Друкувати у видатковому ордері реквізити «Одержав» і «Дата» не заборонено: позиція ДПС згідно Положення №148

1. Про що підприємство запитало ДПС?
2. Позиція ДПС: хто має підписувати ВКО, коли і як?
3. Позиція редакції: друкувати можна, але обережно 
4. Практичні рекомендації для бухгалтерів
5. Де почитати більше про документальне оформлення касових операцій?

Коментар до ІПК ДПС від 17.07.2026 р. №4147/ІПК/99-00-07-03-01

Про що підприємство запитало ДПС?

Коли підприємство звертається до податківців із питанням, яке на перший погляд здається суто технічним, за ним часто ховається цілком практична потреба: спростити роботу касира, уникнути зайвих помилок і при цьому не отримати претензій під час перевірки касової дисципліни. 

Саме така ситуація склалася з одним із суб’єктів господарювання, який попросив ДПС роз’яснити:

• Чи можна реквізити видаткового касового ордера «Одержав» і «Дата» заповнювати друкованим методом, а не вимагати від фізичної особи власноручного запису?
• І якщо можна, то з якої дати почати застосовувати нові правила оформлення ВКО?
• Та чи дозволяється посеред року змінити спосіб внесення інформації до касових документів?

Позиція ДПС: хто має підписувати ВКО, коли і як?

Ключове місце у відповіді податківців посідає п. 32 розділу ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 року №148 (далі – Положення №148). 

Положення №148 прямо дозволяє бухгалтеру (або відповідальній особі, на яку покладено обов’язок оформлення) заповнювати прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості будь-яким способом, який забезпечить належне збереження записів протягом установленого строку зберігання документів. 

Отже, друкований метод складання касових ордерів не заборонений.

Окремо у ІПК було звернуто увагу на питання підписів. Керівник підприємства своїм внутрішнім розпорядчим актом визначає перелік посад і кількість осіб, уповноважених підписувати касові документи (п. 45-1 розд. IV Положення №148). Підписувати від підприємства повинен саме той, кого уповноважив керівник.

Зверніть увагу! 

Друкувати в касовому ордері можна все, крім підписів. Зокрема, касові документи, якими оформляють видачу готівки (видаткові касові ордери або видаткові відомості), обов’язково підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. Це правило залишається непорушним незалежно від того, друковані реквізити чи написані від руки.

І ще один важливий момент, на який ДПС спеціально акцентує увагу:  прибуткові та видаткові касові ордери, а також видаткові відомості оформлюються в день здійснення операції. Переносити дату чи складати документи заднім числом не можна.

Важливо! 

Реквізити «Одержав», «Дата» та «Сума прописом» у видатковому касовому ордері не заборонено відображати друкованим методом. Але дата має відповідати дню здійснення касової операції з видачі готівки. 

Отже,  Положення №148 не вимагає обов’язково писати «суму прописом» і дату від руки. Головне — щоб документ був чітким, збереженим і підписаним тими, хто має на це право. 

Позиція редакції: друкувати можна, але обережно 

Окрему увагу ми хотіли б приділити реквізиту «Сума прописом». Так, його можна заповнити друкованим способом, тобто, внести до КО заздалегідь, але ми б не радили цього робити. Дозвіл податківців у вас на це є, але іноді питання видачі-отримання готівки стають предметом не податкового, а цивільного спору. І тоді те, що отриману суму написала від руки та фізособа, яка її отримала, є ще одним доказом факту здійснення такої операції. 

ДПС нічого не сказала і  про підпис одержувача коштів. Якщо ВКО складається в паперовій формі, підпис фізичної особи-отримувача в реквізиті «Одержав» обов'язково має бути виконаний власноруч. Нечіткість висновку ДПС в коментованій ІПК може створити хибне уявлення, ніби підпис також можна «надрукувати». Насправді ж відсутність підпису одержувача у видаткових касових ордерах або видаткових відомостях є порушенням вимог п. 27 розділу III Положення №148. На це ДПС звертала увагу тут. 

Тому ще раз наголосимо:

хоча Положення №148 не вимагає обов’язкового власноручного заповнення одержувачем реквізитів «Одержав», «Дата» та «Сума прописом», на практиці підприємствам варто враховувати не лише касові правила, а й можливі майбутні спори щодо фактичного отримання коштів.

Рукописні записи у ВКО можуть мати самостійне доказове значення. Відповідно до Науково-методичних рекомендацій з питань підготовки та призначення судових експертиз, затверджених наказом Мін’юсту від 08.10.1998 №53/5, почеркознавча експертиза дає змогу ідентифікувати не лише виконавця підпису, а й виконавця рукописного тексту та окремих буквених і цифрових записів.

Це підтверджує й судова практика. Зокрема, у постанові Верховного Суду від 23.09.2025 у справі №278/2471/15-к враховано висновок почеркознавчої експертизи щодо того, ким виконані рукописні записи у графах «Одержав» та «Дата» у видаткових касових ордерах. В інших справах експерти окремо досліджували підпис одержувача та написану ним словами суму в графі «Одержав» і на підставі результатів такого дослідження суди встановлювали, чи справді відповідна особа отримувала кошти.

Тому з погляду доказової безпеки підприємство може й надалі вимагати, щоб одержувач власноруч зазначав суму словами, дату та, за потреби, інші дані поряд із власноручним підписом. Це не є обов’язковою вимогою Положення №148, але створює додатковий почерковий матеріал для можливої експертизи та полегшує ідентифікацію особи у разі спору.

Наведена ж в коментованій ІПК позиція ДПС стосується дотримання касового законодавства і можливості технічного заповнення ВКО. Вона не визначає доказову цінність документа у цивільному, господарському чи кримінальному спорі. До того ж, ані Положення №148, ані ДПС не забороняють підприємству встановити правило щодо заповнення даних щодо суми та дати отримання готівкових коштів в ВКО від руки.

Практичні рекомендації для бухгалтерів

1. Закріпіть внутрішнім наказом перелік осіб, уповноважених підписувати касові документи. Це захистить від претензій щодо підписів.
2. Якщо вирішили використовувати друкований метод для реквізитів «Одержав», «Дата» та «Сума прописом», зробіть це системно і забезпечте якісне збереження роздрукованих записів протягом усього строку зберігання документів.
3. Касовий ордер має бути оформлений саме в день видачі готівки.
4. Пам’ятайте: друк реквізитів не звільняє від необхідності власноручного підпису отримувача коштів (якщо така вимога передбачена формою документа) та підписів керівника й головного бухгалтера (або уповноважених осіб).

Де почитати більше про документальне оформлення касових операцій?

• Видатковий касовий ордер (ВКО): правила складання та приклади заповнення згідно Положення №148
• Як правильно виплатити зарплату з каси: пам'ятка від редакції
• Відомість на виплату готівки: поради щодо складання та заповнення при виплаті зарплати готівкою в 2026 році
• Прибутковий касовий ордер (ПКО): правила складання та приклади заповнення згідно Положення №148