Єдина «зарплатна» звітність за II квартал

Розрахунок складається з основної частини і шести додатків. П’ять із них стосуються нарахування ЄСВ. І тільки один додаток 4ДФ призначений для інформації щодо ПДФО і ВЗ.

Податковий агент, який має найманих працівників, подає Розрахунок і такі додатки:

• додаток 1 (Д1) «Відомості про нарахування зарплати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»;
• додаток 4 (4ДФ) «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого ПДФО та військового збору»;
• додаток 5 (Д5) «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (подають тільки суб’єкти, у яких були відповідні події — укладання чи розірвання трудового договору, цивільно-правового договору, переведення працівників, надання відпустки для догляду за дитиною тощо);
• додаток 6 (Д6) «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (подають тільки суб’єкти, в яких є працівники, які потребують обліку спецстажу).

Додатки 2 (Д2), 3 (Д3) можуть заповнювати лише бюджетні установи, організації.

Якщо змінювалося місцезнаходження

Куди сплачувати ПДФО та подавати Розрахунок у разі зміни СГ (у т. ч. ФОП) протягом бюджетного року місцезнаходження, пов’язаного зі зміною адміністративного району?

Розрахунок подається до податкової за новим місцезнаходженням. Хоча ПДФО до закінчення року сплачується за попереднім місцезнаходженням.

Водночас суб’єкти господарювання, які змінили місцезнаходження з тимчасово окупованої території та/або території населених пунктів на лінії зіткнення (Луганськ, Донецьк тощо) на територію в областях або місті Києві, сплату податків та подання звітності здійснюють за новим місцезнаходженням/місцем проживання з дати взяття на облік у контролюючому органі за новим місцезнаходженням/місцем проживання (ЗІР, підкатегорія 103.25).

 

Хто подає Розрахунок

Дія Порядку №4 поширюється на податкових агентів, які нараховують (виплачують, надають) доходи фізособі та/або зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО, ВЗ, ЄСВ (див. п. 3 розд. І Порядку №4).

Розрахунок подають лише у разі нарахування сум зазначених доходів платникові податку протягом звітного періоду, незалежно від того, чи виплачуються доходи (п. 1, 2 розд. ІІ Порядку №4).

З наведеного випливає: якщо протягом звітного кварталу доходу фізособам податкові агенти не нараховували та/або не виплачували, Розрахунок не подається.

А якщо не нараховували та/або не виплачували тільки в одному чи двох місяцях кварталу, чи потрібно подавати відповідні додатки за такі місяці?

Згідно з п. 1 розд. ІІ Порядку №4, Розрахунок подають окремо за кожен квартал (податковий період) з розбиттям за місяцями звітного кварталу. Тобто Розрахунок подають разом із додатками окремо за кожен місяць. Наприклад, до кожного Розрахунку, який подають за квартал, буде три додатки 1, три додатки 4ДФ тощо. Причому якщо доходи нараховувалися, виплачувалися тільки в одному місяці, то буде заповнено відповідними показниками додаток за один місяць. А додатки за інші два місяці будуть незаповнені (чи прокреслюватимуться, якщо додатки подають у паперовій формі). Проте подавати їх також потрібно.

Податкові агенти — це особи, які нараховують, виплачують доходи фізособам, утримують ПДФО та ВЗ (див. пп. 14.1.180 ПКУ):

• юрособа (її філія, відділення, інший відокремлений підрозділ);
• самозайнята особа (ФОП, особа, яка провадить незалежну професійну діяльність);
• представництво нерезидента-юрособи;
• інвестор (оператор) за угодою про розподіл продукції.

Роботодавець, який зобов’язаний сплачувати ЄСВ, є страхувальником — п. 10 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ.

Якщо відокремлений підрозділ юрособи уповноважений такою юрособою нараховувати, утримувати і сплачувати ПДФО, ВЗ, ЄСВ, то він складає і подає Розрахунок. Якщо не уповноважений, за нього це робить юрособа (п. 3 розд. ІІ Порядку №4).

Куди подавати Розрахунок

До податкової за основним місцем обліку податкового агента (п. 3 розд. ІІ Порядку №4).

Причому якщо юрособа має відокремлені підрозділи, які уповноважені самостійно платити податки, подавати звітність, то вони самостійно подають Розрахунок до податкової за місцем свого обліку. Якщо не уповноважені, за них подає окремий Розрахунок юрособа за своїм основним місцем обліку, відображаючи у рядках 032 і 033 Розрахунку дані про відокремлений підрозділ (п. 3 розд. ІІ Порядку №4).

Строки подання Розрахунку

Розрахунок подають окремо за кожний квартал (податковий період) з розбиттям за місяцями звітного кварталу протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу (п. 1 розд. ІІ Порядку №4). Отже, граничний строк подання Розрахунку за II квартал 2022 року — 09.08.2022 р.

 

У який спосіб подавати Розрахунок до податкової

Розрахунок може подаватися в один із таких способів (п. 3 розділу ІІ Порядку №4):

• в електронній формі (ідентифікатор для юросіб J0500106, для ФОПів F0500106);
• на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п’яти — особисто (разом з електронною формою на електронному носії інформації) або поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення).

Особливості заповнення, подання Розрахунку юрособою за відокремлений підрозділ

Наприклад, юрособа має два відокремлені підрозділи, які не уповноважені подавати за себе Розрахунок. У такому разі юрособа подає до податкової за своїм основним місцем обліку три розрахунки: один за себе (Розрахунок зі всіма додатками) і два за підрозділи (Розрахунок і тільки додаток 4ДФ).

Розгляньмо особливості заповнення Розрахунку за відокремлений підрозділ.

Рядок 09 «Ознака платника єдиного внеску» не заповнюється.

У рядках 032 і 033 зазначаються дані про такі підрозділи.

У рядку 032, якщо для об’єкта передбачено декілька рівнів, код Кодифікатора №290 визначаємо таким чином: знаходимо назву об’єкта в Кодифікаторі, наприклад Ковель, визначаємо категорію об’єкта «М» (місто), що відповідає четвертому рівню, а саме UA 07060190010068509.

Якщо підрозділ не має найменування, то у рядку 033 зазначаємо назву підприємства та тип об’єкта (магазин, кіоск, склад), за яким розташований відокремлений підрозділ, та адресу його місцезнаходження.

У додатку 4ДФ до Розрахунку за підрозділи:

• у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» проставляємо кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, щодо яких дохід нараховується за ознакою «101»;
• у рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» — кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, щодо яких нараховується дохід за ознакою «102».

У додатку 4ДФ до Розрахунку за підрозділи відображаємо як податок на доходи фізосіб, так і військовий збір за працівників такого підрозділу.

При цьому у заголовній частині Розрахунку за підрозділ кількість працівників не зазначаємо (в паперовому вигляді проставляємо прочерки, в електронному варіанті поля залишаємо незаповненими).

Такі відомості щодо кількості працівників, які працюють в неуповноваженому відокремленому підрозділі, слід відображати у складі загальної кількості працюючих в юрособи в рядках 101 — 110 рядка 10 «Штатна чисельність працівників» заголовної частини Розрахунку, який юрособа подає за себе. Інформація про працівників відокремлених підрозділів показується разом з інформацією про всіх працівників у додатках 1, 5, 6, які подаються з Розрахунком, який юрособа подає за себе.

Особливості заповнення окремих реквізитів додатка 4ДФ

Яку кількість працівників слід зазначати у рядку «Працювало за трудовими договорами» (контрактами) у додатку 4ДФ, якщо в окремому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалася через прийняття та звільнення з місця роботи?

Зазначати слід максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця.

Як заповнювати графу 2 розділу І, ІІІ додатка 4ДФ даними паспорта платника податку?

Якщо платник має позначку у паспорті про відмову отримувати реєстраційний (обліковий) номер платника податків, у графі 2 зазначають серію (за наявності) та номер паспорта.

Таким чином, у графі 2 зазначають:

• для власників паспорта у формі книжечки серію та номер паспорта у форматі NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр) та XXXXXX — шість цифр номера паспорта, тобто всього 8 цифр;
• для власників паспорта у формі пластикової картки у форматі ХХХХХХХХХ — дев’ять цифр номера паспорта у формі пластикової картки.

Цифри зазначають зліва направо. Всього у графі 2 є 10 комірок. Таким чином, дві (одну) з них не буде заповнено. Нулі чи інші позначки в незаповнені комірки не ставлять.

А в додатках Д1 і Д5 показники платника записують інакше. Читаємо в п. 5 розділу IV Порядку №4, що в графі 08 додатка Д5 для ідентифікації застрахованої особи у ПФУ для фізосіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті, зазначають:

• для власників паспорта у формі книжечки серію та номер паспорта у форматі БКNNXXXXXX, де БК — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; NN — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); XXXXXX — шість цифр номера паспорта (з ведучими нулями) або
• для власників паспорта у формі пластикової картки у форматі ПХХХХХХХХХ, де П — константа, що вказує на реєстрацію в ПФУ за паспортними даними; ХХХХХХХХХ — дев’ять цифр номера паспорта громадянина України у формі пластикової картки типу ID-1, що містить безконтактний електронний носій.

Так само заповнюємо графу 06 у додатку Д6 (див. п. 5 розділу IV Порядку №4).

У якому разі заповнюють додатки Д1 та Д5

Додаток Д1 призначений для щоквартального формування платниками ЄСВ щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу.

Якщо платник ЄСВ у звітному кварталі не використовує працю фізосіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, додаток Д1 за такий квартал не подає.

У додатку Д5 зазначають відомості про трудові відносини з найманими працівниками чи фізособами за договорами ЦПХ. Таким чином, Д5 подають, якщо протягом звітного періоду:

• укладають або розривають трудовий договір з фізособою;
• укладають цивільно-правовий договір з фізособою, яка не є ФОПом, на виконання робіт чи надання послуг;
• працівника переводять на іншу постійну роботу чи посаду на підприємстві;
• працівника переміщують з одного структурного підрозділу до іншого;
• працівника призначають на нову посаду;
• працівникові надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років або від трьох до шести років.

Таким чином, якщо протягом звітного кварталу жодної з наведених подій не відбувається, Д5 не подають.

Яким чином заповнюють графи 4 та 5 додатка 4ДФ, якщо зарплата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), а сума ПДФО перераховується до бюджету у визначений термін, а саме протягом 30-ти календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів?

Суму фактично перерахованого до бюджету податку відображають у графі 4 «Сума перерахованого податку» та у графі 5 «Сума перерахованого військового збору» додатка 4ДФ за наступний місяць (квартал).

Відображення в Розрахунку окремих видів доходів

Окремі види таких доходів та ситуацій ми розглядали в статті «Зарплатний» звіт за I квартал 2022 року під час війни: на що звернути увагу?» в «ДК» №19/2022. Там ішлося про такі ситуації, доходи:

— зв’язок із працівником втрачено;

— лікарняні та декретні;

— працівник помер/загинув;

— зарплата і податки платяться невчасно;

— простій;

— відпустки;

— призупинення трудового договору;

— мобілізовані працівники.

У кого виникатимуть подібні ситуації, доходи, рекомендуємо ознайомитися з порядком їх відображення в Розрахунку у наведеній вище статті.

 

Які нараховані, виплачені доходи відображати в Розрахунку

Згідно зі ст. 163, п. 164.1 ПКУ до складу загального оподатковуваного доходу включаються будь-які доходи, які підлягають оподаткуванню, нараховані (виплачені, надані) податковим агентом на користь платника податку. Перелік таких доходів наведено в п. 164.2 ПКУ. Це зарплата, виплати за цивільно-правовими договорами тощо.

А доходи, які не включаються до складу оподатковуваного доходу, наведені в ст. 165 ПКУ.

Може скластися враження, що якщо доходи не включаються до складу оподатковуваного доходу, то їх не потрібно відображати в Розрахунку. Але це не так. У Розрахунку відображають усі доходи, як оподатковувані, так і неоподатковувані. Коди (ознаки) доходів наведені в додатку 2 до Порядку №4.

Тож можемо міркувати ще таким чином. Якщо в додатку 2 наведено ознаку відповідного доходу, такий дохід має відображатися в Розрахунку.

Наведемо приклади доходів, що їх подеколи не зазначають у Розрахунку:

• вартість спецодягу, виданого роботодавцем працівнику в користування (пп. 165.1.9 ПКУ) (ознака доходу 136);
• виплачені аліменти (пп. 165.1.14 ПКУ) (140);
• надана фізособі поворотна фіндопомога (пп. 165.1.31 ПКУ) (197);
• дохід на користь ФОПа або особи, яка провадить незалежну професійну діяльність (пп. 165.1.36, ст. 177, 178 ПКУ) (157) тощо.

Повторимося: ці доходи слід зазначати в Розрахунку незважаючи на те, що податки з них не утримують. Хоча на практиці їх зазначають не завжди, щоб не давати додаткової інформації податковій, яка може зробити на підставі аналізу такої інформації якісь свої кумедні висновки.

Чи буде штраф у разі незазначення таких доходів?

Податкова може накласти штраф за пунктом 119.1 ПКУ в сумі 1020 грн.

У цій нормі зазначено, що штраф накладається, якщо помилка призвела до:

— зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або

— до зміни платника податку.

Але якщо в Розрахунку не зазначити неоподатковуваних доходів, це не призведе до зменшення чи збільшення податкових зобов’язань або до зміни платника податку. А тому за буквального розуміння норми п. 119.1 ПКУ підстав для штрафу, на наш погляд, немає. Хоча на практиці податкова, повторимося, цей штраф намагається накласти. Тому, якщо не зазначали таких виплат, готуйтеся доводити свою невинуватість.

 

Відображення в Розрахунку доходів від продажу сільгосппродукції

Особливості оподаткування таких доходів наведені в пп. 165.1.24 ПКУ. Дохід від продажу продукції рослинництва відображають у Розрахунку з ознакою доходу «148». Тваринництва — «179».

Причому за певних умов (зараз їх не розглядаємо) податковий агент, який виплачує такі доходи, не утримує податок на доходи фізосіб та військовий збір. Він лише наводить у Розрахунку інформацію про виплату такого доходу.

Але починаючи з 01.04.2022 р. у період воєнного стану норма пп. 165.1.24 ПКУ застосовується з урахуванням норм п. 23 підр. 1 розд. ХХ ПКУ:

1) податковий агент обов’язково має утримати податок на доходи фізосіб та військовий збір зі суми доходу, перерахувавши їх до бюджету;

2) у Розрахунку доходи від продажу сільгосппродукції слід показувати одним рядком, без деталізації за кожним отримувачем доходу.

Це означає, що в формі Розрахунку має бути окремий рядок для відображення такого доходу. Щоправда, дотепер змін до форми Розрахунку не внесено, і як виконати зазначену норму, незрозуміло.

До речі, запровадження на період воєнного стану обмежень у застосуванні пільги за пп. 165.1.24 ПКУ викликало обурення з боку платників податків. Мабуть, з огляду на це 20.06.2022 р. на сайті Мінфіну з’явилося роз’яснення, що пільга все-таки застосовується, якщо фізособа — продавець сільгосппродукції надала податковому агенту копії довідки про наявність у неї земельних ділянок та/або довідки про самостійне вирощування, розведення, відгодовування продукції тваринництва або документів, що ідентифікують особу (паспорт та РНОКПП).

Така сама консультація з’явилася і в ЗІР, підкатегорія 103.02.

Це роз’яснення Мінфіну і консультація в ЗІР прямо суперечать п. 23 підр. 1 розд. ХХ ПКУ. Та, мабуть, на практиці податкова дотримуватиметься саме такого підходу.

Зрозуміло, що якщо пільга застосована, то виплату доходу слід показати в Розрахунку так, як раніше, за кожним отримувачем окремо, з ознакою доходу «148» чи «179».

А якщо наведених документів не надано, тільки тоді податковий агент повинен утримати податки і відобразити в Розрахунку без деталізації за кожним отримувачем. Але ж як це зробити в чинній формі Розрахунку, в консультаціях так і не пояснили. Тому всім зацікавленим податковим агентам доведеться звертатися до податкової за консультацією з цього питання.