
• інвентаризація біологічних активів;
• інвентаризація готівки, коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності;
• інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей;
• інвентаризація витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів.

Починаємо інвентаризацію

Починає процедуру інвентаризації керівник підприємства. Саме він видає наказ про проведення щорічної інвентаризації, який повинен містити інформацію про строки, обсяги та предмет інвентаризації та її причину. Також цей наказ може містити інформацію про склад інвентаризаційної комісії, однак це не обов’язково, оскільки цей склад може бути затверджено і окремим наказом – це актуально у тому випадку, якщо він не змінюється з року в рік.

Варто пам’ятати і певні умови, яких необхідно дотримуватись при затвердженні складу інвентаризаційної комісії:

• матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні;
• забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки підряд.

Якщо обсяг об’єктів інвентаризації доволі суттєвий і потребує значних трудових ресурсів, то на підприємстві можуть створюватись і робочі інвентаризаційні комісії.

Також Положенням №879 не заборонено залучати до складу інвентаризаційної комісії осіб, які не є працівниками чи засновниками підприємства. Проте, оскільки такі особи будуть виконувати певну роботу, то такі відносини мають бути оформлені, зокрема, договорами ЦПХ.

Варто зауважити, що члени та голова інвентаризаційної комісії несуть відповідальність згідно зі ст. 164-2 КпАП, зокрема за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації коштів і матеріальних цінностей.

Готуємось до інвентаризації

Затвердивши склад інвентаризаційної комісії та безпосередньо строки і терміни її проведення слід провести підготовчі заходи до її початку. Такими заходами є:

• перевірка справності усіх ваговимірювальних приладів;
• завершення обробки всіх документів щодо руху активів та формування останніх на момент інвентаризації реєстрів прибуткових і видаткових документів або звітів про рух активів;
• визначення залишків на дату інвентаризації;
• групування активів, розсортовування та розкладання за назвами, сортами, розмірами у порядку зручному для підрахунку (у разі проведення раптових інвентаризацій це робиться у присутності інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії)).
• візування головою інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) всіх прибуткових та видаткових документів, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)».

Безпосередньо перед проведенням фактичної перевірки матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Інвентаризаційні описи застосовуються для фіксування наявності, стану та оцінки активів підприємства та тих активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом.

В інвентаризаційному описі активи наводять за найменуваннями у кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, окремо за місцеперебування таких цінностей та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виокремленням за субрахунками та номенклатурою.

На кожній сторінці інвентаризаційного опису зазначають словами число порядкових номерів активів та загальну кількість у натуральних вимірах усіх активів, що записані на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.

Записи роблять послідовно у кожному рядку на окремому аркуші (крім останнього). Має бути заповнено всі рядки. На останніх аркушах інвентаризаційного опису (акта інвентаризації) незаповнені рядки прокреслюють.

На активи, що перебувають у дорозі, відвантажену продукцію (товари), не оплачену у строк покупцями, та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), складають окремі інвентаризаційні описи. Також можна складати окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання, комісію, переробку тощо.

Нарешті перевіряємо!

А ось тепер вже встановлюється реальна наявність активів, відображених в обліку підприємства, зокрема, шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру.

Переважування, обмір, підрахунок проводяться у порядку розміщення активів у приміщенні, де вони зберігаються. Визначення ваги (обсягу) навалочних матеріалів може проводитися на основі обмірів і технічних розрахунків. Акти обмірів і розрахунки додаються до інвентаризаційних описів.

На цьому етапі вже складається акт інвентаризації в якому фіксують наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансової інвестиції, а також повноту відображення коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов'язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), які створюються відповідно до вимог НП(С)БО, НП(с)БО у державному секторі, міжнародних стандартів та інших актів законодавства.

Чи передбачено певну форму для такого акту? Так, Наказом №572, але обов’язковість її застосування встановлено лише для бюджетних установ. Інші юридичні особи також можуть застосовувати ці форми або розробити власні.

Фактична перевірка закінчується складанням інвентаризаційною комісією протоколу за результатами проведення інвентаризації. У протоколі, зокрема, але не виключно, зазначають таку інформацію:

• причини нестач, втрат, лишків (у т. ч. на підставі письмових пояснень матеріально відповідальних осіб);
• пропозиції щодо зарахування внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Затвердити цей протокол має керівник підприємства у строк 5 робочих днів.

Чи потрібно припиняти діяльність підприємства на час інвентаризації?

Звісно, що ні! Підприємство під час інвентаризації продовжує діяльність і, як наслідок, здійснює придбання та/або використання активів. Тому на прибуткових документах на активи, що надійшли до місць зберігання активів до передачі їх в експлуатацію або використання під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робить позначку «після інвентаризації».

На видаткових документах про активи, відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) роблять позначку «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи, або ж їх заносять до окремого інвентаризаційного опису, якщо їх ще не було внесено до інвентаризаційного опису.

А тепер настав час для бухгалтерської служби

Останнім етапом інвентаризації є відображення її результатів у бухгалтерському обліку підприємства. Для цього кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних інвентаризаційного опису і шляхом співставляння виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку.

Також бухгалтерська служба підприємства проводить перевірку всіх підрахунків у інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках повинні бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і матеріально відповідальних осіб.

На останній сторінці інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) робиться відмітка про перевірку цін, таксування та підрахунки результату за підписами осіб, які проводили цю перевірку.

Після цього, бухгалтерською службою складаються звіряльні відомості активів і зобов’язань, у яких відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).

Такими результатами може бути як нестача активів, так і їх надлишок, а також пересортиця.

Бухгалтерський облік результатів інвентаризації розглянемо залежно від їх виду:

Відображення в обліку нестач, виявлених унаслідок інвентаризації

Увага! Перш ніж починати процедуру відшкодування збитків з матеріально відповідальної особи, слід перевірити, чи немає помилки в бухгалтерському обліку або ж неоформлених (чи не переданих до бухгалтерії) первинних документів щодо таких нестач. Звісно, все це слід було зробити до початку інвентаризації, але якщо цей недолік було виявлено під час проведення інвентаризації, доводиться враховувати і таку причину відхилень даних бухобліку та інвентаризації. Як і у випадку з надлишками, розглянемо облік виявлених нестач у таблиці.

Відображення в обліку виявлення надлишків унаслідок інвентаризації

Реальні надлишки активів трапляються на практиці не так часто. В основному виявлені надлишки активів є наслідком помилок у бухгалтерському обліку, що виникають або через неправомірне списання активів (у тому числі і повністю замортизованих необоротних активів), або через не відображення наявних на підприємстві первинних документів, або ж несвоєчасне їх надання контрагентами).

Тому перед тим, як визнавати дохід у вигляді справедливої вартості надлишку, варто переконатись, що на нього немає непроведених в обліку первинних документів та не було допущено помилкового списання. Якщо «надлишок» виник помилково, таку помилку слід виправити згідно з П(С)БО 6. Про те, як виправляти помилки, виявлені при складанні річної фінзвітності, ми докладно розповімо в окремій статті.

Відображення в обліку пересортиці, виявленої внаслідок інвентаризації

Варто звернути увагу, що взаємне зарахування лишків і нестач унаслідок пересортиці допускається тільки щодо запасів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той самий період, що перевіряється, та в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи.

Хоча за розпорядженням керівництва зарахування може бути допущено стосовно однієї і тієї самої групи запасів, якщо цінності, що входять до її складу, мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (у разі відпуску їх без розпакування тари).

При виявленні пересортиці спочатку здійснюється взаємне зарахування. Тобто в дебет рахунку обліку (наприклад, 28 «Товари») номенклатури, за якою виявили надлишок, списується кредит рахунку обліку, за яким виявлено недостачу.

Наступним етапом є визначення результату такої пересортиці у вартісному вимірі.

У разі взаємозаліку нестач і лишків унаслідок пересортиці, коли вартість запасів, що виявились у нестачі, більша від вартості запасів, що виявились у надлишку, різницю вартості відносять на винних осіб.

Якщо особи, винні в пересортиці, не встановлені, то за такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії наводять причини, з яких різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.

А що буде, якщо інвентаризацію не провести?

За несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій коштів і матеріальних цінностей відповідальність встановлена ст. 164-2 КУпАП і накладається на посадових осіб, відповідальних за проведення інвентаризації (а це керівник підприємства) у вигляді штрафу:

• від 8 до 15 н.м.д.г. (136 - 255 грн).
• від 10 до 20 н.м.д.г. за ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за аналогічне порушення (170 - 340 грн).

Але і тут є певне «але» -  правом накладання такої відповідальності наділено не податківців, а органи державного фінансового контролю (ст. 234-1 КУпАП). А тому податківці під час перевірки застосовувати таку адміністративну відповідальність не мають права.

Проте, проводити річну інвентаризацію юрособам варто – адже саме вона дозволяє оцінити правильність ведення бухгалтерського обліку,  збереження активів та їх сучасний стан, вчасно виявити розбіжності, виправити помилки або покарати винних у нестачах та псуванні цінностей. Тобто, власники та керівництво юросіб значно більше зацікавлені в проведенні інвентаризацій, ніж інші контролери.

***

Читайте також:

• Чи має право ДПС під час перевірок вимагати проведення інвентаризації ТМЦ?
• Не погодилися на інвентаризацію під час перевірки ДФС: які наслідки?