Виправлення помилок у Єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з серпня 2026 року: поради від редакції для юросіб

1. Як юрособам виправляти помилки у раніше поданих місячних звітах?
2. У яких з трьох типів Єдиної звітності провидиться виправлення помилок?
3. Як у Податковому розрахунку вказати старий звітний період?
4. Як виправляти сумові помилки?
5. Як виправляти несумові помилки?
6. Що робити, якщо складаючи звіт за липень 2026 року, ви знайшли помилку за попередні звітні періоди?
7. Що робити, якщо помилок декілька і вони одночасно сумові і несумові?
8. Чи штрафують зараз за помилки в Єдиній звітності?
9. Як виправляти помилки у поданих раніше місячних звітах ФОП та фізособам, що здійснюють незалежну професійну діяльність?

Про те, як складати нову місячну форму єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ та додатки до неї, ми вже розповідали в попередніх статтях. Їх ви можете прочитати тут:

• Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для юросіб (місячна) з липня 2026 р.: інструкція із заповнення та подання
• Додатки до місячної Єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для юросіб з липня 2026 р.: інструкція із заповнення

А у цій статті поговоримо про виправлення помилок у вже поданій звітності.

Як юрособам виправляти помилки у раніше поданих місячних звітах?

По суті, усі помилки, які були допущені при складанні Єдиної звітності, можна поділити на два типи (це робить і сам Порядок №4, яким затверджено правила складання цієї звітності). Помилки бувають сумові і несумові.

Під сумовими помилками маємо на увазі ті, що призвели до викривлення показників доходу, ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Наприклад, якщо ви забули вказати у звіті якийсь дохід, нарахований фізособі, або вказали його в неправильній сумі, або застосували до такого доходу неправильну ставку ЄСВ, це сумова помилка.

А несумові помилки – це помилки в інших показниках. Діапазон несумових помилок значно більший. Це і неправильно вказаний звітний період, і викривлення інформації зі статистики працівників, і помилки в кадровій інформації щодо них.

Сумові помилки, як правило, виправити можна, і в Порядку №4 чітко прописаний алгоритм, як це зробити. А от з несумовими помилками складніше. Через їх різноманітність Порядок №4 не прописує алгоритми для виправлень щодо кожного рядка звітності. А податківці запевняють, що деякі з них виправити просто неможливо (посилаючись на відсутність чіткого алгоритму в Порядку №4). Проте спробувати розв’язати цю проблему можна. Втім, давайте рухатись поступово. І спочатку поговоримо про те, що в Порядку №4 точно є!

У яких з трьох типів Єдиної звітності провидиться виправлення помилок?

На самому верху цієї звітності ми бачимо традиційний і обов’язковий реквізит будь-якої податкової декларації – її тип.

Наприклад, у заголовній частині Податкового розрахунку (цього головного документа Єдиної звітності) є три рядки, в одному з яких треба поставити позначку «Х»:

• рядок 011 «Звітний» – якщо ПР подається за звітний (податковий) період вперше. Розрахунок із типом «звітний», який прийняв контролюючий орган та який пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного ПР за такий звітний (податковий) період;
• рядок 012 «Звітний новий» – якщо ПР подається наступним за звітний (податковий) період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску у ПР або реквізитах у рядках додатків до ПР та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний (податковий) період ПР із типом «Звітний» або «Звітний новий», як передбачено порядком коригування даних ПР (додатків);
• рядок 013 «Уточнюючий» – якщо ПР подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного (податкового) періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску у ПР або реквізитах у рядках додатків до ПР та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період.

Аналогічні рядки є й у кожному з додатків до Податкового розрахунку.

Але тим, хто складає Єдину звітність, треба пам’ятати про історію її створення. Річ у тім, що ця звітність поєднала в собі інформацію про ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Саме тому вона не тільки зовні є гібридом колишніх Звіту про ЄСВ та форми №1ДФ, – сам Порядок №4 її складання став таким самим гібридом, адже поєднав у собі правила складання цих колишніх звітів.

Це повною мірою стосується і виправлення помилок у Єдиній звітності. Наприклад, у табличній частині додатків Д1 і Д5 є окремі графи, в яких проставляється позначка на додавання або на вилучення певного рядка (чого не було у Звіті з ЄСВ, але було у формі №1ДФ і зберіглося у додатку 4ДФ). Але в табличній частині додатка Д1 зберіглися коди типу нарахувань 2 і 3 для відображення зменшення або збільшення сум доходів та ЄСВ за минулі звітні періоди (чого, відповідно, немає в додатку 4ДФ).

Тобто, спочатку, якщо ми виправляємо помилки, то це треба вказати в типі Єдиної звітності, яку ми складаємо. І це має бути тип або «Звітний новий», або «Уточнюючий». Проте деякі сумові помилки можна виправити й у «Звітній» формі – але тільки якщо це не потребує аналогічних виправлень і в додатку 4ДФ.

Як у Податковому розрахунку вказати старий звітний період?

До 2025 року у нас була квартальна Єдина звітність, а тепер вона місячна. Але у 2026 році помилка може бути виявлена як за 2025-2026 роки, так і за попередні. А виправляємо ми їх у новій місячній формі звіту.

Як показати у заголовній частині, за який період виправляються помилки? Як це зробити для тих періодів, за які юрособи ще складали квартальну звітність?

Для цього Порядок №4 встановив спеціальне правило (п. 2 гл. 3 розд. ІІ).

Увага!

Для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021 – 2024 роки слід вважати відповідними такі періоди:

I квартал:

• 1 місяць – січень (1);
• 2 місяць – лютий (2);
• 3 місяць – березень (3);

II квартал:

• 1 місяць – квітень (4);
• 2 місяць – травень (5);
• 3 місяць – червень (6);

III квартал:

• 1 місяць – липень (7);
• 2 місяць – серпень (8);
• 3 місяць – вересень (9);

IV квартал:

• 1 місяць – жовтень (10);
• 2 місяць – листопад (11);
• 3 місяць – грудень (12).

Для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за періоди до 2021 року сллід вважати відповідними такі періоди:

для податкових агентів:

• I квартал: березень (3);
• II квартал: червень (6);
• III квартал: вересень (9);
• IV квартал: грудень (12).

Для платників ЄСВ – відповідний місяць, за який здійснюється коригування.

Як виправляти сумові помилки?

Покажемо це одразу на прикладі. 

Приклад 1

Роботодавець забув показати в Єдиній звітності нараховану в липні 2026 року суму лікарняних 10 000,00 грн за липень 2026 року, нараховану на них суму ЄСВ за ставкою 22% 2 200,00 грн і утриманих з них 18% ПДФО 1 800,00 грн та 5% ВЗ 500 грн. Як це виправити?

До 20 серпня 2026 року (до закінчення строку подання єдиної звітності за липень 2026 року) це можна виправити типом «Звітний новий» Єдиної звітності. 

У ньому у заголовній частині треба вказати, що це звіт за липень 2026 року (тип «Звітний новий»), дані про особу, яка подає цей звіт, і про орган ДПС, в який він подається. По суті – переписати ці дані з раніше поданої Єдиної звітності за липень. Єдина відмінність – це номер Податкового розрахунку! Цей реквізит заповнюється у хронологічному порядку, незалежно від типу ПР. Але нумерація здійснюється в межах одного звітного періоду - для юросіб це місяць (про це податківці зазначали тут). Тому щомісяця нумерація ПР починається наново і, оскільки звіт за липень мав порядковий номер «1», то у «Звітного нового» за липень номер буде вже «2».

Звісно, що треба заповнити і дані наприкінці ПР та додатків до нього щодо осіб, які підписуватимуть цю звітність. Далі у ПР треба було зазначити лише ту інформацію, яка потребує виправлення. А ще не забути зазначити інформацію про додатки, які подаються разом з ПР – і це мають бути додатки «Звітного нового» типу, лише ті, в яких робитиметься виправлення.

Тобто треба скласти:

– Податковий розрахунок, у якому в розділі І показати лише суму цих лікарняних. Її ми показуємо в рядках 4.1 (адже помилка стосується лікарняних, до яких застосували ставку 22%) та 4. А ще не забудьте про суму пені в рядку 5 (про це наприкінці цієї статті). Щоправда, пеня нараховується на суму недоїмки, з розрахунку 0,1 відсотка суми недоплати за кожний день прострочення платежу. А якщо помилка виправляється «Звітною новою» формою, то граничний строк сплати ЄСВ за місяць, у якому виправляється помилка, ще не сплинув. До того ж, ЄСВ могло бути сплачено і вчасно. Тобто, пеня може бути не в кожному випадку;

– додаток Д1, адже додану суму треба персоніфікувати! У табличній частині зазначаємо дані про цього працівника.

Нагадаємо, що нараховані лікарняні відображають у додатку Д1 у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухгалтерському обліку. Із зазначенням у графі 8 коду застрахованої особи «29» – якщо хворів працівник, якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 22% (як у нашому випадку).

Суму лікарняних відображають окремо від інших виплат із розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності (в нашому випадку, це липень 2026 року, тобто «07 2026») а у графі 12 – кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, за які нараховані лікарняні. Інші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку, крім однієї. Це графа 25, і її заповнюють тільки в додатку Д1 типів «Звітний новий» або «Уточнюючий». У ній відображають ознаку «0», – якщо рядок потрібно ввести, або ознаку «1», – якщо рядок потрібно виключити. Оскільки нам треба додати новий рядок з інформацією про лікарняні, то в графі 25 проставляємо значення «0»;

– додаток 4ДФ, адже суму лікарняних треба не лише задекларувати, а й утримати з неї ПДФО та ВЗ. У заповненні цього додатка виконуються ті самі правила, що і в додатку Д1. Тобто це має бути тип «Звітний новий», заголовну частину заповнюємо аналогічно ПР (але лише тими відомостями, які є в формі цього додатка), а в табличній частині нас цікавить лише Розділ І. У ньому ми заповнюємо лише один рядок, – в якому зазначаємо у звичайному порядку лікарняні та суму утриманих ПДФО та ВЗ. Ознака доходу (графа 6) буде однакова, незалежно від джерела виплати – «101» (адже з метою оподаткування лікарняні дорівнюються до зарплати працівника). Відмінність буде лише одна – щодо графи 10. У ній треба проставити вже знайому нам ознаку «0» на додавання цього рядка до звітності за липень 2026 року.

Подавати «Звітний новий» додаток Д5 не потрібно, адже лікарняні в ньому не відображаються. 

Зразок 1. Виправлення помилки до прикладу 1 у «Звітній новій» формі

(Завантажити)

Після 20 серпня 2026 року, якщо ви знайшли цю помилку самостійно, то ви теж можете її виправити. Все треба буде зробити так само, але тип звітності буде вже «Уточнюючий».

Як виправляти решта сумових помилок

Якщо треба не додати, а вилучити зайвий рядок, то робимо те саме, але зазначаємо у графі 25 додатка Д1 й у графі 10 додатка 4ДФ ознаку «1». Якщо при цьому зменшиться сума ЄСВ, то в Податковому розрахунку заповнюємо рядок 6 та його службові рядки.

Якщо треба замінити показники – наприклад, збільшити або зменшити суму доходу, ЄСВ та ПДФО і ВЗ, то щодо такої фізособи заповнюємо два рядки: один – на вилучення неправильних даних, а другий – на додавання правильних показників. Відповідно, у Податковому розрахунку показуємо підсумок: суму, на яку треба зменшити або збільшити дохід та/або ЄСВ.

Як виправляти несумові помилки?

Аналогічно зазначеному вище виправляється і більшість несумових помилок, які виникли щодо персональних даних працівників: додаванням, вилученням або заміною неправильних даних на правильні. Наприклад, якщо ви помилилися в податковому номері працівника (РНОКПП) – ви повторюєте цей рядок з помилкою з раніше поданого звіту в додатку Д1 і ставите значення «1» в графі 25. А далі наводите новий рядок з правильними даними (сумові дані при цьому не повинні змінитися – інакше це буде вже виправлення сумової помилки!), а в графі 25 зазначаєте «0». Так само робите і в додатку 4ДФ (значення 1 і 0 проставляєте в графі 10). Ось тільки розділ І Податкового розрахунку в такому випадку буде пустим – адже суми доходів та ЄСВ в цьому випадку не зміняться.

Буває випадок, коли щодо працівника в додатках Д1 та 4ДФ одночасно припустилися і сумової, і несумової помилки. Цей складний випадок ми розглянемо нижче окремо, а зараз ми говоримо про виправлення лише несумових помилок.

Аналогічно для цього застосовується і графа 20 у додатку Д5. У ній теж проставляється значення «1» – на вилучення рядка з неправильними даними або значення «0» – на додавання рядка з правильними даними.

А от щодо помилок, які не стосуються персональних даних (наприклад, щодо кількості працівників) податківці консультують, що їх виправити неможливо. Адже в цих рядках немає графи на вилучення неправильних даних та на додавання правильних! Та й у Порядку №4 нічого про коригування цих рядків не сказано.

Раніше деякі роботодавці користувалися такою порадою: відсутність алгоритму виправлення не означає повну заборону такого виправлення. І намагалися подати «Звітний новий» або «Уточнюючий» ПР з правильними даними у заголовній частині (і з пустим розділом І). До такого виправлення, як правило, додавали й доповнення у довільній формі – лист, у якому пояснювали, для чого цей звіт подається і які виправлення в ньому зроблені.

Нині, коли заголовна частина ПР в новій місячній формі щодо кількості працівників змінилася, деякі помилки таким чином виправити не вийде. Наприклад, щодо облікової кількісті штатних працівників (колишній рядок 102), яка в новій формі не відображається.

До того ж, чи приймуть податківці таке виправлення та чи врахують його, щоразу вгадати важко. Тому – спробувати можна, за таку спробу не буде санкцій, але чи вийде, гарантувати ми не можемо.

Що робити, якщо складаючи звіт за липень 2026 року, ви знайшли помилку за попередні звітні періоди?

Чи можна цю помилку виправити в новій «Звітній» формі? Можна, але лише помилку в додатку Д1 (та в Податковому розрахунку, оскільки ці дві форми взаємо поєднані). Якщо помилка зачіпає й додаток 4ДФ, її доведеться виправляти в «Уточнюючій» звітності.

Два основні правила:

За допомогою кодів типу нарахувань (КТН) «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1. Причому виправити такі помилки можна:

• варіант 1 – за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам Розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
• варіант 2 – у складі ПР за поточний місяць з типом «Звітний».

Незалежно від обраного варіанту, порядок виправлення буде однаковим.

У Д1 формується рядок на працівника, щодо якого допущено помилку, зазначаючи серед іншого у графі 10 – місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графі 09:

• КТН «2» – якщо донараховується база та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
• КТН «3» – якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.

Зверніть увагу!

При зменшенні бази/суми ЄСВ показники у графах 16 – 20 зазначаються без знака «мінус». Адже КТН «3» сам по собі говорить про те, що слід зменшити базу та/або ЄСВ в раніше поданому Д1.

Інші графи заповнюються в загальному порядку.

Приклад 2

Роботодавець застосував щодо суми зарплати працівника з інвалідністю ставку ЄСВ 22% замість 8,41%. Зарплата була нарахована та відображена в єдиній звітності в січні 2025 року, сума зарплати – 10000,00 грн. Категорія застрахованої особи була вказано правильно («2» – особа з інвалідністю). Як це виправити у звітності за липень 2026 року?

Одразу визначимося: в додатку 4ДФ помилки не було, сума ПДФО та ВЗ з цієї зарплати була утримана і відображена в Єдиній звітності правильно. Тобто, додаток 4ДФ не подаємо, виправлення треба зробити лише у ПР та Д1. І це можна зробити й у «Звітній» формі Єдиної звітності тоді, коли помилку знайшли, наприклад за липень 2026 року.

Почнемо з додатка Д1. У ньому ви показуєте дані за липень і окремим рядком – зменшення суми ЄСВ за січень 2025 року. Ще раз звертаємо вашу увагу: двох рядків за січень 2025 року у цьому випадку не буде (графа 25 не заповнюється)! Буде один рядок, і показати треба лише різницю! Зробимо це з повторенням «несумових» даних про працівника (адже виправляється лише сумова помилка!), із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань «3», у графі 10 – місяця та року, в якому здійснено нарахування (тобто 01.2025), у графі 16 і 17 – нічого не зазначаємо, а у графі 20 – суму зменшення ЄСВ (10 000 х 22% - 10 000 х 8,41% = 1 359,00, без знаку мінус).

У Податковому розрахунку треба буде зазначити дані за липень, а ще – заповнити рядки 6 та 6.1, в яких показати суму зменшення ЄСВ (1 359,00). Оскільки відбулося зменшення суми ЄСВ, про штрафні санкції можна не думати і рядок 5 (про пеню) точно не заповнювати.

Зразок 2. Виправлення помилки до Прикладу 2 у «Звітній» формі

(Завантажити)

Що робити, якщо помилок декілька і вони одночасно сумові і несумові?

Так, їх можна виправити одночасно. Тобто в одному «Звітному новому» або «Уточнюючому» звіті.

Увага!

Пам’ятайте і про ще одне правило: в «Уточнюючому» додатку Д1 сумові та несумові помилки одночасно не виправляються.

Пунпункт 7 п. 10 гл. 3 розд. ІІ Порядку №4 наголошує: якщо роботодавцю поза межами звітного (податкового) періоду необхідно одночасно уточнити інформацію щодо реквізитів та сум нарахованого ЄСВ стосовно застрахованих осіб у додатку Д1, поданих з типом «Звітний» або «Звітний новий», формується та подається до контролюючого органу звіт з типом «Уточнюючий».

Спочатку у звіті типом «Уточнюючий» проводиться коригування реквізитів, які уточняються на підставі інформації з попередньо поданого звіту з типом «Звітний» або «Звітний новий». Тобто, шляхом заміни неправильних рядків на рядки з правильними несумовими показниками (суми ЄСВ залишаємо невиправленими!).

Потім формується ще один звіт з типом «Уточнюючий» для коригування показників з ЄСВ з використанням типів нарахувань 2, 3. Тобто лише в другому «Уточнюючому» звіті проводимо збільшення або зменшення суми ЄСВ (виправляємо сумові помилки).

Чи штрафують зараз за помилки в Єдиній звітності?

Так, вже штрафують, незважаючи на воєнний стан. Мораторій на застосування штрафів закінчився з 01.08.2023.

Помилки з ПДФО та ВЗ

Як встановлює п. 119.1 ПКУ, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2 040 гривень.

Причому самостійне виправлення помилок штрафу не зменшує. Хоча і при цьому можна зекономити. Як кажуть самі податківці у «ЗІР», за подання одночасно двох або більше уточнюючих звітів, якщо виправлені помилки, що призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, в перший раз застосовують штраф 1 020 грн. І лише якщо протягом року після накладання цього «першого» штрафу платник податків подає повторно уточнюючий розрахунок – вже застосовується штраф у розмірі 2 040 гривень.

І ще із «ЗІР»: у разі якщо під час подання уточнюючого звіту додаються рядки стосовно виплачених доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, що не призводить до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, та не відбувається зміна платника, тобто номер облікової картки платника – отримувача доходу вказано правильно, то штрафні (фінансові) санкції до такого податкового агента не застосовуються!

Є і ще одна можливість легально уникнути штрафу при самостійному виправленні помилок. Передбачені п. 119.1 ПКУ штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в єдиній звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них ПДФО, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 ПКУ.

Йдеться про помилки лише щодо ПДФО, які виправляються шляхом перерахунку (як річного, так і за будь-який інший, обраний податковим агентом самостійно, період). Виправлення таких помилок завжди відображається в тому місяці, в якому було проведено перерахунок. Про річний перерахунок ПДФО ми докладно розповідали тут.

Помилки з ЄСВ

Пунктами 3, 5 ч. 11 ст. 25 Закону №2464 передбачено відповідальність зокрема, за донарахування контролюючим органом або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ у вигляді штрафу у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ.

Не забуваємо і про пеню. Згідно з ч. 2 ст. 25 Закону №2464, страхувальник має самостійно обчислити суму пені в разі виявлення заниження сум ЄСВ. Така пеня відображається в рядку 5 Податкового розрахунку. Порядок №4 прямо говорить, що в цьому рядку зазначається самостійно обчислена платником єдиного внеску сума пені з розрахунку 0,1% зазначених у графі (насправді мається на увазі рядок) 4 сум, розрахованих починаючи з першого календарного дня, що настає за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.

Як виправляти помилки у поданих раніше місячних звітах ФОП та фізособам, що здійснюють незалежну професійну діяльність?

Це важливе запитання і відповідь на нього дуже проста та повністю відповідає нормам п. 50.1 ПКУ.

Справа в тому, що в разі виявлення помилок вже після подання будь-якої податкової звітності, платник подає уточнення. Але за формою, яка діє на момент такого подання.

Для ФОП та фізосіб, що здійснюють незалежну професійну діяльність, з 1 серпня 2026 року діє нова форма Єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ – квартальна. Отже, і виправляти помилки за минулі звітні періоди доведеться у новій квартальній формі. Але як це зробити, ми розглянемо в окремій статті.