Відповідь на запитання, чи можна надавати працівнику аванс на нове відрядження, якщо він ще не відзвітував за попереднє, залежить від двох факторів:
- форми надання авансу (готівкою чи ні);
- облікової політики підприємства-роботодавця.
Аванс на відрядження надано на рахунок працівника
Перерахунок авансу на рахунок працівника за декілька відряджень чи одразу за наступне після закінчення попереднього не заборонений законодавством. Правило, яке передбачає не видавати кошти на наступне відрядження без звітування за попереднє у разі видачі коштів на картку, передбачене пп. 20 Інструкції №59. Вона діє тільки для державних органів, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, і спрямована виключно на економію бюджетних коштів.
На приватні підприємства Інструкція №59 не поширюється, тому вони можуть видавати кошти на відрядження без цього обмеження. Але таке обмеження підприємство може самостійно встановити внутрішнім Положенням про службові відрядження – саме з метою уникнення зловживань.
Готівка на відрядження
Порядок видачі готівки на відрядження та подальше звітування регулює п. 19 Положення №148. А ось це Положення діє для всіх!
Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Якщо працівник отримав готівку на відрядження і не відзвітував, то отримати аванс на наступне відрядження він не може, на відміну від ситуації з платіжною карткою.
Строки звітування за витрачені кошти та повернення невикористаних коштів
Своєю чергою, пп. 170.9.3 ПКУ визначено, що документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Але такий звіт нині подається не в кожному випадку.
В яких випадках подається авансовий звіт
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ його обов’язково треба складати у двох ситуаціях:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО та ВЗ;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.
Хоча підприємство-роботодавець може встановити обов’язок для всіх або окремих працівників звітувати за кожним відрядженням. Або коротші строки звітування.
І незалежно від того, поданий авансовий звіт чи ні, строки повернення надміру використаних (тобто щодо витрат, не підтверджених належним чином документально) коштів – залишаються обов’язковими для всіх! Якщо повернути їх пізніше, ніж встановлено ПКУ, ці кошти стануть оподатковуваним доходом працівника.
Щоб цього уникнути, ми не радимо робити залік такого залишку коштів у наступне відрядження. Чинне законодавство прямо не прописує можливості такої процедури, натомість встановлює обов’язок для працівника повернути такий залишок.
Якщо аванс не використано повністю
Якщо у працівника залишилися невикористані кошти і він має повернути їх підприємству, то тут вже є невизначеність, коли він має це зробити. У ПКУ для такої ситуації немає рішення.
Податківці наголошують, що нормами законодавства не передбачено окремих строків для повернення суми коштів/електронних грошей, отриманих як аванс на відрядження або під звіт, у разі якщо відряджений працівник не використав частину суми такого авансу.
Податківці згадують п. 11 розд. II Інструкції №59 для бюджетних підприємств і встановлюють строк, як і для готівкових коштів – зокрема, кошти потрібно повернути до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.
Звертаємо увагу, що це правило стосується тільки державних установ та бюджетних підприємств, і воно також спрямоване на збереження бюджетних коштів.
Для інших підприємств це правило не діє і, відповідно, притягти їх до відповідальності за порушення цього строку не можна. Натомість діє правило оподаткування неповернених коштів, якщо їх не буде повернено протягом строку, передбаченого пп. 170.9.3 ПКУ, тобто повернути залишок авансу до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження. Якщо цей строк буде прострочено, з працівника потрібно буде утримати ПДФО та ВЗ незалежно від того, чи повернув він кошти, чи ні.
Якщо невикористані підзвітні кошти не повернули вчасно
Якщо кошти не повернено чи повернено невчасно, то підприємство має нарахувати на суму неповернених коштів ПДФО за ставкою 18% та утримати суму податку за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Якщо працівник припиняє трудові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні гроші, податок утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.
І в першому, і в другому випадку застосовується коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ.
Також потрібно буде утримати військовий збір (без застосування коефіцієнта) за ставкою, чинною на дату утримання .
А якщо навпаки, – авансу не вистачило?
Якщо авансу не вистачило і підприємство саме має виплатити кошти працівнику, то нормами ПКУ та Положенням №148 строки відшкодування витрат не регулюються.
У цьому випадку орієнтуємося на загальні норми ЦКУ щодо зобов’язань, зокрема строки виконання зобов’язання і строки позивної давності.
Відповідно до ст. 526 ЦКУ зобов'язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог ЦКУ, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог – відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що зазвичай ставляться.
Відповідно до ст. 530 ЦКУ, якщо у зобов'язанні встановлений строк (термін) його виконання, то воно підлягає виконанню у цей строк (термін). Якщо строк (термін) виконання боржником обов'язку не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов'язок у семиденний строк від дня пред'явлення вимоги, якщо обов'язок негайного виконання не випливає із договору або актів цивільного законодавства. Це загальні норми ЦКУ, а підприємство може встановити такі строки у Положенні про відрядження.
Якщо строки не встановлені, то повернути борг працівнику потрібно протягом 7 днів від дня, коли працівник пред’явив вимогу про таке повернення.