Корпоративна картка на підприємстві і у ФОП: правила користування

Чим регулюються операції з корпоративними картками

Насьогодні ці операції проводяться із урахуванням постанови НБУ від 05.11.2014 № 705. Адже саме нею затверджене Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням (далі – Положення № 705).

Отже, корпоративна картка насправді це корпоративний (бізнесовий) електронний платіжний засіб. А пластикова картка це лише форма носія такого платіжного засобу.

Користувач має право використовувати корпоративну картку для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з  банком-емітентом.  А ще за допомогою корпоративної картки можна отримувати готівку (в касі банку або за допомогою банкомату тощо). І, безумовно, корпоративні картки часто використовуються для забезпечення працівників коштами на відрядження, як по Україні, так і за кордон.

Однак існують і обмеження! Використовувати корпоративні (бізнесові) електронні платіжні засоби для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги забороняється. Цю заборону ми докладно аналізували тут.

Хто може використовувати корпоративну картку

З 1 липня 2021 року ці правила уточнили.

Тепер власник рахунку самостійно визначає осіб, які мають право використовувати корпоративну картку, емітовану до його рахунку, та зобов'язаний надати емітенту її ідентифікаційні дані в порядку, визначеному внутрішньобанківськими правилами та умовами договору з емітентом.

Власник рахунку несе відповідальність за використання корпоративних (бізнесових) електронних платіжних засобів під час здійснення платіжних операцій.

Що це означає на практиці? Рахунок в банку, відкритий для здійснення господарської діяльності, є зараз у будь-якого підприємства або ФОП.  Але корпоративні картки є не в кожного. По суті, емітувати такі картки чи ні, справа добровільна і про це банк та клієнт домовляються у відповідному договорі.

Наприклад, у підприємства є можливість здійснювати безготівкові платежі за допомогою системи «Клієнт-Банк». А зняти готівку можна і в касі банку по чеку. Проте за допомогою корпоративної картки це зробити значно зручніше.

Але корпоративною карткою користується певна фізособа, якій суб’єкт господарювання довіряє це зробити. І кому дати цю картку в користування вирішує сам власник рахунку. І про це він зобов’язаний повідомити банк, який емітував цю картку!  

Якщо використовувати картку буде працівник власника рахунку, то чи оформляти таке право внутрішнім документом чи ні, вирішувати самому суб’єкту господарювання. На практиці бувають випадки, коли картка зберігається, наприклад, у директора, і надається іншим працівникам на короткий період, для разових операцій. Тому  часто директор або ФОП не розуміє, нащо витрачати час на оформлення наказу.  Але наша порада – документувати все! А якщо такі операції проводяться однією й тією ж особою часто, то, можливо, варто прописати це в її посадовій інструкції. І не забуваємо про те, що працівник, який скористався карткою, має надати авансовий звіт (про що далі).

Буває і так, що корпоративна картка надається не працівнику, але довіреній особі, яка виконує платежі в інтересах суб’єкта господарювання.  Тоді правила користування цією карткою прописуються в договорі із такою фізособою.

І не забувайте, що про те, кому ви довірили користуватися карткою, треба повідомити банк! В якій формі і як швидко, про це ви маєте домовитись у договорі з банком.

До речі, щоб отримати корпоративну картку (в пластиковій формі) із банку, представнику субєкта господарювання потрібна довіреність. З 1 липня 2021 року  довіреність на отримання електронного платіжного засобу може бути засвідчена уповноваженим працівником банку, якщо вона складається в банку в присутності фізичної особи - власника рахунку. Така довіреність додаткового засвідчення не потребує. Тобто, ФОП може оформити таку довіреність на свого представника просто в банку.

Як робимо платежі за допомогою корпоративної картки

Зараз існує безліч сайтів і сторінок в Інтернеті, які пропонують товари, роботи і послуги із можливістю розрахуватися за них платіжною карткою. І продавця не цікавить, яка це буде картка, корпоративна чи ні.

А ще пластиковою карткою можна розрахуватися у будь-якому звичайному магазині, де встановлено POS-термінал.

Отже, той, кому надана корпоративна картка, здійснює за її допомогою платіж. Це відображається у виписці з рахунку, до якого емітована ця картка. Тож, бухгалтер, який здійснює облік коштів за рахунками суб’єкта господарювання, швидко побачить списання коштів. 

Але це ще не все. Адже той, хто витратив кошти за допомогою корпоративної картки, має скласти і надати роботодавцю (навіть, якщо це директор!) авансовий звіт. 

Як отримуємо готівку за допомогою корпоративної картки

Як правило, це робиться за допомогою банкомату (хоча ринок подібних послуг поступово розширюється).

Згідно з п. 20 Положення №148 фізичні особи, які одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства авансовий разом із документами про понесені витрати. Але це ще не все!

Разом із авансовим звітом треба подати й документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала).

Тобто, як і раніше, довірена особа, яка отримує підзвітні кошти за допомогою банкомату, зобов’язана додати до авансового звіту документ із такого банкомату про таке одержання.

Як використовуємо корпоративну картку під час відрядження

Якщо працівник є держателем корпоративної картки і підприємство перераховує на цю картку певну суму коштів на відрядження або господарські витрати. Ця операція ще не є видачою працівнику підзвітних коштів, це просте переміщення коштів з одного рахунку підприємства на інший.

Надалі  працівник може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за картковим рахунком, яка і буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з картрахунку. Обидві ці операції по суті є видачою працівнику підзвітних коштів безпосередньо з рахунку підприємства: Дт 372 Кт 311.

У виписці за картрахунком  видно лише зняття певної суми готівки або списання коштів через POS-термінал теж у певній сумі. Кому та за що було заплачено – цієї інформації у виписці немає. При цьому працівник отримає або квитанцію банкомату про зняття готівки, або квитанцію POS-терміналу про списання коштів з картрахунку.

Квитанція банкомата про зняття готівки не має цінності для бухгалтера підприємства, оскільки вона не відповідає ознакам первинного документа. Квитанція POS-терміналу не дає жодної інформації про те, що саме було придбано під час здійснення даної розрахункової операції. Тож списання коштів з картрахунку проводиться в обліку підприємства на підставі банківської виписки.

Документами, що свідчать про фактичне здійснення витрат у відрядженні або господарських витрат з корпоративної картки, будуть стандартні документи - касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт або інші. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків з працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів.

Як складаємо авансовий звіт

Про правила його складання  ми писали тут і тут.

Тому скласти авансовий звіт проблеми не буде. Проте є дві речі, на які слід звернути увагу.

По-перше, до авансового звіту треба додати документи, які підтверджують понесені витрати. Які це мають бути документи?

Якщо розрахунок проводився оффлайн, то підзвітна особа, яка розрахувалася карткою, прикладає до авансового звіту фіскальний чек. Якщо розрахунок був готівкою, отриманою за допомогою картки в банкоматі, то до авансового звіту прикладається чек з банкомату, і розрахункові документи (фіскальний або товарний чек, квитанція тощо).  

А от якщо розрахунок проводився на Інтернет-сайті, з підтвердженням витрат розрахунковим документом можуть бути проблеми. Добре, якщо продавець товару разом із ним відправить і фіскальний чек. А якщо ні? Чи достатньо в цьому випадку буде виписки банку, де видно здійснений платіж? Будемо сподіватися, що так, хоча це банк роботодавця, а не працівника.

При цьому, коли йдеться про електронні квитки, то треба враховувати специфіку підтвердження витрат на їх придбання. Про те, які документи треба надати разом із авансовим звітом в цьому випадку, ми розповідали тут.

По-друге, для тих, хто використовує підзвітні кошти за допомогою платіжних карток, важливими є строки подання авансового звіту.

Зазвичай строки прості:  за пп. 170.9.2 ПКУ це 5 банківських днів після завершення цивільно-правової дії (здійснення платежу) або відрядження.

Але пп. 170.9.3 ПКУ встановлює і спеціальні строки:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку з застосуванням платіжних карток, вона подає  авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання авансового строку не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Отже, якщо під час службових відряджень відряджена особа  отримала готівку з застосуванням платіжних карток, авансовий звіт подається до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження.

Якщо відряджений працівник розраховувався карткою у відрядженні, то авансовий звіт слід надати не пізніше 10 банківських днів. За наявності поважних причин роботодавець (підприємство або ФОП) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

А ось якщо оплата здійснювалася до початку відрядження (або його взагалі не було і йдеться про звичайну цивільно-правову дію в інтересах власника рахунку), то відзвітувати треба протягом 5 банківських днів.

Приклад 1. Підприємство-роботодавець перераховує на корпоративний рахунок 12000 грн підзвітних коштів та дає доручення працівнику придбати канцтовари, каву та цукор. Працівник придбав канцтовари в магазині на суму 10600 грн, за які розрахувався карткою, а також каву та цукор в іншому магазині за готівку на суму 1080 грн. Від магазину канцтоварів працівник отримав фіскальний чек РРО та квитанцію POS-терміналу про списання коштів з карти, а від продуктового магазину – тільки фіскальний чек РРО, адже там був готівковий розрахунок. Про зняття готівки працівник отримав чек з банкомату.

Всього було використано 10600 + 1080 = 11680 грн, а невикористані 320 грн працівник повернув до каси готівкою. Кошти було перераховано на рахунок 30.08.2021 р., а авансовий звіт разом з підтверджуючими документами він надав 03.09.2021 р.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці. 

Розрахунки з нерезидентами

Суб’єкти господарювання - резиденти можуть розраховуватись з нерезидентами за допомогою корпоративних карток. Але лише у межах незначного розміру.

Згідно з п. 32 Положення №2 суб'єкти господарювання – резиденти (юридичні особи та фізичні особи – підприємці) мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором (контрактом, угодою, іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) з експорту (імпорту) товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищуватиме незначний розмір.

Зараз такий розмір встановлює ст. 20 Закону № 361-IX, і він становить 400 тис. грн.

Тобто ваш працівник може придбавати для підприємства товари за кордоном (за допомогою Інтернету) або ж привозити із закордонного відрядження придбані там для роботодавця ТМЦ. Порушення порядку ЗЕД-розрахунків не буде, якщо вартість придбаного за раз не перевищуватиме 400 тис. грн!

Документальне оформлення такої операції і її бухгалтерський облік буде аналогічним до операцій в межах України. Проте особливості, звісно, будуть.

Потрібно пам'ятати, що операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції.

I якщо здійснюється виплата авансу (йдеться про отримання коштів під звіт, яке в цьому випадку виникає на дату оплати за допомогою корпоративної картки), витрати визнають за курсом НБУ на дату виплати. Це немонетарна стаття балансу (п. 4 П(С)БО 21), тому далі її не перераховують і курсові різниці не визнають.

Проте монетарною статтею балансу є іноземна валюта на банківському рахунку.  

Якщо корпоративна картка емітована до інвалютного рахунку, то курсова різниця виникне під час списання таких коштів з рахунку (це буде різниця між курсами НБУ на дату зарахування цих коштів на рахунок або, якщо це було пізніше, на дату останнього балансу та на дату списання).

Якщо корпоративна картка емітована до гривневого рахунку, то банк, щоб провести розрахунок, продає власнику рахунку інвалюту і проводить оплату нею нерезиденту. Проте на банківській виписці буде відображено рух гривні (будуть списані витрати на придбання такої валюти за комерційним курсом).  Отже, курсової різниці не буде, а далі, на дату подання авансового звіту, витрати вже не перераховують.

Приклад 2. Працівнику, що направляється у закордонне відрядження, надано корпоративну картку з сумою 300 доларів США на рахунку. Курс на дату зарахування валюти становив 27,50 грн. Після повернення працівника із відрядження ним було надано авансовий звіт у сумі 250 доларів США. Курс оплати коштами становив 27,55 гривень.

Дати здійснення та бухоблік цих операцій покажемо в таблиці.