Работа со служебными документами (организация документооборота, формирование дел, хранение служебных документов) является неотъемлемой частью деятельности любого предприятия, которая существенно влияет на взаимоотношения с контрагентами, государственными контролирующими органами, наемными работниками, - пишет «M.E.Doc».
Однако на сегодняшний день вопросам делопроизводства и архивного дела на предприятиях не всегда уделяется должное внимание, особенно в частном секторе экономики. Обычно внимание руководства в первую очередь привлекают такие процессы делопроизводства, как создание документов, регистрация, контроль за их выполнением, а вот до составления номенклатур, формирования дел, передачи дел на хранение - как говорится, «руки не доходят».
Напомним отдельные положения действующего законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела, которые необходимо соблюдать в своей деятельности.
Прежде всего обращаем внимание, что согласно ст. 32 Закона №3814-XII, предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, обязаны обеспечить сохранность документов, которые накопились за время их деятельности, до момента проведению экспертизы их ценности. С этой целью на предприятиях могут создаваться архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству или территориальным общинам. Положение об архивных подразделениях утверждают учредители таких предприятий с учетом рекомендаций центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства.
Справка: центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере делопроизводства и архивного дела, является Государственная архивная служба Украины (Укргосархив), деятельность которого направляется и координируется Кабинетом Министров Украины через Министра юстиции. На Укргосархив возложена функция нормативно-методического обеспечения делопроизводства. Укргосархив, в частности:
- дает рекомендации по подготовке положений о архивные подразделения предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности, а также общественных объединений, религиозных организаций;
- разрабатывает и представляет Министру юстиции для утверждения типовые перечни документов со сроками хранения;
- разрабатывает и представляет Министру юстиции для утверждения порядок передачи для дальнейшего хранения документов предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, которые ликвидируются, и осуществляет контроль за соблюдением такого порядка;
- согласовывает правила, порядки, типовые инструкции по делопроизводству, отраслевые унифицированные формы документации, методические по вопросам архивного дела и делопроизводства, разработанные другими государственными органами и органами местного самоуправления, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от формы собственности.
Для чего нужна экспертиза ценности документов?
Дело в том, что ни одно предприятие не в состоянии хранить всю создаваемую им документацию в полном объеме, поскольку хранение документов связано со значительными материальными затратами. Кроме того, большинство документов теряют свою ценность и практическое значение через определенный период времени, и дальнейшее их хранение нецелесообразно. В то же время часть документов предприятия может быть включена в национальный архивный фонд (НАФ).
С учетом сказанного и осуществляется экспертиза ценности информации, содержащейся в документах. После определения ценности документов они могут быть уничтожены или оставлены на временное, длительное (более 10 лет) или постоянное хранение. Закон №3814-XII запрещает уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности.
Для определения ценности документов на предприятии необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК), состав которой утверждает руководитель предприятия. Деятельность такой комиссии регламентируется требованиями Примерного положения об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанной на частной форме собственности, утвержденного приказом Государственного комитета архивов от 30.04.2003 г. №64, а также Постановлением КМУ от 08.08.2007 г. №1004. В состав ЭК, кроме опытных специалистов предприятия, включаются специалисты государственного архивного учреждения, полномочия которого распространяются на соответствующую территориально-административную единицу (архивного отдела городского совета).
Обратите внимание!
В соответствии с требованиями части второй статьи 32 Закона 3814-XII, в случае ликвидации юридического лица частной формы собственности ликвидационная комиссия обязана обеспечить благоустройство и сохранность документов, в том числе документов по кадровым вопросам (личного состава), регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (обязательных платежей), начислением и выплатой заработной платы работникам, и по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением определить место дальнейшего хранения архивных документов этих юридических лиц.
Требование о передаче в архив документов постоянного хранения содержит и п. 13 статьи 111 Гражданского кодекса. Для государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации регистратору необходимо предоставить справку архивного учреждения о принятии документов, которые согласно закону подлежат долгосрочному хранению.
Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда, утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 14.03.2013 г. №430/5.
Кроме того, в случае ликвидации налогоплательщика в архив в установленном законодательством порядке передаются документы, указанные в пункте 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации. Об этом говорится в письме ГФСУ от 20.11.2015 г. №24797/6/99-99-22-04-02-15.
При проведении экспертизы ценности документов экспертные комиссии руководствуются типовыми и отраслевыми перечнями видов документов с нормативно установленными сроками их хранения, утвержденными в соответствии с законодательством, и номенклатурами дел. Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. №578/5 (далее перечень 578/5). Сроки хранения документов, установленные Перечнем 578/5, являются обязательными для всех органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, а для физических лиц-предпринимателей
Перечень 578/5 имеет рекомендательный характер. Отдельные позиции Перечня 578/5 имеют примечание «При завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество, - ревизии, проведенной органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (противоречий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам - хранятся до принятия окончательного решения». Это значит, что уничтожение перечисленных в данной позиции документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется при условии проведения ревизии или проверки соответствующими уполномоченными органами власти. В зависимости от результатов ревизии или проверки данные документы или подлежат уничтожению с составлением акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, или в случае возникновения каких-либо противоречий, споров (в том числе письменных претензий в досудебном порядке), следственных и судебных дел сохраняются до принятия окончательного решения.
В случае возбуждения уголовного дела категории и виды документов, необходимых для следствия, определяются соответствующими уполномоченными органами уголовно-исполнительной системы (см. письмо Государственной архивной службы Украины от 30.10.2012 г. №01.2/3388).
Обратите внимание!
Согласно позиции 678 Перечня 578/5 (Раздел 7, пункт 7.1 Социальное страхование и социальная защита населения), для Отчета о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязательное социальное страхование (персонифицированный учет) установлен срок хранения - 75 лет.
Перечень 578/5 используется при формировании дел и при подготовке номенклатур дел.
Номенклатура дел - обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в ее делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел.
Согласно требованиям Закона 3814-XII, юридические лица, основанные на частной форме собственности, обязаны в течение года со дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.
Общие требования к работе со служебными документами и порядку их архивного хранения установлены Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. №1000/5 (далее - Правила 1000/5).
Правила 1000/5 являются нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми учреждениями - государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности. Правила 1000/5, в частности, содержат подробные указания по составлению номенклатуры дел (см. Раздел VI Систематизация и хранение документов в делопроизводстве) и организации работы экспертных комиссий (см. Раздел V Экспертиза ценности документов).
В связи со стремительным увеличением количества предприятий, которые внедряют в своей деятельности системы электронного документооборота, Министерство юстиции приказом от 11.11.2014 г. №1886/5 утвердило Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, регламентирующий технические, технологические, делопроизводственные аспекты работы с электронными документами на предприятиях и в учреждениях Украины.
Обратите внимание!
Раздел 5 «Составление номенклатуры дел» Порядка 1886/5 содержит следующие положения:
"2. В сводную номенклатуру дел учреждения включаются дела, которые формируются только из оригиналов электронных документов. Для этого в графе «Примечание» номенклатуры дел учреждения проставляется отметка «ЭД».
3. Не разрешается создавать только оригиналы документов с бумажным носителем информации, если в номенклатуре дел учреждения для этих видов документов указано, что они создаются в форме электронных документов.
4. Электронные документы с отметкой «ЭД», указанной в примечании номенклатуры дел учреждения, могут создаваться в бумажной форме только в случаях общей длительной невозможности использования компьютерной техники (в случае наступления форс-мажорных обстоятельств), когда приходится переходить к механическим или собственноручным способам документирования информации на других носителях информации. »
Важно! Согласно требованиям п. 4 раздела 1 Общие положения Порядка 1886/5 учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в двух формах: бумажной, электронной.
Создание документов по кадровым вопросам (личного состава) в электронной форме согласно с соответствующей государственной архивной учреждением, архивным отделом городского совета.