Виправляємо помилки в таблиці 6 звіту з ЄСВ

Коментар до листа ДФСУ від 03.10.2017 р. №16871/5/99-99-13-02-01-16 

Якщо «зарплатна» помилка була в бухгалтерському обліку

Розглянемо ситуацію: у минулому звітному періоді роботодавець припустився помилки в бухобліку. Внаслідок цього, коли звіт з ЄСВ складався, у ньому були зазначені дані, які були на той момент. Тобто сам звіт був складений правильно, але на неправильних даних щодо нарахованих фізособам доходів. Як виправити таку помилку в бухобліку та звітності?

Раніше ми розповідали про роз’яснення від Мінфіну щодо виправлення помилок при нарахуванні зарплати. У ньому Мінфін ґрунтувався на нормах П(С)БО 6. З них виходить, що  помилки поточного року слід виправляти шляхом складання тих самих проведень, які потрібно було зробити правильно.

Отже, за поточний рік донарахування зарплати буде відображатися за таким проведенням: Дт 91,92, 93, 94, 97  Кт 661, а ЄСВ  - Дт 91, 92, 93, 94, 97  Кт 651 (залежно від напрямку діяльності, у якому використовується праця працівника).

Виправити надміру нараховані суми зарплати протягом поточного календарного року доведеться методом сторно (тобто повторити ті самі проведення з відповідним від’ємним значенням сум зайвих витрат).

А от помилки за минулий рік, потрібно буде виправити через проведення із застосуванням рахунку 44: Дт 661 Кт 441 та Дт 651 Кт 441.

Але ДФСУ спирається у своїх роз’ясненнях на правило, встановлене п. 9 розділу IV Порядку №435: якщо зарплата нараховується за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

Не став винятком і коментований лист.  Зокрема, ДФСУ у ньому зазначає: якщо працівнику в поточному місяці здійснено нарахування індексації за попередні періоди, нарахування ЄСВ здійснюється у місяці його фактичного нарахування (поточному) без віднесення до відповідних місяців, за які проведено таке нарахування.

Згідно з пп. 2.2.7 Інструкції №5, суми виплат, пов'язаних з індексацією заробітної плати працівників, належать до фонду додаткової заробітної плати. А отже, на думку ДФСУ, донарахування такої індексації потрібно зробити не «заднім числом», а у місяці, коли помилку виявлено та виправлено. І такий дохід працівників належатиме до фонду оплати праці того періоду, в якому здійснюється його нарахування.

Таким чином, донараховані (або сторновані) суми зарплати за минулі звітні періоди (місяці)  в звіті з ЄСВ слід буде включити до загальної суми зарплати за поточний звітний період. В таблиці 6 Звіту і донарахована, і поточна зарплата відображатимуться одним рядком, а у графі 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» потрібно буде зазначити поточний звітний місяць.

Аналогічні роз’яснення надає і ПФУ. Наприклад, у «Віснику»  наведено ось такий приклад:

Працівнику за січень (повністю відпрацьований місяць) нараховано 3 363,40 грн заробітної плати і сплачено 739,95 грн ЄСВ. У лютому за повністю відпрацьований місяць нараховано 3 200 грн заробітної плати та зроблено перерахунок за січень на суму індексації 163,40 грн, яку було надміру донараховано до мінімальної заробітної плати. Як відобразити це у звіті за формою № Д4?

У таблиці 6 звіту за формою № Д4 за звітний місяць лютий відображаємо два рядки.

Рядок 1:

• реквізит 11 — місяць і рік, 02.2017;
• реквізит 17 — загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця) 3 200 грн – 163,40 грн = 3 036,60 грн;
• реквізит 18 — сума нарахованої заробітної плати/до­ходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок, — 3 036,40 грн;
• реквізит 21 — сума ЄСВ, нарахована на суму додаткової бази нарахування, — 668,01 грн.

Рядок 2:

• реквізит 10 — код типу нарахування — 13;
• реквізит 11 — місяць і рік, 02.2017;
• реквізити 17 та 18 — прочерки;
• реквізит 19 — сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробітної плати/доходу) — 163,40 грн;
• реквізит 21 — сума ЄСВ, нарахована на суму додаткової бази нарахування, — 35,95 грн.

Якщо помилка була в самому Звіті

Помилки в таблиці 6 звіту з ЄСВ бувають двох типів - пов’язані із сумами доходів і ЄСВ та не пов’язані з ними. Про це ми писали тут.

Докладно про виправлення помилок в таблиці 6 щодо сум доходів та ЄСВ  читайте тут>>

У коментованому ж листі фахівці ДФСУ нагадують, що у разі виявлення помилки, допущеної в попередніх звітних періодах, страхувальник може здійснити самостійне виправлення такої помилки у поточному звіті із застосуванням кодів типу нарахувань «2» та «3», передбачених п. 9 розділу IV Порядку №435.

Такі коди наводяться у графі 10 таблиці 6 звіту з ЄСВ. При цьому обов'язково зазначається місяць та рік, за який проведено нарахування (графа 11), що дає змогу в одній таблиці 6 звіту з ЄСВ виправити помилки за кілька звітних періодів.

Нагадаємо, що під кодом «2» відображається сума заробітної плати (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно донараховано суму єдиного внеску.

А код «3» застосовується для відображення суми заробітної плати (доходу), нарахованої у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму ЄСВ.

Крім цього, роботодавець може не користуватися умовним кодом для позначення зменшення суми доходу та ЄСВ, а відобразити їх із від’ємним значенням.

Та слід пам’ятати, що у п. 9 розділу IV Порядку №435 зазначено, що внесення від'ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише при відображенні:

• сум перерахунків заробітку (доходу), що пов'язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю, та допомогою у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
• сторнованих сум відпускних та допомоги з тимчасової непрацездатності, допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами.