Заповнення Додатку 4ДФ у новій Єдиній звітності 2026 року: правила та приклади для різних випадків

1. Які правила подання Єдиної звітності діють з 1 серпня 2026 року
2. Основні правила заповнення додатку 4ДФ не змінилися!
3. Приклад 1. Нарахування та виплата заробітної плати
4. Приклад 2. Одночасне нарахування заробітної плати, відпускних та/або лікарняних
5. Приклад 3. Зарплата виплачена несвоєчасно
6. Приклад 4. Вихідна допомога при звільненні
7. Приклад 5. Допомога по вагітності та пологах
8. Приклад 6. Винагорода за договором цивільно-правового характеру
9. Приклад 7. Аліменти
10. Приклад 8. Застосування ПСП в базовому розмірі
11. Приклад 9. Застосування ПСП на дітей
12. Приклад 10. Прийняття (звільнення) протягом місяця

Які правила подання Єдиної звітності діють з 1 серпня 2026 року

Подання Єдиної звітності з 01.08.2026 відбувається за новими формами: юрособи отримали власну місячну форму (вперше застосовували за липень 2026), а ФОПи та фізособи-«незалежники» власну квартальну форму (вперше застосовували за 2 квартал 2026).

Докладно правила складання Єдиної звітності для фіз- та юросіб ми розглядали в статтях:

• Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для юросіб (місячна) з липня 2026 р.: інструкція із заповнення та подання
• Додатки до місячної Єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для юросіб з липня 2026 р.: інструкція із заповнення
• Єдина квартальна звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для ФОП за ІІ кв. 2026 року: інструкція із заповнення та подання
• Додатки до Єдиної квартальної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ для ФОП за ІІ кв. 2026 р.: інструкція із заповнення

Але всі ситуації і питання, які виникають при складанні «зарплатних» звітів в одній статті охопити неможливо. Тому зараз ми поговоримо про найбільш поширені ситуації та питання щодо додатку 4ДФ, який є як в місячній, так і в квартальній формах.

Основні правила заповнення додатку 4ДФ не змінилися!

Тому навіть в нових формах звітів при складанні цього додатку необхідно дотримуватись наступних основних правил:

1. У додатку 4ДФ відображаються всі доходи фізичної особи, нараховані та виплачені їй у звітному періоді, незалежно від того, до якого періоду такі доходи фактично належать. У квартальній формі зараз 3 додатки 4ДФ (за кожен місяць кварталу окремо). Тому ФОПам – роботодавцям та податковим агентам слід особливо уважно діяти за цим правилом. Нарахували дохід за минулий місяць? Відображаємо у 4ДФ за місяць нарахування. Виплатили фізособі аванс? Відображаємо в 4ДФ у місяці виплати.

2. Сума доходу відображається у повній сумі, без утримань ПДФО, ВЗ та аліментів. Навіть якщо ви відображаєте виплату доходу, в додатку 4ДФ треба показати такий дохід у нарахованій сумі.

3. Дохід фізичної особи за кожною ознакою доходу відображається у окремому рядку. З цього правила виходить наступне: щодо однієї фізособи в додатку ДФ може бути заповнено кілька рядків – адже якщо вона отримувала (їй було нараховано або виплачено) протягом місяця різні види доходів, то кожен такий дохід треба показати окремо.

Проте, якщо протягом місяця фізичній особі було нараховано або виплачено декілька доходів, які відображаються за однією ознакою доходу, то їх загальна сума відображається одним рядком.

4. Якщо фізичній за місяць не нараховувався або не виплачувався дохід, то інформація щодо неї у додатку 4ДФ не відображається.

***

Але це загальні правила, а є ще багато спеціальних, які стосуються як видів доходів, так і категорій фізосіб, що їх отримують. Тут не обійтися без прикладів!

Тому двлі розглянемо 10 прикладів заповнення Додатку 4ДФ: спеціальні правила, які повинні знати податкові агенти!

Зверніть увагу!

Заробітна плата, відпускні та лікарняні працівників відображаються з однаковою ознакою доходу «101» – тобто, в одному рядку.

Заробітну плату, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображено в додатку 4ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у додатку 4ДФ за липень відображається заробітна плата, яку нараховано в липні та виплачено в липні або в серпні.

Приклад 1. Нарахування та виплата заробітної плати

Працівнику нарахована заробітна плата за липень 2026 – 20000 грн. Утримані ПДФО – 3600 грн. та ВЗ – 1000 грн. Зарплата працівнику виплачена, ПДФО та ВЗ перераховані у липні 2026.

У Додатку 4ДФ за липень 2026 має бути відображено:

Приклад 2. Одночасне нарахування заробітної плати, відпускних та/або лікарняних

Працівнику у липні 2026 нараховано:

• заробітна плата за липень 2026 – 10000 грн.,
• лікарняні за липень 2026 – 5000 грн.,
• відпускні за липень 2026 – 9000 грн.

Утримані ПДФО – 4320 грн. та ВЗ – 1200,00 грн.

Лікарняні та відпускні працівнику були виплачені в липні, зарплата виплачена в серпні, ПДФО та ВЗ перераховані у липні-серпні 2026 (одночасно з виплатами).

У Додатку 4ДФ за липень повинно бути відображено:

Якщо виплата зарплати працівнику здійснюється несвоєчасно (не у наступному місяці, а пізніше), то її нарахування та нарахування податків, виплату зарплати та сплату податків відображаємо за фактом здійснення.

Загалом, це правило відображення виплати доходу в місяці нарахування (незважаючи на те, що фактично дохід було виплачено в наступному місяці) поширюється тільки на дохід у вигляді зарплати. За решта доходів відображаємо фактичні операції: нарахування в місяці нарахування, виплати у місяці виплат.

Приклад 3. Зарплата виплачена несвоєчасно

Працівнику у липні 2026 нарахована зарплата – 30000 грн. Утримано ПДФО – 5400 грн. та ВЗ – 1500,00 грн.

Кошти працівнику виплачено не своєчасно – у вересні 2026. Податки (ПДФО та ВЗ) сплачені при виплаті зарплати у вересні 2026.

В такому випадку у липні 2026 в додатку 4ДФ буде відображено тільки нарахування:

А виплати треба буде відобразити в таких саме сумах (відповідно, в графах 3, 4 і 5) в додатку 4ДФ за вересень 2026.

Вихідна допомога працівнику при звільненні відображається з ознакою однакою доходу «127».

Приклад 4. Вихідна допомога при звільненні

Працівника звільнено 12.08.2026 за п. 6 ст. 36 КЗпП.

Працівнику нараховано за серпень 2026:

• заробітна плата з 01.08 по 12.08.2026 – 12000 грн.,
• компенсація за невикористану відпустку – 8000 грн.,
• вихідна допомога – 25000 грн.

З суми заробітної плати та компенсації за невикористану відпустку утримано: ПДФО – 3600 грн. та ВЗ – 1000 грн.

З суми вихідної допомоги утримано: ПДФО – 4500 грн. та ВЗ – 1250 грн.

Всі належні кошти працівнику виплачені, суми утриманого ПДФО та ВЗ перераховані у день звільнення.

У додатку 4ДФ буде відображено:

Допомога по вагітності та пологах відображається з ознакою однакою доходу «128».

Приклад 5. Допомога по вагітності та пологах

Працівниці у серпні 2026 нараховано:

• заробітна плата за серпень 2026 – 10000 грн., утримано ПДФО – 1800 грн. та ВЗ – 500 грн.
• допомога по вагітності та пологах – 80000 грн. (кошти від ПФУ отримані і виплачені), ПДФО та ВЗ не оподатковується.

Всі належні кошти працівнику виплачені, суми утриманого ПДФО та ВЗ перераховані у серпні 2026.

У додатку 4ДФ буде відображено:

Винагорода за ЦПД відображається з ознакою однакою доходу «102».

Приклад 6. Винагорода за договором цивільно-правового характеру

Фізична особа (не працівник підприємства) у липні 2026 виконувала роботи за ЦПД.

Сума нарахованої винагороди у липні 2026 – 40000 грн., утримано ПДФО – 7200 грн. та ВЗ – 2000 грн.

Всі належні кошти фізичній особі виплачені, суми утриманого ПДФО та ВЗ перераховані у липні 2026.

У додатку 4ДФ буде відображено:

Але якщо б виплата доходу відбулася в наступному місяці після нарахування, наприклад, у серпні, і тоді ж відбувалася сплата податків, то в 4ДФ за липень графи 3, 4 і 5 треба було б не заповнювати. Натомість в 4ДФ за серпень треба було б показати в окремому рядку саме ці заповнені графи (а графи про нарахування були б пустими).

Сума утриманих та перерахованих аліментів відображається окремим рядком із зазначенням РНОКПП отримувача (дитини або стягувача) за ознакою доходу «140».

Приклад 7. Аліменти

Працівнику у серпні 2026 нарахована заробітна плата – 40000 грн.

Згідно виконавчого листа з доходів працівника утримуються аліменти на 1 дитину у розмірі 25%. РНОКПП отримувача 3682521406.

Аліменти утримані у сумі 7700 грн.:

(40000 – 7200– 2000) × 25% = 7700 грн.

ПДФО та ВЗ з аліментів не утримуються.

Зарплата працівнику виплачена, утримані аліменти, ПДФО та ВЗ перераховані у серпні 2026.

У додатку 4ДФ буде відображено:

Якщо працівник має право на звичайну ПСП, то у випадку її застосування у графі 9 (ознака ПСП) зазначається «01».

Приклад 8. Застосування ПСП в базовому розмірі

Працівник працює неповний робочий день та подав заяву на застосування ПСП.

За серпень 2026 йому нараховано 4000 грн. (в межах граничного доходу для застосування звичайної ПСП, який у 2026 – 4660 грн.).

Сума звичайної ПСП у 2026 – 1664 грн.

Із зарплати працівника утримано: ПДФО – 420,48 грн. та ВЗ – 200,00 грн.

(4000 – 1664) × 18% = 420,48 грн.

Зарплата працівнику виплачена, ПДФО та ВЗ перераховані у вересні 2026.

У додатку 4ДФ буде відображено:

Якщо працівник має право на дві ПСП – у випадку утримання двох та більше дітей до 18 років, у тому числі дитини з інвалідністю – у Додатку 4ДФ заповнюють два рядки, відображаючи відповідні ознаки ПСП.

Приклад 9. Застосування ПСП на дітей

Працівник має трьох дітей до 18 років, у тому числі дитину з інвалідністю.

Він подав необхідні підтвердні документи. Тому має право на дві ПСП:

• звичайну: на дітей без інвалідності (1664 грн. × 2) – ознака ПСП «02»,
• підвищену: на дитину з інвалідністю (2496 грн.) – ознака ПСП «04».

Загальний розмір ПСП становитиме: 1664 × 2 + 2496 = 5824 грн.

Граничний дохід для застосування ПСП: 4660 грн. × 3 дитини = 13980 грн.

У липні 2026 працівнику нарахована зарплата 10000 грн, до якої буде застосовано дві ПСП.

Із зарплати працівника утримано:

ПДФО (10000 – 5824) × 18% = 751,68 грн та ВЗ – 500,00 грн.

У додатку 4ДФ буде відображено:

Якщо фізичну особу неодноразово приймали (звільняли) протягом місяця, на таку особу необхідно заповнювати стільки рядків, скільки разів мали місце такі події.

Приклад 10. Прийняття (звільнення) протягом місяця

Працівника звільнено 10.08.2026. При звільненні нараховано 20000 грн., утримано ПДФО – 3600 грн. та ВЗ – 1000 грн. Кошти працівнику виплачено, ПДФО та ВЗ перераховано 10.08.2026.

21.08.2026 працівника знову прийнято на роботу. За відпрацьований час нараховано 10000 грн., утримано ПДФО – 1800 грн. та ВЗ – 500 грн. Зарплата працівнику виплачена, ПДФО та ВЗ перераховані у серпні 2026.

У додатку 4ДФ на працівника буде відведено два рядки, в яких буде відображено окремо доходи за періоди 01.08-10.08 і 21.08-31.08. Так само окремо треба показати й суми податків, утриманих та сплачених з таких доходів. А головне, не забудьте зазначити в графі 8 дату звільнення, а в графі 7 дату наступного прийняття на роботу в цьому місяці!

Але так розрахунок при звільненні відображається тільки якщо він був проведений своєчасно.

Зарплата, нарахована колишньому працівнику після його звільнення, відображається з ознакою доходу «127».

Звісно, це ще не всі випадки отримання доходів, які податковому агенту доводиться відображати в додатку 4ДФ. Тому до цієї теми ми будемо повертатися в наступних наших статтях та новинах!