Хто відповідає за військовий облік на підприємстві?
Організація військового обліку покладається насамперед на керівника підприємства. Персональний, тобто окремо щодо кожного найнятого працівника, військовий облік покладається на керівників підприємств (п. 16 Порядку 1487). Проте керівник не зобов’язаний вести його особисто.
Як встановлює п. 8 Порядку №1487, обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом. А призначає їх відповідальними за ведення військового обліку керівник підприємства.
Якщо на підприємстві немає штатної одиниці служби персоналу, обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде кадровий облік працівників. Тобто це може бути кадровик, бухгалтер, а інколи й секретар (якщо той займається кадровими питаннями).
Організація військового обліку на підприємствах
Взяття на персональний військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів здійснюється тільки після взяття їх на військовий облік у РТЦК та СП, органах СБУ, підрозділах Служби зовнішньої розвідки.
Взяття громадян, які прибули з тимчасово окупованих територій України, на персонально-первинний та персональний військовий облік здійснюється після взяття таких осіб на облік внутрішньо переміщених осіб та на військовий облік у ТЦК та СП за місцем фактичного проживання (п. 21 Порядку №1487).
Військовий облік ведеться на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів.
Нагадаємо, що у ст. 24 КЗпП, серед іншого, зазначається, що при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати у випадках, передбачених законодавством, відповідний військово-обліковий документ та інші документи. А відповідно до п. 87 Порядку №1487 посадові особи підприємств за прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які не перебувають на військовому обліку, несуть відповідальність згідно із законом.
Військово-обліковий документ оформляється (створюється) та видається (замінюється):
- в електронній формі – засобами електронного кабінету призовника, військовозобов'язаного, резервіста та/або Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони та/або Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі – Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія);
- у паперовій формі – на бланку, форму якого затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 16.05.2024 р. №559.
Військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу.
Правила військового обліку
Правила військового обліку зазначені в додатку 2 Порядку №1487.
Підприємства зобов’язані роздрукувати і розмістити їх на видному місці у загальнодоступних приміщеннях, а також надавати під підпис працівникам під час прийняття на роботу.
Списки персонального військового обліку
Згідно з п. 33 Порядку №1487 персональний військовий облік на підприємствах ведеться за списками персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487).
Інформація про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів вноситься до відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12 до Порядку №1487), яка зберігається разом зі списками персонального військового обліку.
Списки персонального військового обліку складаються окремо за такими групами:
- перша – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
- друга – список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
- третя — список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;
- четверта – список персонального військового обліку призовників.
До списків кожної групи формується справа, у якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які були виключені з військового обліку ТЦК та СП, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі (п. 38 Порядку №1487).
Для зручності у таблиці 1 унаочнимо вимоги та строки щодо ведення документів військового обліку на підприємстві.
Таблиця 1. Військовий облік на підприємстві
| №з/п | Що робити | Коли/строки/терміни |
| Постійні обов’язки | ||
| 1 | Перевірка у громадян наявності військово-облікових документів та відмітки про взяття на військовий облік у ТЦК, СБУ, підрозділі розвідувальних органів | Під час прийняття на роботу |
| 2 | Ознайомлення призовників, військовозобов’язаних та резервістів із правилами військового обліку під підпис | Під час прийняття на роботу |
| 3 | Внесення до списків персонального військового обліку та відомостей оперативного обліку інформації про прийняття/звільнення призовників, військовозобов’язаних та резервістів | У п’ятиденний строк із дня прийняття/звільнення |
| 4 | Надсилання до ТЦК/СБУ/підрозділів розвідувальних органів повідомлення про прийнятих на роботу або звільнених із роботи призовників, військовозобов’язаних та резервістів | У семиденний строк з дня видання наказу про прийняття/звільнення |
| 5 | Внесення змін до списків персонального військового обліку з дня подання відповідних документів (або відображення в електронній формі інформації, що міститься у таких документах, які можуть пред’являтися (надаватися) з використанням мобільного застосунку Порталу Дія) щодо:
|
У п’ятиденний строк |
| 6 | Надсилання до ТЦК/СБУ/підрозділів розвідувальних органів повідомлень про зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи й посади | До п’ятого числа щомісяця |
| 7 | Контроль за дотриманням посадовими особами вимог Порядку організації та ведення військового обліку, виконанням призовниками, військовозобов’язаними та резервістами правил військового обліку | Постійно |
| 8 | Проведення відповідної роз’яснювальної роботи серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними правил військового обліку | Постійно |
| 9 | Ведення та зберігання журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів) | Постійно |
| 10 | Формування справ з копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів до Списків кожної групи | Постійно |
| 11 | Формування та зберігання справи з копіями військово-облікових документів працівників, яких виключили з військового обліку, крім тих, які досягли граничного віку перебування у запасі | Постійно |
| Періодичні обов’язки | ||
| 12 | Підписання та реєстрація списків і відомості | До 25 січня (станом на 1 січня) |
| 13 | Видання наказу про стан військового обліку за минулий рік і завдання на наступний рік | До 1 лютого |
| 14 | Звіряння списків із записами у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів | Раз на рік відповідно до графіка |
| 15 | Звіряння списків з обліковими документами ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів, в яких перебувають на військовому обліку призовники, військовозобов’язані та резервісти | Раз на рік відповідно до графіка |
| 16 | Визначення потреби підприємства у підвищенні кваліфікації працівників, відповідальних за ведення військового обліку | До 1 жовтня |
| 17 | Подання до ТЦК та СП списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць | До 1 грудня |
| 18 | Планування роботи з військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на наступний рік | Грудень |
| 19 | Планування звіряння у поточному році списків із записами у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів та з обліковими документами ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів, в яких працівники перебувають на військовому обліку | Грудень |
| 20 | Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку | Не рідше одного разу на п’ять років |
| За потреби | ||
| 21 | Оповіщення на вимогу ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик, забезпечення своєчасного прибуття | Згідно з розпорядженням |
| 22 | Повідомлення ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів про заходи оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів | У триденний строк |
| 23 | Подання до ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів відомостей про призовників, військовозобов’язаних та резервістів | На вимогу |
| 24 | Приймання під розписку у бланках розписок від призовників, військовозобов’язаних та резервістів їх військово-облікових документів для звіряння з обліковими даними ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів | За потреби |
| 25 | Оформлення документів, необхідних для бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час | За потреби |
| 26 | Направлення військовозобов’язаних та резервістів до ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів для виключення з військового обліку | 7 днів із дня досягнення граничного віку перебування в запасі |
| 27 | Інформування ТЦК та СП/СБУ/підрозділів розвідувальних органів про посадових осіб підприємства, які порушують вимоги Порядку організації та ведення військового обліку, а також про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують правила військового обліку | За наявності порушень |
| 28 | Повідомлення ТЦК та СП про призначення, переміщення і звільнення керівного складу та особи, відповідальної за ведення військового обліку | 7 днів із дати видання наказу |
Весь перелік звітів для подання у ТЦК та СП дивіться в нашому довіднику.
Строки зберігання документів
Мінʼюст наказом від 14.03.2025 №748/5 вніс зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5.
Зокрема, запроваджено конкретні строки зберігання документів з військового обліку (див. таблицю 2)! Ці зміни діють з 16 квітня. Про це ми писали тут.
Таблиця 2. Строки зберігання військово-облікових документів
| Номер статті | Види документів | Строк зберігання документів | |
| в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | ||
| 668. | Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання | 5 р. | 5 р. |
| 669. | Листування з питань військового обліку та бронювання | 5 р. | 5 р. |
| 670. | Блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів | 1 р. | 1 р. |
| 671. | Книга обліку бланків спеціального військового обліку | 3 р. | 3 р. |
| 672. | Книга обліку передавання бланків спеціального військового обліку, військових квитків (тимчасових посвідчень) та особових карток | 3 р. | 3 р. |
| 673. | Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки) | 7 р. | 7 р. |
| 674. | Списки персонального військового обліку та копії військо-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) офіцерського складу | 3 р. | 3 р. |
| 675. | Списки персонального військового обліку та копії військо-облікових документів військовозобов'язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу | 3 р. | 3 р. |
| 676. | Списки персонального військового обліку та копії військо-облікових документів призовників | 3 р. | 3 р. |
| 677. | Списки персонального військового обліку та копії військо-облікових документів військовозобов'язаних та резервістів з числа жінок | 3 р. | 3 р. |
| 678. | Копії військово-облікових документів військовозобов'язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки | 3 р. | 3 р. |