Північне міжрегіональне управління ДПС по роботі з великими платниками податків звертає увагу, що електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до норм Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-VI та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.08.2017 за №959/30827 (зі змінами) (п. 42.6 ст. 42 ПКУ).
Пунктом 2 розділу ІІ Порядку №557 передбачено, що автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись Порядком №557.
Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження (абзац другий п. 42.6 ст. 42 ПКУ).
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник (керівник) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом надсилання повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку №557.
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.
При заповненні реквізитів Повідомлення за формою J(F)13911(03), зокрема, зазначається:
- поточна дата та порядковий номер;
- найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) автора (платника);
- код за ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.
До табличної частини Повідомлення вноситься інформація про фізичну особу або печатку:
- у графі 1 – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи, якій надається право підпису електронних документів/найменування платника (для печатки);
- у графі 2 – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті/податковий номер платника (для печатки);
- у графі 3 (посада) – посада фізичної особи, якій делеговано право підпису електронних документів /печатка;
- у графі 4 (тип підпису) – директор/бухгалтер/підпис податкових накладних/печатка.
Зазначаються ініціали та прізвище керівника.
У полі «Виконавець» зазначається посада, ініціали та прізвище виконавця та її контактний телефон.
На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований електронний підпис керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності).
На сформоване Повідомлення, в якому заповнюється інформація щодо кваліфікованої електронної печатки, першою накладається кваліфікована електронна печатка і останнім – КЕП керівника.