Оформлення довідок працівникам згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020: як їх правильно скласти та зареєструвати

1. Яка існує класифікація довідок?
2. Особливості оформлення довідок на бланках
3. Які існують реквізити довідки
4. Рекомендації щодо оформлення деяких реквізитів довідки
5. Ведення журналу реєстрації довідок, що видаються на руки працівникам юрособи
6. Висновки

Довідка від роботодавця – один з найпоширеніших документів, за зміст якого часто несе відповідальність бухгалтер та/або кадровик. Помилки в оформленні довідки, зокрема відсутність підпису бухгалтера або реєстраційного індексу, можуть обернутися не лише втратою часу, а й спричинити проблеми для самого працівника. Розберемося, які бувають довідки, як правильно їх оформлювати за ДСТУ 4163:2020 та як організувати їх облік. Також покажемо зручні зразки для щоденної роботи.

Довідка – це інформаційно-аналітичний документ, що містить опис і підтвердження певних фактів, подій, результатів діяльності юрособи, її окремих структурних підрозділів або конкретних працівників.

Яка існує класифікація довідок?

Розрізняють довідки службового і особового (біографічного) характеру.

Довідки службового характеру бувають зовнішніми та внутрішніми.

• Зміст зовнішніх довідок службового характеру стосується переважним чином основних питань діяльності юрособи. Їх складають для подання в установу вищого рівня, якій підпорядкована юрособа, а також на запит контролюючих, правоохоронних і судових органів.
• Внутрішні довідки службового характеру призначені для подання керівництву юрособи або на розгляд колегіального дорадчого органу (правління, ради директорів, наглядової ради, ревізійної комісії тощо) юрособи.

Довідки особового (біографічного) характеру бувають лише зовнішніми. Їх видають працівникам юрособи для підтвердження факту офіційного працевлаштування, місця роботи, нарахування і виплати заробітної плати, інших фінансових і кадрових питань для подання до сторонніх юросіб.

Особливості оформлення довідок на бланках

Зовнішню довідку оформлюють на бланку листа юрособи (як із кутовим, так і з поздовжнім розташуванням реквізитів), дотримуючись вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (далі – ДСТУ 4163:2020) і скориставшись відповідною уніфікованою формою зі Збірника уніфікованих форм уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол від 08 квітня 2025 р. №1) (додатки 1, 2).

Якщо зовнішню довідку оформлено не на бланку, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша документа обов'язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому має бути відтворено повне найменування і код юрособи за ЄДРПОУ.

Внутрішню довідку оформлюють на бланку структурного підрозділу (за наявності такого бланку) чи на стандартних аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Які існують реквізити довідки

Довідка максимально може мати такий склад реквізитів згідно з ДСТУ 4163:2020 (напівжирним шрифтом виділено обов'язкові реквізити довідки):

• зображення емблеми юрособи або торгівельної марки (знаку для товарів і послуг);
• найменування юридичної особи вищого рівня;
• найменування юрособи (обов'язковий реквізит!);
• найменування структурного підрозділу юрособи;
• код юрособи за ЄДРПОУ (обов'язковий реквізит!);
• назва виду документа (обов'язковий реквізит!);
• дата документа (обов'язковий реквізит!);
• реєстраційний індекс документа (обов'язковий реквізит!);
• місце складення документа (обов'язковий реквізит!);
• адресат;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа (обов'язковий реквізит!);
• підпис (обов'язковий реквізит!);
• відбиток печатки;
• відомості про виконавця документа.

А ось скорочений перелік тільки обов'язкових реквізитів:

1. найменування юрособи
2. код юрособи за ЄДРПОУ
3. назва виду документа
4. дата документа
5. реєстраційний індекс документа
6. місце складення документа
7. текст документа
8. підпис

Рекомендації щодо оформлення деяких реквізитів довідки

Найменування юрособи зазначають повністю відповідно до статуту юрособи, а під повним найменуванням наводять за наявності скорочене найменування у дужках або без них.

Назву виду документа – ДОВІДКА, друкують великими літерами напівжирним розрядженим шрифтом.

Дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання. При цьому внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають за журналом реєстрації або електронною формою (реєстраційно-моніторинговою карткою), призначеною для реєстрації вихідних документів, а внутрішнім – за відповідною реєстраційною формою для внутрішніх документів;

Місцем складення довідки є населений пункт (місто, село, селище), де безпосереднє було оформлено цей документ, а не населений пункт, в якому фактично зареєстровано компанію;

Заголовок до тексту переважним чином складають для довідки службового характеру. Цей реквізит має стисло й точно відображати зміст тексту довідки і може містити відомості про дату й час, коли зафіксовано наведені факти чи події;

Текст довідки може складатися з двох частин – вступної та констатуючої, або лише з констатуючої частини. Констатуюча частина може поділятися на пункти, містити таблиці. Для оформлення довідок з типових питань можна розробити і застосовувати у юрособи трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено вільне місце;

Підписує внутрішню довідку керівник структурного підрозділу або інша посадова особа, відповідальна за підготовку цієї довідки. Зовнішні довідки службового та особового (біографічного) характеру підписує керівник юрособи. Якщо зовнішня довідка містить відомості фінансового характеру, то крім керівника юрособи її підписує керівник фінансової служби (головний бухгалтер) цієї юрособи;

Печаткою скріплюють підписи посадових осіб юрособи на всіх довідках біографічного характеру, а також на довідках службового характеру, зміст яких стосується фінансових питань. Відбиток печатки у паперових довідках проставляють так, щоб він охоплював останні кілька літер назв посад осіб, які підписали цей документ, але не їх особисті підписи. Електронні довідки засвідчують кваліфікованими електронними печатками.

Відомості про виконавця за потреби можна оформити на довідках службового характеру. Цей реквізит містить власне ім'я, прізвище виконавця і номер його службового телефону та розташовується у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша довідки.

Зразок 1.
Уніфікована форма довідки службового характеру з кутовим розташуванням реквізитів

(Завантажити >>)

 

Зразок 2.
Уніфікована форма довідки особового (біографічного) характеру з поздовжнім розташуванням реквізитів

(Завантажити >>)

Зразок 3.
Довідка про виплату працівникові при звільненні компенсації за соціальну відпустку на дитину

(Завантажити >>)

Ведення журналу реєстрації довідок, що видаються на руки працівникам юрособи

Підготовка та реєстрація довідок, що видаються роботодавцем працівникам для підтвердження факту їх офіційного працевлаштування, місця роботи, нарахування і виплати заробітної плати, компенсації, (не)використання відпустки та інших фінансових і кадрових питань для подання до сторонніх юросіб, покладається на бухгалтерію або відділ кадрів юрособи. Це має бути обов'язково визначено у положенні про відповідний структурний підрозділ та в Інструкції з діловодства на підприємстві.

Зауважимо, що реєструвати довідку потрібно лише після того, як її підпише керівник юрособи та головний бухгалтер. Бажано в цей же робочий день.

Для обліку факту видання працівникам таких довідок статтею 535 глави 6 "Робота з кадрами" розділу І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, передбачена така справа, як Книга обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату (далі – книга обліку).

Альтернативним варіантом такої книги обліку може бути Журнал реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату, адже така назва для подібної реєстраційної форми є більш коректною.

Форму книги обліку або журналу реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату та інші кадрові питання не встановлено жодним нормативно-правовим актом.

Зверніть увагу!

Роботодавець має право самостійно розробити форму Журналу реєстрації довідок з урахуванням запропонованого зразка (додаток 4) і додати цю форму до Інструкції з діловодства на підприємстві.

Докладніше про інструкцію з діловодства читайте у статті Інструкція з діловодства на підприємстві: алгоритм розроблення, затвердження і внесення змін

Зразок 4.
Журнал реєстрації довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату та інші кадрові питання

(Завантажити >>)

Висновки

1. Довідки, що видаються працівникам, оформлюють з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020 щодо складу, змісту та місця розташування обов'язкових реквізитів, що надають довідкам юридичної сили.
2. Особливу увагу слід приділити правильності оформлення підписів посадових осіб, даті та реєстраційному індексу, адже їх відсутність може призвести до визнання довідки недійсною.
3. Довідки з фінансовими показниками підписує не лише керівник юрособи, а й головний бухгалтер. Крім того, підписи засвідчують відбутком печатки юрособи (за наявності печатки).
4. Реєстрацію довідок доцільно вести в окремому журналі або книзі обліку, форму яких роботодавець визначає самостійно та закріплює в інструкції з діловодства.
5. Реєструвати довідку слід після її підписання та, як правило, в день видачі працівникові.