Проведення річної інвентаризації запасів – це обов’язкова процедура. Вона передбачена ст. 10 Закону про бухоблік та проводиться згідно з Положенням № 879. Особливості проведення інвентаризації запасів визначені пунктом 4 розділу ІІІ цього Положення.
Строки проведення інвентаризації запасів
Інвентаризація запасів перед складанням річної фінансової звітності проводиться до дати балансу в період трьох місяців, тобто у період з 1 жовтня по 31 грудня. Але число (дату) цього періоду для проведення такої інвентаризації обирає керівник підприємства.
Крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації знаходитимуться поза підприємством, – їх інвентаризацію слід провести до тимчасового вибуття з підприємства. Втім, якщо вони передаються, наприклад, на тимчасове відповідальне зберігання, то їх інвентаризацію мають провести й ті підприємства, де вони зберігатимуться (та обліковуватимуться поза балансом), та передати результати такої інвентаризації власникові запасів.
Як війна впливає на проведення інвентаризації
Підприємства, які з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя, на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, та підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов'язання та власний капітал підприємств.
Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.
Такі норми містить п. 8 Положення № 879.
Що таке «запаси»?
Якщо виходити з п. 4 НП(с)БО 9, запасами вважаються активи, які:
- утримуються для подальшого продажу (розподілу, передачі) за умов звичайної господарської діяльності;
- перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;
- утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.
Зокрема, як уточнено у п. 6 НП(с)БО 9, це включає:
- сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, що призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, розподілу, передачі, обслуговування виробництва й адміністративних потреб (рах. 20);
- незавершене виробництво у вигляді не закінчених обробкою і складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних процесів. Незавершене виробництво на підприємствах, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких підприємством ще не визнано доходу (рах. 23, 24, 25);
- готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним та якісним характеристикам, передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом (рах. 26);
- товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу (рах. 28). Як ми зазначали у попередній статті, до них належать і необоротні активи, які утримуються з метою подальшого продажу та обліковуються за субрахунком 286;
- малоцінні швидкозношувані предмети – МШП (рах. 22);
- поточні біологічні активи, якщо вони оцінюються за НП(с)БО 9, а також сільськогосподарська продукція і продукція лісового господарства після її первісного визнання (рах. 21, 27).
Процедура інвентаризації запасів
Інвентаризація запасів, по суті, передбачає дві основні дії – звіряння фактичної наявності цих активів із даними бухобліку і встановлення поточного стану таких активів. Це робить комісія, призначена керівником, шляхом огляду, рахування, зважування, обміру тощо. Вона ж зазначає результати в інвентаризаційному описі (де бухгалтерія вже зазначила власні відомості).
Зверніть увагу: типова форма інвентаризаційного опису існує лише для «бюджетників» – вона затверджена Наказом №572. Решта можуть самостійно розробити форму інвентаризаційного опису або скористатися «бюджетною» формою.
Матеріали інвентаризації можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації. Під час оформлення як інвентаризаційних описів, так і звіряльних відомостей, мова про які піде далі, слід дотримуватись норм Положення № 88.
Матеріальні запаси, фактично встановлені на дату інвентаризації та за даними бухгалтерського обліку записуються до інвентаризаційних описів за:
- найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності);
- виду, групи, сорту;
- одиниці виміру;
- ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра).
Отже, інвентаризаційна комісія у присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність запасів шляхом їх перерахунку, переважування чи перемірювання. При цьому не допускається вносити до інвентаризаційних описів дані про залишки активів зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності, крім:
- спецодягу та предметів індивідуального користування, відправлених у прання та ремонт (перевіряються на підставі документів надавача послуг);
- кількості запасів, що зберігаються в непошкодженому пакуванні постачальника (може визначатися на підставі документів, але з обов’язковою перевіркою наявності в натурі частини вказаних цінностей);
- запасів, що перебувають в дорозі, не оплаченої у строк покупцями відвантаженої продукції (товарів) та запасів, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці) – якщо вони підтверджені належно оформленими документами (зі складанням окремого інвентаризаційного опису).
Окремі інвентаризаційні описи складаються на:
- непридатні або зіпсовані запаси (із зазначенням найменування, кількості, причини, ступеня і характеру псування, пропозицій щодо їх знецінення, списання або можливості використання для господарських потреб);
- сировину, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають біля робочих місць і не піддавались обробці.
І навпаки, щодо МШП, які обліковуються в оперативному порядку, лише перевіряється фактична наявність їх у матеріально відповідальних осіб, без складання інвентаризаційного опису (шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку). Якщо ж буде виявлено нестачу таких МШП, то її оформлюють актом.
Але: типової форми ані відомості оперативного обліку МШП, ані акта щодо їх списання на сьогодні не існує. Навіть типові форми первинних документів щодо обліку МШП на сьогодні скасовані (наказом Держстату №238). Тому підприємству доведеться самостійно розробити такі форми.
Щодо тари в інвентаризаційному описі має бути зазначено її:
- вид;
- цільове призначення;
- якісний склад (нова, б/в, потребує ремонту тощо).
На тару, що стала непридатною, складається акт на списання із зазначенням причин псування. Знову ж таки, форму такого акта підприємству доведеться розробити самостійно (або далі користуватися застарілими формами за власним вибором), адже Наказом №238 скасовано типові форми не лише щодо обліку МШП, а і щодо ОЗ, сировини та матеріалів тощо.
А от щодо об’єктів незавершеного виробництва, то в інвентаризаційних описах має бути вказано:
- найменування заділу;
- стадія та ступінь їх готовності;
- кількість або обсяг виконаних робіт.
Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи здаються до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних інвентаризаційного опису і шляхом зіставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку. Також бухгалтерська служба підприємства проводить перевірку всіх підрахунків в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації).
Бухгалтерською службою складаються звіряльні відомості щодо запасів, в яких відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів. Форму такої звіряльної відомості також можна знайти у Наказі № 572.
Вартість лишків і нестач цінностей у звіряльних відомостях наводиться відповідно до їх оцінки в регістрах бухгалтерського обліку.
На активи, що належать іншим підприємствам, складаються окремі звіряльні відомості, копії яких надсилаються власникові.
Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю запасів і даними бухгалтерського обліку, які наводяться у звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання відображаються інвентаризаційною комісією у протоколі, що складається після закінчення інвентаризації і передається на розгляд та затвердження керівникові підприємства. Форма такого протоколу теж є в Наказі № 572.
У протоколі наводяться: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам. Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є суттєвою для прийняття рішень щодо визнання й оцінки активів та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.
Протокол інвентаризаційної комісії затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.
Бухгалтерський облік наслідків інвентаризації запасів
Покажемо на прикладах наслідки проведеної інвентаризації запасів.
Приклад 1. Підприємство придбало товари хімічної промисловості на суму 120 тис. грн (з ПДВ) для продажу. Надалі на підставі інвентаризації було виявлено зіпсований товар на 10 тис. грн (без ПДВ), який було списано. Норм природного убутку щодо такого товару, який належить до списання, не встановлено.
Таблиця 1
Бухгалтерський облік списання зіпсованого товару
Приклад 2. Унаслідок інвентаризації на підприємстві виявлено 10 одиниць неоприбуткованих товарів, щодо яких не знайдено документів про придбання. Справедлива вартість одиниці товару дорівнює звичайній ціні – 300 грн (без ПДВ). Надлишок товарів у кількості 10 одиниць включено до складу інших доходів у сумі 3000 грн. Надалі прийнято рішення про реалізацію всього надлишку товарів за ціною 480 грн (у т. ч. ПДВ) за одиницю.
Таблиця 2
Реалізація товарів, виявлених під час інвентаризації, щодо яких немає документів про їх придбання
Податкові наслідки результатів інвентаризації запасів
Щодо ПДВ, то слід враховувати, що нестачі (у т. ч. і перевищення нестач над сумою лишків у випадку пересортиці) або зіпсування запасів визнаються використаними не у господарській діяльності.
Відповідно, платник ПДВ має нарахувати ПЗ з ПДВ та скласти і зареєструвати податкову накладну згідно з пп. «г» п. 198.5 ПКУ, крім випадків, коли:
- запаси було придбано або виготовлено до 01.07.2015 без включення суми ПДВ до складу податкового кредиту (це прямо прописано в п. 198.5 ПКУ!);
- у платника податку не було підстав для формування податкового кредиту при придбанні товарів. Наприклад, якщо товар було придбано без ПДВ або якщо продавець не зареєстрував в ЄРПН правильно складену ПН на такий продаж;
- нестачі у межах норм природних втрат;
- особу, винну в нестачі понад норми втрат, встановлено. У такому разі сума відшкодування, яку ця особа сплачує підприємству, розглядається з метою оподаткування ПДВ як компенсація втрачених/пошкоджених товарів, а сама компенсована нестача розглядається як продаж таких запасів і на неї складається звичайна податкова накладна на постачання товарів. Таку думку податківці висловлювали, зокрема, в ІПК від 12.11.2018 №4790/6/99-99-15-03-02-15/ІПК або в листі ДФСУ від 30.12.2016 №28710/6/99-99-15-03-02-15).
Проте ви повинні розуміти, що роз’яснення податківців можуть змінюватися або бути протилежними. Тому користуватися ними без ризиків сплати штрафів можуть лише ті, хто отримав власну індивідуальну податкову консультацію (в письмовому або паперовому вигляді).
Якщо ПЗ з ПДВ таки визнаються, то варто нагадати особливості складання такої ПН. Скласти її потрібно не пізніше останнього дня місяця, в якому виявлено нестачу, і зареєструвати у звичайні строки.
У графі «Зведена податкова накладна» необхідно зазначити код ознаки «1». У графі «Отримувач (покупець)» зазначається власне найменування (П.І.Б.) самого платника податку. У рядку «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» проставляється умовний ІПН «600000000000». Рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» не заповнюється, а отже, не заповнюється і рядок «код». У верхній лівій частині зазначається відповідний тип «13».
У розділі Б порядок заповнення даних такий: у графі 2 зазначаються дати складання та порядкові номери ПН, складені на такого платника при придбанні ним запасів, за якими нараховуються ПЗ з ПДВ. У графі 4 вказується «грн». У графі 10 вказується вартість (частина вартості) запасів, на яку нараховується ПДВ. Графи 3.1, 3.2, 3.3, 5-9, 12 не заповнюються.
Що ж до податку на прибуток, то там податкових різниць ані щодо сум лишків, ані щодо сум нестач не передбачено, а тому всі платники цього податку враховують результати інвентаризації запасів лише за правилами НП(С)БО або МСФЗ.
Водночас зауважимо, якщо за результатами інвентаризації відбувається виправлення помилки минулого періоду (наприклад, в обліку не було відображено оприбуткування або списання запасів), яка впливає на фінрезультат, платник податку повинен уточнити показники Декларації за відповідний період, зокрема рядок 02. І нагадаємо, що разом з уточненням Декларації потрібно подати й уточнену фінансову звітність за той період, оскільки вона є обов’язковим та невід’ємним додатком до неї.
У тих юросіб, які обрали спрощену систему оподаткування, на думку податківців, сума виявлених надлишків запасів включається до доходу за той звітний період, у якому надлишок оприбуткований. Проте зазначене стосується юросіб – платників ЄП 3-ї групи.
А от у юросіб 4-ї групи виявлені надлишки на розмір єдиного податку не вплинуть, оскільки його об'єктом оподаткування є нормативна грошова оцінка одного гектара сільськогосподарських угідь (ріллі, сіножатей, пасовищ і багаторічних насаджень). Але потрібно заважати на те, що у такого платника дохід все одно виникне у бухгалтерському обліку, а отже, це вплине в сторону зменшення на частку сільськогосподарського товаровиробництва такого платника податку (дохід від оприбуткування надлишків не є доходом від реалізації сільгосппродукції).
У неприбуткових організацій надлишки до податкових наслідків не призведуть (за умови їх подальшого використання за статутною діяльністю), а от нестачі запасів можуть бути розцінені податківцями як їх нецільове використання і призвести до втрати неприбуткового статусу. Втім, на нашу думку, це надто фіскальний підхід, адже і нестачі, і псування можуть або мати природну причину (убуток), або ж відбуватися без відома й узгодження із керівництвом такої організації. Тому мета, з якою ці запаси придбавалися, хоча і порушується, але відбувається це без свідомого бажання. І, безумовно, в разі виявлення таких нестач інвентаризаційна комісія і керівництво організації повинні здійснити все від них залежне для встановлення винних осіб та відшкодування збитків.