Нараховували та сплачували ЄСВ за працівника за ставкою 8,41% замість 22%: як виправити це?

Ситуація з практики 

У працівника була інвалідність до 01.10.2018 р. З 01.10.2018 р. йому інвалідність було знято, та працівник не повідомив про це у бухгалтерію. Помилку виявили у березні 2019 р. Як виправити таку помилку?

Для розуміння того, наскільки було занижено суму ЄСВ в Звітах та не сплачено до бюджету, наведемо інформацію в таблиці.

Виправляємо помилки за попередні періоди у звіті за березень 2019 р.

Перш за все, зауважимо, що виправлення треба буде відобразити в таблицях 1 та 6 Звіту з ЄСВ. І оскільки зміст помилок – це заниження суми ЄСВ, подавати уточнюючі Звіти не потрібно – виправляються помилки у поточному Звіті, за той місяць, у якому вони була знайдені. Одночасно виправляється ще одна помилка – адже з жовтня по лютий працівник відображався в таблиці 6 як інвалід (за невірною категорією застрахованої особи). 

Отже, почнемо з таблиці 6, адже вона є підставою для складання таблиці 1.

Виправлення помилок  у таблиці 6

Перше, на що слід звернути увагу, це те, що сума доходу в Звіті з ЄСВ (а отже, і в таблиці 6) була відображена вірно. Помилка полягала в застосуванні не тієї ставки ЄСВ, таким чином, занижено було саме суму ЄСВ. Але і  категорія застрахованої особи зазначалась невірно. Тому, для виправлення цих помилок роботодавцю доведеться сторнувати невірні дані і додати вірні, окремими рядками.

Якщо страхувальником донараховується або зменшується сума ЄСВ, у зв’язку з виправленням помилки допущеної в попередньому періоді застосовуються коди типу нарахувань «2» та «3» (п. 9 розділу IV Порядку №435).

Код типу нарахувань «2»  - це сума заробітної плати (доходу) нарахована в попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) зарплати (доходу), на яку страхувальником самостійно  донараховано суму ЄСВ.

Код типу нарахувань «3» - сума заробітної плати (доходу) нарахована  в попередніх звітних періодах згідно з бухгалтерськими та іншими документами, за якими проводиться нарахування (обчислення ) заробітної плати (доходу) на яку страхувальником самостійно зменшено нараховано суму ЄСВ.

За допомогою цих кодів типу нарахувань в таблиці 6 звіту з ЄСВ слід відобразити  зменшення суми нарахованого ЄСВ у попередніх періодах за ставкою 8,41%. Тож у звіті за березень слід додати 5 рядків, що дорівнює кількості місяців в яких неправомірно застосовували ставку ЄСВ у розмірі 8,41% з кодом типу нарахувань 3.

Це буде виглядати так:

1. В реквізиті 1 «громадянин України» - зазначаємо відповідну інформацію
2. В реквізиті 7 зазначається стать;
3. В реквізиті 9 «код категорії ЗО» зазначаємо – 2;
4. В реквізиті 10 «код типу нарахувань» - 3;
5. В реквізиті 11 «місяць та рік» - зазначаємо місяці, в яких слід виправити інформацію, а саме,  10.2018 р ;11.2018 р; 12.2018 р.; 01.2019; 02.2019 – окремо, тобто, для кожного місяця новий рядок;
6. В реквізиті 12  - зазначається прізвище, ім’я, по батькові;
7. В реквізиті 17 «загальна сума нарахованого заробітку/доходу» - зазначаємо суму, яку зазначали у Звітах за жовтень-лютий раніше, за кожен місяць;
8. В реквізиті 18 «сума у межах максимальної величини» - зазначаємо у даному випадку те ж саме, що і в реквізиті 17;
9. В реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» зазначаємо суму ЄСВ яку слід «сторнувати», за кожен місяць окремо.

Таким чином, загальна сума на яку зменшено суму ЄСВ у звязку з виправленням помилки , допущеної в попередніх періодах – 9671,50 грн.

Наступним, буде відображення в тій же таблиці 6 донарахування суми ЄСВ за ставкою 22%, з кодом типу нарахувань 2.

Це буде виглядати так:

1. В реквізиті 1 «громадянин України» - зазначаємо відповідну інформацію
2. В реквізиті 7 зазначається стать;
3. В реквізиті 9 «код категорії ЗО» зазначаємо – 1;
4. В реквізиті 10 «код типу нарахувань» - 2;
5. В реквізиті 11 «місяць та рік» - зазначаємо місяці, в яких слід виправити інформацію, а саме, 10.2018 р ;11.2018 р; 12.2018 р.; 01.2019; 02.2019, для кожного місяця новий рядок;
6. В реквізиті 12  - зазначається прізвище, ім’я, по батькові;
7. В реквізиті 17 «загальна сума нарахованого заробітку/доходу» - зазначаємо відповідно суму, яку було нараховано, за кожен місяць;
8. В реквізиті 18 «сума у межах максимальної величини» - зазначаємо у даному випадку те ж саме, що і в реквізиті 17;
9. В реквізиті 21 «Сума нарахованого єдиного внеску» зазначаємо суму ЄСВ, яку слід було нарахувати, за кожен місяць.

Сума донарахованого ЄСВ у звязку з виправленням помилки, допущеної у попередніх звітних періодах складає – 25300,00 грн. Як наслідок, сума ЄСВ, яка підлягає сплаті, збільшиться на суму різниці -  15628,50 грн.

Зразок 1>>     

Виправлення помилок  в таблиці 1 звіту з ЄСВ

Таблиця 1 додатка 4 звіту з ЄСВ формується на підставі даних таблиці 6 та призначена для формування страхувальниками у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у звітному місяці, що формуються з урахуванням кодів категорій застрахованих осіб.

Оскільки ми розгорнуто показали коригування сум ЄСВ – сторнування невірних сум (за помилковою ставкою) і донарахування вірних сум, те саме доведеться зробити і в таблиці 1. Для цього призначені рядки 4 та 5 цієї таблиці.

Рядок 4 «Донараховано та/або доутримано єдиний внесок у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 4.1 + р. 4.2 + р. 4.3)» та рядок 5 «Зменшено суму єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 5.1 + р. 5.2 + р. 5.3)» в таблиці 1 формуються шляхом нарахування сум ЄСВ на суми виплат нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, що вказані в таблиці 6 з урахуванням кодів типу нарахувань.

У рядку «Зміст помилки» вказується період, в якому виявлено помилку, та сума і вид виплати, на яку не нараховано та/або зайво нараховано єдиний соцвнесок. За наявності декількох помилок описується кожна з них.

Зразок 2>>

Зразок 3>>

Штрафні санкції та строки сплати донарахованого ЄСВ

В першу чергу розглянемо, коли ж слід сплатити донарахований ЄСВ у звязку із виявленням помилок за попередні звітні періоди та виправленням їх.

Відповідно до ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ платники роботодавці зобов’язані сплачувати ЄСВ, нарахований за календарний місяць, не пізніше 20 числа наступного місяця або при виплаті доходу працівнику. Та враховуючи те, що на момент виправлення помилки вже всі строки сплати ЄСВ за попередні періоди сплили, вважаємо, що донарахований  ЄСВ слід сплатити якнайшвидше, аби не зростала пеня.

При цьому помилково нараховану суму ЄСВ (за ставкою 8,41%) податківці зарахують в рахунок недоплати, тобто, доплатити роботодавцю слід саме донараховану суму ЄСВ. А далі – чекати на податкове повідомлення-рішення про сплату штрафних санкцій.

Щодо штрафних санкцій, ситуація досить таки цікава. По суті, не доплачено 15628,50 грн (25300,00грн – 9671,50грн), оскільки за попередні місяці ЄСВ все ж таки сплачували, хоча не за тією ставкою, за якою слід було сплатити.

Тож, виникає логічне запитання, чи застосовуватимуть податківці штраф на ті цифри, які зазначено у рядку 4.1.1 – 25300, 00 грн, чи все ж таки на різницю між сплаченою сумою ЄСВ та тією яку донараховуємо в  поточному періоді, а саме 15628,50 грн?

За донарахування платником своєчасно не нарахованого ЄСВ після 01 січня 2015 року застосовується штраф в розмірі 10 % зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50 % суми донарахованого ЄСВ (пп. 3 п. 2 розділу VІI Інструкції №449). Про те, як застосовується такий штраф, читайте тут>>

При цьому складається рішення про застосування штрафних санкцій за донарахування відповідним контролюючим органом або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ за формою згідно з додатком 13 до Інструкції №449.

Підставою для прийняття відповідного рішення є акт перевірки платника ЄСВ.

На суму недоїмки платнику єдиного внеску нараховується пеня з розрахунку 0,1 відсотка суми недоплати за кожний день прострочення платежу (п. 5 розд. VІІ Інструкції №449).  Нарахування пені починається з першого календарного дня, що настає за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.

Частиною 15 ст. 25 Закону про ЄСВ та пп. 10 та 11 розд. VІІ Інструкції №449 встановлено, що рішення контролюючого органу про нарахування пені та/або застосування штрафів є виконавчим документом. У разі якщо платник ЄСВ чи банк отримали рішення про нарахування пені та/або застосування штрафів і не сплатили зазначені в них суми протягом десяти календарних днів, а також не оскаржили це рішення чи не повідомили у цей строк відповідний контролюючий орган про його оскарження, таке рішення передається для виконання органу державної виконавчої служби або до органів Казначейства.

Строк давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів та нарахованої пені не застосовується (п. 13 розд. VІІ Інструкції №449).

Суми штрафів та нарахованої пені, застосованих за порушення порядку та строків нарахування, обчислення і сплати єдиного внеску, стягуються в тому самому порядку, що і суми недоїмки із сплати єдиного внеску (п. 12 розд. VІІ Інструкції №449).

Отже, вважаємо, якщо все ж таки буде накладено штраф на суму 25300, 00 грн. Хоча можна спробувати звернутися до суду, аби оскаржити таке рішення й настояти на застосуванні штрафної санкції на суму різниці 15628,50 грн,.
А ще згідно зі ст. 26 Закону про ЄСВ та ст. 165-1 КпАП посадові особи платників єдиного внеску, фізичні особи — підприємці та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, несуть адміністративну відповідальність за:

• порушення порядку нарахування, обчислення і строків сплати єдиного внеску;
• неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності щодо єдиного внеску;
• подання недостовірних відомостей, що використовуються в Держреєстрі, інших відомостей, передбачених Законом про ЄСВ.

При цьому, якщо роботодавцем самостійно здійснюється коригування недостовірних відомостей (крім сум єдиного внеску), адміністративна відповідальність, у тому числі за подання недостовірних відомостей, фіскальними органами не застосовується. Про це йдеться тут>>

Оскільки в нашому випадку йдеться про донарахування саме сум ЄСВ, на жаль, податківці можуть застосувати і адмінштраф – в розмірі від 30 до 40 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510-680 грн.). А якщо до таких осіб протягом року вже застосовувався адмінштраф за такі порушення, то розмір нового штрафу буде більшим – від 40 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (680-850 грн).