Цій статті більше 3-х років. Українське законодавство складне і мінливе, тож на даний момент редакція не гарантує її 100% актуальність. У разі сумнівів скористайтесь пошуком, щоб читати свіжіші статті і консультації, або зверніться за допомогою до нашого ШІ-консультанта.
Microsoft Dynamics NAV дає змогу велику частину операцій, які потрібно зробити бухгалтерові для обліку ЗЕД, проводити в автоматичному режимі. Головне — правильно задати початкові параметри.
Почнемо з довідника валют у системі. У Microsoft Dynamics NAV він може мати необмежену кількість записів, і є можливість автоматичного завантаження курсів валют із сайта НБУ.
Як розповіла нам Таїсія Бондар, операційний директор «Інновер», Microsoft Dynamics NAV дозволяє вести мультивалютний облік, а саме: будь-яка операція в системі може бути відображена в трьох різних валютах: у валюті документа (операції), у валюті обліку (функціональній валюті) і в додатковій звітній валюті, яка може використовуватися як валюта відображення звітності.
Якщо з контрагентом у розрахунках постійно використовується одна й та сама валюта, її можна зазначити в картці контрагента як валюту за визначенням. Розгляньмо, як це відбувається для обліку операцій з нерезидентами-постачальниками (з покупцями-нерезидентами треба буде провести аналогічні дії).
У картці постачальника в спеціальній вкладці «Зовнішня торгівля» зазначаються два параметри:
- код валюти;
- код мови.
Вони потрібні для того, щоб програма знала, яку валюту використовувати за визначенням у документах із таким контрагентом і якою мовою за визначенням повинні складатися документи за операціями з ним (інвойс, акт виконаних робіт тощо). Важливо зазначити, що змінити валюту безпосередньо в документі купівлі або продажу, звичайно ж, можна. Але встановлення таких параметрів як код валюти і код мови за визначенням скорочує час на роботу з документами надалі.
Рис. 1 Картка постачальника — Зовнішня торгівля
Додамо, що проводиться така фіксація облікової валюти і за банківськими рахунками підприємства. Для цього в картці банківського рахунку зазначається код валюти, в якій відображатимуться в обліку дані за ним. При цьому в документі, в якому відображається рух коштів за рахунком (наприклад, у банківській виписці), дані відображаються у двох валютах (якщо вони різні) — валюті рахунку і локальній валюті (тій, в якій ведеться бухгалтерський облік).
Далі розглянемо докладніше, як у Microsoft Dynamics NAV ведеться облік курсових різниць, проводяться платежі в іноземній валюті, відображаються дані про витрати, які виникають при ввезенні товарів через митницю, і обліковуються операції з купівлі-продажу іноземної валюти.
Курсові різниці
Там, де існує облік операцій у валюті, неминуче з’являються і курсові різниці. Нагадаємо, що курсова різниця — це різниця між оцінками однакової кількості одиниць іноземної валюти при різних валютних курсах (п. 4 П(С)БО 21).
У Microsoft Dynamics NAV облік курсових різниць також здійснюється в автоматичному режимі.
Пункти 5 — 9 П(С)БО 21 установлюють правила перерахунку активів і зобов’язань, доходів і витрат у валюту обліку, а також правила визначення курсових різниць (і дати, на які їх потрібно визначати).
У Microsoft Dynamics NAV для того, щоб порахувати суму курсових різниць за потрібний період, у розділі «Валюта» проводиться операція «Коригування валютних курсів». При цьому зазначаються дві дати:
- дата початку (попереднього перерахунку або виникнення монетарної статті балансу);
- дата закінчення (дата поточного перерахунку).
Також у цій операції зазначається, які саме монетарні статті балансу слід перерахувати (валюту на банківських рахунках і в касі, дебіторську та кредиторську заборгованості). І заповнюється поле «Опис обліку», в якому описується проведена операція з перерахунку курсових різниць. При цьому є можливим наведення фінансових аналітик — тобто параметрів, що конкретизують, які саме статті балансу треба перерахувати. Наприклад, перераховуючи курсові різниці за кредиторською заборгованістю, можна зробити перерахунок як за всіма постачальниками, так і за конкретно обраними контрагентами.
Рис. 2 Коригування валютних курсів
Для контролю за правильністю проведення спочатку така операція проводиться у тестовому режимі (про що свідчить позначка в однойменному рядку). Операція у такому режимі ще не створює проведень (не відображається в бухгалтерському обліку), і до неї ще можна вносити зміни (наприклад, змінити період, за який проводиться перерахунок). Якщо ви впевнені, що операцію зроблено за тими статтями балансу, які ви хотіли, і за потрібний вам період, позначка про тестовий режим знімається, і операція проводиться в обліку.
Зверніть увагу: проведення після такої операції створюються автоматично. При цьому система використовує в кореспонденції ті рахунки, які були заздалегідь зазначені в налаштуванні для курсових різниць.
Платежі у валюті
Загалом платежі в іноземній валюті проводяться в Microsoft Dynamics NAV аналогічно до платежів у гривнях (або іншій валюті, в якій ведеться облік усіх операцій). Не забуваємо, що при цьому проводиться операція «Застосування», якою зіставляються зроблені платежі та заборгованості, що ними погашаються. Часто на підприємстві за одним і тим самим контрагентом є декілька замовлень, які потребують оплати. «Застосування» дозволяє відобразити, які з цих замовлень були оплачені в загальній сумі платежу.
Операція «Застосування» може проводитися після здійснення обох операцій за договором — отримання та оплати товарів/послуг, а може проводитися одночасно з реєстрацією в системі другої операції. Крім того, така операція дає змогу розрахувати курсову різницю, що виникає при погашенні монетарної статті балансу — кредиторської заборгованості, яка погашається поточним платежем. Якщо ж першою подією була оплата за товар/послуги, то операція «Застосування» дозволяє зафіксувати в обліку курс валюти, в якій відображається друга подія — отримання таких товарів/послуг.
Облік витрат на митниці
Відомо, що ввезення-вивезення товарів через митний кордон потребує складення митної декларації. У Microsoft Dynamics NAV для цього складається документ «ГТД».
Потім на його підставі:
- визначається митна вартість товарів (для попереднього розрахунку сум податків та інших витрат, які потрібно сплатити при імпорті товарів на митниці);
- складається податкова накладна для визнання податкового кредиту з ПДВ (при імпорті товарів). Так, у реальності такої податкової накладної не буде, але в програмі саме так відображається податковий кредит, що виникає на підставі митної декларації з імпорту. Це дає можливість побудувати звіти з ПДВ у системі, які міститимуть всю інформацію щодо податкового кредиту і податкового зобов’язання;
- створюються проведення для списання інших витрат, які формують первісну вартість імпортних товарів;
- створюється замовлення, яке потім потрібно буде сплатити (можлива і зворотна операція — спочатку створюється замовлення, яке оплачується, а відтак, на підставі даних замовлення, створюється «ГТД»).
Витрати, розраховані в «ГТД», розподіляються операцією «Створити рахунки на витрати і ПДВ» (оскільки сама «ГТД» проведень не створює). Розподіл таких витрат цією операцією проводиться автоматично. А от рахунки, на які їх слід списати, зазначаються заздалегідь — у довіднику «Товарні витрати».
Купівля-продаж валюти
Якщо підприємство купує або продає валюту на міжбанківському валютному ринку, дані про таку операцію воно отримує від уповноваженого банку у вигляді виписки з рахунку. Така виписка імпортується, як правило, автоматично.
Далі, в журналі «Купівля/продаж валют» для відображення в бухгалтерському обліку результату за цією операцією вручну робиться спеціальний запис.
Наприклад, у такому журналі зазначається, яку суму валюти було списано з валютного рахунку, далі проводиться процедура «Розрахунок продажу валюти», в якій наводяться фактичний курс продажу (комерційний курс) і дата продажу (курс НБУ, таким чином, визначається автоматично). Далі операція розраховує суму, яка була отримана в результаті продажу, і дохід/збиток від продажу такої валюти. Розраховується при такій процедурі і комісія банку з операції (за її наявності).
Рис. 3 Розрахунок покупки валюти
У результаті Microsoft Dynamics NAV створює в журналі операцій не тільки суми, що виникають за операцією продажу валюти, але й проведення, якими ці суми відображаються у бухгалтерському обліку. Такі проведення створюються автоматично після натиснення кнопки «ОК» по створеному запису. Аналогічно відображається у Microsoft Dynamics NAV і операція купівлі іноземної валюти.
Як бачимо, Microsoft Dynamics NAV дозволяє вести автоматизований облік усіх необхідних операцій, які є специфічними саме для ЗЕД, — облік руху валют на банківських рахунках і в касі, купівлі та продажу товарів, робіт, послуг, однією зі сторін договору за якими є нерезидент, облік курсових різниць і митних витрат.
Зрозуміло, для того щоб організувати такий облік із новим контрагентом, спочатку потрібно ввести в систему дані про нього і параметри обліку. Але потім значна частина операцій здійснюватиметься Microsoft Dynamics NAV автоматично. Бухгалтерові достатньо буде імпортувати дані з банку, створювати облікові операції та документи на підставі створених замовлень, переглядати розраховані системою результати і проводити такі документи в обліку.
