- Чому треба обов'язково повідомляти працівників про зарплату, яку вони отримають?
- Як саме треба повідомити працівника про належні йому виплати?
- Чи може видаткова відомість або видатковий касовий ордер грати роль повідомлення?
- Чи можна надіслати повідомлення електронною поштою?
- Розрахунковий лист – форма повідомлення, перевірена багаторічною практикою
- Зразок розрахункового листа за першу половину вересня 2026 р.
- Зразок розрахункового листа за другу половину вересня 2026 р.
- Як довести, що працівник отримав розрахунковий лист вчасно?
Чому треба обов'язково повідомляти працівників про зарплату, яку вони отримають?
Дехто вважає це зайвою формальністю. Головне – виплатити зарплату в повному обсязі і вчасно. А далі працівник наочно дізнається про її суму.
Проте, в цьому є сенс. Працівник повинен знати про те, яку суму йому виплатять, ще до отримання коштів. Бо тільки так він може проконтролювати правильність визначення її суми і повідомити бухгалтерію про можливі помилки.
Увага!
Статею 110 КЗпП встановлено, що при кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про розміри оплати праці, про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:
- загальна сума заробітної плати з розшифровкою за видами виплат;
- розміри і підстави відрахувань та утримань із заробітної плати;
- сума заробітної плати, що належить до виплати.
Аналогічна гарантія передбачена ст. 30 Закону України «Про оплату праці».
Повідомлення роботодавцем працівника про заробітну плату повинне провадитися при кожній виплаті заробітної плати.
Відповідно до ст. 115 КЗпП аванс – це теж заробітна плата. Але під час нарахування авансу не здійснюється індексація зарплати, не застосовуються податкові соціальні пільги тощо. Тому при виплаті авансу немає можливості повідомити працівникові будь-яку іншу інформацію, крім самої суми авансу та сум відрахувань (утримань) з нього. Хіба що про суми лікарняних та відпусткових, якщо вони були нараховані в першій половині місяця.
Як саме треба повідомити працівника про належні йому виплати?
Про це КЗпП нічого не говорить. Це питання залишено на розсуд самого роботодавця і контролерів.
Увага!
КЗпП не вимагає:
- письмової форми повідомлення
- електронної форми повідомлення
- типової форми повідомлення.
Держпраці, наприклад, роз’яснює, що, оскільки форма такого повідомлення не визначена, то вимоги ст. 110 КЗпП не будуть порушені, якщо касир при виплаті заробітної плати запропонує розписатися за отриману працівником суму заробітної плати в відомості, в якій містяться дані про суму нарахованої заробітної плати, підстави і суми відрахувань за кожною підставою та належну до виплати суму заробітної плати. Працівник, який своїм підписом засвідчує одержання заробітної плати, повинен мати можливість ознайомитись з відповідними даними.
Така інформація може також в письмовій формі надаватись працівникові одночасно із заробітною платою. Зрозуміло, що ця остання форма є для працівника найзручнішою.
На роботодавця покладається обов'язок при кожній виплаті заробітної плати повідомити про всі суми, на які сума, що належить до виплати працівникові, зменшена порівняно з нарахованою заробітною платою, та причини такого зменшення; про суму, що належить до виплати і фактично виплачується працівникові.
Чи може видаткова відомість або видатковий касовий ордер грати роль повідомлення?
На жаль, ні. Адже в цих документах наводиться тільки сума до виплати. Інформації про нараховану суму зарплати та здійснені з неї відрахування (утримання) в цих документах відсутні.
Чи можна надіслати повідомлення електронною поштою?
Так, це не заборонено. Тим більше, що, згідно з ч. 2 ст. 7 Закону №2136, у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Тому повідомити можна як файлом, що надсилається електронною поштою, так і в тексті самого електронного листа.
Головне: зберегти докази того, що лист було надіслано і що працівник його отримав.
Увага!
Держпраці надає перевагу офіційним документам. А повідомлення про зарплату, належну до виплати, іноді вважає ледве не бухгалтерським, тобто, первинним документом.
Зокрема, тут ми наводили відповіді територіального органу Держпраці на численні запитання на цю тему, і серед них звучить така фраза:
«Законодавство допускає електронну форму документування, а сучасний бухгалтерський облік може здійснюватися з використанням електронних документів. Тому електронний розрахунок теж варто зберігати.»
Йдеться про збереження повідомлення саме працівником. Але вище ми наводили роз’яснення, у якому говорилося, що повідомити можна і показавши працівнику розрахункову відомість під підпис. В такому випадку в нього жодного документа взагалі не залишиться!
І, формально кажучи, це не буде порушенням. Адже закон вимагає від роботодавця повідомити, а не надати документ, зокрема, первинний бухгалтерський. Тому вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинних документів, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону №996, на це повідомлення не поширюються.
Чи потрібно при складанні розрахункового листа дотримуватись Правил №1000/5? КЗпП, знову ж таки, цього не вимагає.
Тим не менш, щоб уникнути суперечок з контролерами, краще дотримуватися офіційних рамок. Обережний роботодавець повідомляє працівників не усно або листом на електронну пошту, а окремим створеним документом.
Розрахунковий лист – форма повідомлення, перевірена багаторічною практикою
Типової форми цього документу немає, тож, кожен роботодавець створює її самостійно. До речі, його цілком можна назвати, наприклад, повідомленням про оплату праці – типової форми або назви немає, головне, як ми вже сказали вище, донести до працівника потрібну інформацію і отримати докази того, що він її отримав.
Держпраці наводить приклад того, що можна побачити в пристойному розрахунковому листі:
- Оклад – 15 000 грн
- Надбавка – 2 000 грн
- Премія – 3 000 грн
- Індексація – 500 грн
- Разом нараховано – 20 500 грн.
Далі – передбачені законодавством утримання.
І вже після цього визначається сума, яка має бути виплачена працівнику.
Ми від себе радимо зазначати в розрахунковому листі:
- Найменування підприємства або ПІБ ФОПа (код ЄДРПОУ або номер РНОКПП роботодавця теж не завадить, щоб було чітко видно, хто надав)
- Дату складання
- Дані про нараховану зарплату (та інші нараховані виплати працівникові за наявності) за видами
- Дані про відрахування (утримання) із зарплати за видами
- Дані про суму зарплати (та інші виплати), яка підлягає виплаті (разом)
Зразок розрахункового листа за першу половину вересня 2026 р.
Зразок розрахункового листа за другу половину вересня 2026 р.
Як довести, що працівник отримав розрахунковий лист вчасно?
Це залежить від способу вручення.
Спосіб 1. Електронною поштою
Якщо ви надсилаєте файл з розрахунковим листом на звичайну електронну пошту – доказами будуть дані історії сторінок браузерів з двох комп’ютерів. Але, якщо із працівником діє постійний зв’язок, простіше вказати в електронному листі прохання повідомити про отримання. Якщо ви використовуєте поштові сервіси, які надсилають повідомлення про те, що лист надійшов до адресата та був прочитаний – збережіть ці повідомлення.
Спосіб 2. Видача розрахункового листа на руки
Якщо розрахунковий лист видається працівнику на папері в руки, то доказом буде його підпис. Можна друкувати розрахункові листи в двох екземплярах, передбачаючи в них рядок про підпис в отриманні та дату. Можна зробити відривну частину розрахункового листа із розпискою про отримання. Можна вести журнал чи відомість, у яких кожен з працівників розписується про вручення.
Спосіб 3. Поштовим відправленням
Якщо ви відправляєте розрахунковий лист поштою, то це має бути рекомендований лист із описом вкладення та із повідомленням про вручення. Тобто, факт отримання (чи не отримання) листа має підтвердити пошта, надавши про це окремий документ.
Де почитати більше про зарплату в Україні у 2026 році?
- З чого складається зарплата в Україні?
- В які строки її потрібно платити?
- Чим відрізняється відрядна форма оплати праці від погодинної?
- Яка мінімальна зарплата у 2026 році?
- Як дотримуватися розміру МЗП, якщо оклад працівникам встановлений у розмірі, меншому ніж 8647 грн?
- Як врахувати індексацію при виплаті зарплати?
- Як правильно встановити строки виплати зарплати?
Тримайте 5 правил та 8 прикладів від експерта у статті від редакції «Дебет-Кредит»:
Також нагадуємо, що у 2026 році розмір мінімальної зарплати становить:
- у місячному розмірі – 8647 грн;
- у погодинному розмірі – 52 грн;
- а розмір мінімальної заробітної плати, що застосовується як розрахункова величина для обчислення виплат за рішенням суду – 1600 грн.
Офіційне визначення терміну «мінімальна зарплата», розміри мінімальної зарплати в Україні у 2000-2026 роках (місячна і погодинна), а також відповіді на головні питання про мінімальну зарплату ви знайдете у довіднику від редакції.
Про те, що таке мінімальна погодинна оплата праці, ми докладно розповідали у цій статті від редакції.
Про доплату зарплати до мінімальної та нарахування мінімального ЄСВ – читатйте тут. і тут.
А про індексацію зарплати у 2026 році – у цій статті.
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
