Держархівслужба роз'яснює порядок знищення документів юрособами, а також фізособами-підприємцями.
Основне питання, яке цікавить на сьогодні всіх, ? чи потрібно знищувати документи фінансово-господарської діяльності після того, як строки зберігання щодо них минули?
Увага! Це питання порушується саме нині тому, що с 01.01.2013 р. всі підприємства для визначення строків зберігання своєї документації повинні будуть використовувати вже нову редакцію документа ? Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5. До 31.12.2012 р. ми користуємося Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. №41 (далі ? Перелік).
Також Держархівслужба звертає увагу на те, що строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов'язковими для всіх органів державної влади і місцевого самоуправління, установ, підприємств і організацій, а для фізосіб-підприємців Перелік має лише рекомендаційний характер.
Особливої уваги потребує примітка до деяких документів Переліку, що міститься у новій редакції: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства... У разі виникнення спорів (суперечностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах ? зберігаються до прийняття остаточного рішення».
Як слід це розуміти? Така примітка (наприклад, йдеться про довіреності, акти виконаних робіт, накладні на ТМЦ, журнали ЕККА тощо, терміни зберігання яких не більше 3 років) свідчить про те, що знищення цих документів, строки зберігання яких минули, здійснюється за умови проведення перевірки органами ДПС.
При цьому слід розуміти, що коли у підприємства або фізособи-підприємця після перевірки іде спір у судових інтонаціях, такі документи слід зберігати до прийняття рішення судом останньої інстанції. Стосовно ПКУ ? це рішення ВАСУ. Хоча, на наш погляд, оскільки на сьогодні податкові органи мають право звертатися і до Верховного суду України, то можна або дочекатися його рішення, або переконатися в тому, що скаргу не було спрямовано податковим органом до ВСУ.
У разі порушення кримінальної справи категорії і види документів, потрібних для слідства, визначаються відповідними уповноваженими органами згідно з новим КПК України та іншими законами.