Готівка та грошові кошти: проводимо річну інвентаризацію каси

Як ми зазначали у нашому основному матеріалі інвентаризацію готівки та грошових коштів слід провести у період з 1 листопада до 31 грудня. Однак, зазвичай, інвентаризація таких активів не займає багато часу, тому її проводять якнайближче до дати балансу (але не обов’язково так).

Яких же активів стосується така інвентаризація?

Така інвентаризація охоплює:

• готівку (рах. 30);
• грошові кошти та їх еквіваленти (рах. 31, 33, 34, 35);
• бланки документів сурової звітності (рах. 08, 209).

Готівка – грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам'ятні монети, які є платіжними засобами).

Грошові кошти та їх еквіваленти – включають гроші в касі, гроші в банку, депозити та цінні папери, які котируються на ринку зі строком погашення до 3 місяців.

До бланків документів суворої звітності належать:

• документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, одруження та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладка до неї; посвідчення службові, військові, водія, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності тощо);
• проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи тощо);
• знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);
• документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);
• бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей.

Особливості порядку проведення такої інвентаризації

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 Положення №148. Фактично така розписка є частиною акту про результати інвентаризації наявних коштів. Один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається в матеріально відповідальної особи. Акт інвентаризації підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

В акті інвентаризації має бути вказано:

• фактичний залишок та залишок за даними обліку, результат інвентаризації – щодо наявності готівки;
• назву і суму іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України – щодо готівки в іноземній валюті;
• назва, номер, серія і номінальна вартість – щодо грошових документів, бланків документів суворої звітності;
• сума нестачі або надлишку за результатами інвентаризації та обставин їх виникнення – за наявності;
• назва фінансової інвестиції (акції, облігації, частки (паї) тощо), назва цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дата і термін вкладу, номер і серія цінних паперів, назва документа, що підтверджує фінансові інвестиції (засновницький договір, інші угоди, виписки банків, накладні на передачу устаткування тощо), сума, вид вкладу – за наявності;
• назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків, погашення, назви емітента – щодо цінних паперів.

Окремі акти інвентаризації складаються на: 

• довготермінові та короткотермінові фінансові інвестиції в частки (паї) в статутних капіталах інших підприємств. Інвентаризація таких активів проводиться шляхом звірки установчих документів з даними бухгалтерського обліку підприємства;
• цінні папери.

Крім того, касир чи інша особа, яка його заміняє та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, до початку інвентаризації повинні упорядкувати та підготувати всі касові документи.

Після отримання розписки комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Річна інвентаризація кас проводиться в строки, установлені керівником (однак у межах двох місяців – з 01.11 по 31.12) з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.

Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).

Комісія також перевіряє оприбуткування та списання коштів. Важливе значення має оформлення та правильне ведення касової книги. А у разі автоматизованого ведення касової книги перевіряється правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Результати інвентаризації

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі. Відповідно, якщо за даними обліку сума готівки, яка зберігається в касі, є більшою, то буде нестача.

Сума нестачі відшкодовується з матеріально відповідальної особи (касира або старшого касира, в залежності від того, в кого саме на момент інвентаризації мали зберігатися кошти). Правила відшкодування матеріальної шкоди ми ще нагадаємо в окремій статті. 

А надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

Окремі особливості проведення інвентаризації каси

Не всі грошові активи можна перерахувати у натурі або перевірити їх фактичну наявність. Так, при інвентаризації коштів, що перебувають у дорозі (субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та субрахунок 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті»), звіряються суми, що зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку. До коштів, відносяться до таких, які перебувають у дорозі, належить виручка, одержана підприємствами за послуги, реалізовану продукцію й виконані роботи, внесена до банку чи каси для зарахування на розрахунковий рахунок.

А от інвентаризація коштів на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках, на акредитивах проводиться шляхом звірки залишків сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банку.

При інвентаризації цінних паперів в документарній формі інвентаризаційна комісія має встановити:

• наявність цінних паперів;
• правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;
• повнота і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Якщо ж підприємство має цінні папери у бездокументарній* формі, що передані на зберігання депозитарним установам, то їх інвентаризація полягає у звірці залишків, відображених на відповідних рахунках бухгалтерського обліку підприємства, з даними виписок з рахунків в цінних паперах підприємства, виданих депозитарними установами.

* нагадаємо, що цінні папери за формою поділяються на бездокументарні цінні папери та документарні цінні папери (ч. 3 ст. 3 Закону про ЦП):
– бездокументарним цінним папером є обліковий запис на рахунку в цінних паперах у системі депозитарного обліку цінних паперів;
– документарним цінним папером є паперовий або електронний документ, оформлений у визначеній законодавством формі, що містить найменування виду цінного папера, а також визначені законодавством реквізити.

Облік результатів інвентаризації

Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками готівки з даними бухгалтерському обліку відображають наступними бухгалтерськими записами:

***

Читайте також:

• Інвентаризуємо необоротні активи за 2021 рік: правила та облік
• Інвентаризація резервів та забезпечень: проводимо та відображаємо в обліку
• Річна інвентаризація запасів: правила та облік

***

УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!