Загальні правила утримань і нарахувань із зарплати працівника
Перш за все - про ставки "зарплатних" податків у 2025 році.
Із заробітної плати працівників утримується ПДФО у розмірі 18% та військовий збір (ВЗ) у розмірі 5%. ЄСВ нараховується на заробітну плату у розмірі 22% у загальному порядку та 8,41% для осіб з інвалідністю.
Унаочнимо ці ставки у таблиці 1.
Таблиця 1.
Ставки та строки сплати податків із зарплати – 2025
| Податок/ збір/ внесок |
Ставка | Строк сплати (безготівкова форма) | Строк сплати (готівкова форма) |
| ПДФО | 18% | Під час виплати зарплати | Протягом 3 операційних днів після нарахування |
| ВЗ | 5% (з 01.12.2024) | Під час виплати зарплати | Протягом 3 операційних днів після нарахування |
| ЄСВ | 22% (8,41% для осіб з інвалідністю) |
Під час кожної виплати зарплати (авансові платежі). Не пізніше 20 числа наступного місяця |
Під час кожної виплати зарплати (авансові платежі). Не пізніше 20 числа наступного місяця |
Порядок нарахування, утримання та сплати ПДФО викладено у ст. 168 ПКУ, а строки сплати ПДФО встановлено п. 168.1 ПКУ.
Так, роботодавець зобов’язаний перерахувати ПДФО до бюджету:
- під час виплати оподатковуваного доходу;
- протягом трьох операційних днів з дня, що настає за днем нарахування (виплати, надання), – якщо оподатковуваний дохід надається у негрошовій формі чи виплачується готівкою з каси роботодавця.
Зверніть увагу! Банки приймають платіжні документи на виплату зарплати лише за умови одночасного подання платіжної інструкції на перерахування ПДФО до відповідного бюджету або платіжної інструкції на зарахування коштів у сумі ПДФО на єдиний рахунок.
Такі самі строки сплати діють і для військового збору (пп. 1.4 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
У пп. 168.1.1 ПКУ зазначається, що роботодавець, який нараховує (виплачує, надає) заробітну плату, зобов’язаний утримувати ПДФО із зарплати працівника, використовуючи ставку податку, визначену у ст. 167 ПКУ.
Відповідно до п. 167.1 ПКУ ставка ПДФО становить 18% бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) у тому числі, але не виключно у формі:
- заробітної плати;
- інших заохочувальних та компенсаційних виплат;
- або інших виплат, які нараховуються (виплачуються, надаються) працівнику.
Ставка ВЗ з 1 грудня 2024 року становить 5% від об’єкта оподаткування (пп. 1.3 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). До того вона становила 1,5%.
Увага! Роботодавці – резиденти Дія Сіті становлять виняток. Про це ми писали тут:
Нарахування ЄСВ
Роботодавці зобов’язані своєчасно та в повному обсязі нараховувати, обчислювати і сплачувати єдиний соціальний внесок. Порядок нарахування, обчислення і сплати єдиного внеску, розмір ЄСВ встановлено розділом ІІІ Закону №2464.
Частиною 8 ст. 9 Закону №2464 передбачено, що роботодавці зобов’язані сплачувати ЄСВ, нарахований за календарний місяць, не пізніше 20 числа наступного місяця, крім гірничих підприємств, які зобов’язані сплачувати єдиний внесок, нарахований за календарний місяць, не пізніше 28 числа наступного місяця.
При цьому роботодавці під час кожної виплати заробітної плати, на суми якої нараховується ЄСВ, одночасно з видачею зазначених сум зобов’язані сплачувати нарахований на ці виплати ЄСВ у розмірі, встановленому для таких платників (авансові платежі).
Тепер у прикладі 1 відобразимо утримання та нарахування.
Приклад 1. Працівнику нарахували заробітну плату за місяць у розмірі 27 000,00 грн. Який розмір ПДФО та ВЗ потрібно утримати? Який розмір ЄСВ потрібно нарахувати? Скільки працівник отримає на руки?
1. Розмір ПДФО:
ПДФО = 27 000,00 грн × 18% = 4 860,00 грн.
2. Розмір ВЗ:
ВЗ = 27 000,00 грн × 5% = 1 350,00 грн.
3. Сума працівнику на руки:
20 790,00 грн (27 000 - 4 860 - 1 350).
4. Розмір ЄСВ:
ЄСВ = 27 000 × 22% = 5 940,00 грн.
Утримання ПДФО з урахуванням ПСП
Податкова соціальна пільга (ПСП) – це легальний спосіб зменшення суми ПДФО із зарплати за наявності підстав згідно з законодавством.
Важливо! ПСП не застосовується під час утримання військового збору
Згідно з пп. 169.1.1 ПКУ, податкова соціальна пільга надається для будь-якого платника податку в розмірі, що дорівнює 50% розміру прожиткового мінімуму для працездатної особи (з розрахунку на місяць), установленого законом на 1 січня звітного податкового року.
Отже, у 2025 році її базовий розмір (100%) становить: 3 028 грн х 50% = 1 514 грн.
Відповідно до абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, ПСП застосовується до доходу, нарахованого на користь працівника протягом звітного податкового місяця як заробітна плата (інші прирівняні до неї відповідно до законодавства виплати, компенсації та винагороди), якщо його розмір не перевищує певний поріг – суму, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, що діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень.
Увага! У 2025 році базовий поріг застосування ПСП становить: 3 028 грн х 1,4 = 4 240,00 грн.
При цьому деякі категорії працівників мають право на застосування ПСП у підвищеному розмірі.
Таблиця 2.
10 правил застосування ПСП у 2025 році
| Правила | Опис |
| Правило 1 | Кожен найманий працівник має право на застосування ПСП, якщо дозволяє розмір доходу |
| Правило 2 | Право на ПСП працівник має лише за одним місцем роботи – чи то основне місце роботи, чи сумісництво |
| Правило 3 | Розмір ПСП дорівнює 50% розміру прожиткового мінімуму для працездатної особи (у розрахунку на місяць), встановленому законом на 1 січня звітного податкового року. У 2025 році – 1 514,00 грн |
| Правило 4 | ПСП застосовується до зарплати, нарахованої протягом звітного місяця, якщо зарплата не перевищує суму, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму (для працездатної особи станом на 1 січня звітного року), помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 грн. У 2025 році – 4 240,00 грн |
| Правило 5 | Платник податку, який має право на ПСП більшого розміру, зазначає це право у заяві та подає відповідні документи |
| Правило 6 | Якщо платник податку має право на ПСП з двох і більше підстав, застосовується одна ПСП – найбільшого розміру |
| Правило 7 | ПСП застосовується до доходів у вигляді зарплати з дня отримання роботодавцем заяви працівника та документів, що підтверджують таке право |
| Правило 8 | Якщо у працівника двоє і більше дітей до 18 років, то ПСП і граничний розмір доходу застосовуються кратно кількості дітей |
| Правило 9 | ПСП можна сумувати лише у разі, якщо працівник утримує двох і більше дітей, зокрема дитину з інвалідністю |
| Правило 10 | ПСП на дітей надається до кінця року, в якому дитина, в тому числі дитина з інвалідністю, досягає 18 років |
Тепер розглянемо деякі нюанси застосування ПСП.
Нюанс 1. Застосування ПСП базового розміру
Пропонуємо таку формулу розрахунку ПДФО із застосуванням базового розміру ПСП (1 514 грн):
ПДФО = (Зарплата - 1514) × 18% (якщо зарплата ≤ 4 240 грн)
Приклад 2. Працівниця має одну дитину 12 років (зарплата – 4 100 грн). Оскільки 4 100 грн < 4 240 грн, застосовується базова ПСП 1 514 грн.
ПДФО = (4 100 – 1 514) × 18% = 465,48 грн.
Військовий збір = 4100 × 5% = 205 грн.
Зарплата на руки = 4100 - 465,48 - 205 = 3 429,52 грн.
Нюанс 2. Застосування ПСП щодо працівників, які мають дітей
Унаочнимо коротко у таблиці 3.
Таблиця 3.
Розміри ПСП на дітей та граничні доходи на 2025 рік
| Категорія | Розмір ПСП (грн) | Граничний дохід (грн) |
| Базова ПСП | 1 514,00 | 4 240,00 |
| ПСП на 2 дітей (діти до 18 років) |
3 028,00 (1 514,00 × 2) | 8 480,00 (4 240,00 × 2) |
| ПСП на 3 дітей (діти до 18 років) |
4 542,00 (1 514,00 × 3) | 12 720,00 (4 240,00 × 3) |
| ПСП на 4 дітей (діти до 18 років) |
6 056,00 (1 514,00 × 4) | 16 960,00 (4 240,00 × 4) |
| Підвищена ПСП (150%) (одинока матір, одинокий батько, батько чи мати, в яких є на утриманні дитина з інвалідністю |
2 271 × кількість дітей | 4 240 × кількість дітей |
|
Зверніть увагу! Право на підвищений поріг застосування ПСП має лише один із батьків! |
||
Повна інформація з різними розмірами ПСП міститься в нашому довіднику "Податкова соціальна пільга з ПДФО у 2025 році"
А перелік документів, які треба надати для застосування ПСП, можна знайти в нашому довіднику «Документи, необхідні для отримання податкової соціальної пільги».
Читайте більше про податкову соціальну пільгу та особливості її застосування:
Приклад 3. Працівниця має чотирьох дітей віком до 18 років. Зарплата працівниці становить 15 000,00 грн. Граничний дохід = 4 240,00 × 4 = 16 960,00 грн.
Оскільки 15 000,00 < 16960,00, то:
ПСП застосовується у розмірі 1 514,00 × 4 = 6 056,00 грн.
ПДФО = (15 000,00 – 6 056,00) × 18% = 1 609,92 грн.
Військовий збір = 15 000,00 × 5% = 750,00 грн.
Зарплата на руки = 15 000,00 - 1 609,92 - 750,00 = 12 640,08 грн.
Формула для обчислення утримання ПДФО за наявності підвищеної ПСП для одинокої матері/батька або дитини з інвалідністю:
ПДФО = (Зарплата - 2 271 × N) × 18%, якщо зарплата ≤ 4 240
Приклад 4. Одинока мати має одну дитину, зарплата становить 4 100,00 грн. Оскільки 4 100,00 < 4 240,00 грн, застосовується підвищена ПСП 2 271 грн.
ПДФО = (4 100,00 - 2 271,00) × 18% = 329,22 грн.
Військовий збір = 4 100,00 × 5% = 205 грн.
Зарплата на руки = 4 100,00 - 329,22 – 205,00 = 3 565,78 грн.
Нюанс 3. Застосування «комбінованої» податкової соціальної пільги
Працівники, які виховують дитину з інвалідністю до 18 років, мають право на ПСП у підвищеному розмірі – 2 271 грн (пп. «б» пп. 169.1.3 ПКУ).
Водночас лише у випадку, якщо є діти без інвалідності та дитина з інвалідністю, ПСП можна сумувати між собою.
Пропонуємо формулу «комбінованої» ПСП (звичайна + на дитину з інвалідністю):
ПДФО = (Зарплата - (1 514 × N + 2 271 × Nінв)) × 18%,
де
N – кількість дітей без інвалідності,
Nінв – кількість дітей з інвалідністю.
Приклад 5. Працівниця має трьох дітей, одна з них – дитина з інвалідністю. Зарплата у працівниці – 11 000,00 грн. Граничний дохід = 4 240 × 3 = 12 720 грн. Оскільки 11 000,00 < 12 720,00, ПСП застосовується.
1. ПСП для двох дітей без інвалідності:
ПСП = 1 514,00 × 2 = 3 028,00.
2. ПСП для дитини з інвалідністю (підвищена ПСП):
ПСПінв = 2 271,00 × 1 = 2 271,00.
3. Загальна ПСП:
ПСП = 3 028,00 + 2 271,00 = 5 299,00.
4. Розрахунок ПДФО:
ПДФО = (11 000,00 - 5 299,00) × 18% = 5 701,00 × 0,18 = 1 026,18 грн.
5. Розрахунок військового збору (ВЗ):
ВЗ = 11 000,00 × 5% = 550,00 грн.
6. Зарплата на руки:
9 423,82 (11 000,00 - 1 026,18 - 550,00).
Нарахування ЄСВ на зарплату найманих працівників
Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ ЄСВ для роботодавців встановлюється у розмірі 22% до бази нарахування ЄСВ. Менші ставки ЄСВ передбачено лише щодо працівників з інвалідністю (проте щодо них донарахування ЄСВ до мінімального розміру і не робиться!). На зарплату таких осіб з інвалідністю ЄСВ нараховується за ставкою 8,41%.
Коли йдеться про «базову» ставку 22%, то є вимога сплачувати за працівника за основним місцем роботи ЄСВ у розмірі, не меншому за мінімальний внесок!
Якщо база нарахування ЄСВ не перевищує розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної зарплати (далі – МЗП), встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки ЄСВ.
Приклад 6. Працівник (основне місце роботи) перебував у відпустці без збереження зарплати з 1 по 24 липня 2025 року. Зарплата, нарахована йому за липень, становить 3 900,00 грн. Фактична зарплата нижча від МЗП (8 000,00 грн). Працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць.
Оскільки фактична зарплата (3 900,00 грн) менша від МЗП (8 000,00 грн), потрібно донарахувати ЄСВ на різницю до МЗП.
Додаткова база = 8 000,00 - 3 900,00 = 4 100,00 грн.
Розрахунок ЄСВ:
На фактичну зарплату:
3 900,00 × 22% = 858,00 грн.
На додаткову базу:
4 100,00 × 22% = 902,00 грн.
Загальна сума ЄСВ:
858,00 + 902,00 = 1 760,00 грн.
Приклад 7. Працівник був прийнятий 15-го числа звітного місяця. Ним відпрацьовано 11 роб. дн. із 23. Місце роботи – основне. Посадовий оклад – 8 000,00 грн.
У місяці прийняття працівника вимоги ЄСВ з МЗП дотримуватися не треба. Адже працівник не відпрацював усі робочі дні за графіком роботи за місяць. ЄСВ нараховують на фактичну зарплату.
1. Розрахунок фактичної зарплати:
Посадовий оклад: 8 000,00 грн.
Зарплата = 8000,00 : 23 × 11 = 3 826,09 грн.
2. Розрахунок ЄСВ:
Оскільки працівник не відпрацював повний місяць, вимогу нараховувати ЄСВ з МЗП не застосовують.
ЄСВ = 3 826,09 × 22% = 841,74 грн.
Приклад 8. Працівник є особою з інвалідністю. Перебуває в трудових відносинах з 2023 року. Зарплата за липень 2025 року становила 7 900,00 грн. Який розмір ЄСВ у липні 2025 року?
Мінімальну вимогу ЄСВ (з МЗП) для таких працівників не застосовують.
Розрахунок ЄСВ:
ЄСВ = 7 900,00 × 8,41% = 7 900,00 × 0,0841 = 664,39 грн.
Читайте більше про ЄСВ у 2025 році: