Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами: алгоритм для бухгалтера

Пособие по беременности и родам – один из видов социальных выплат, которые гарантирует женщине государство. Получить такую выплату женщина, состоящая в трудовых отношениях, может по каждому месту работу. Регулируется порядок такой выплаты нормами Закона №1105 (в частности, ч. 4 ст. 19, ст. 25-26, 32-33). 

Краткий алгоритм проведения операций, связанных с выплатой пособия по беременности и родам, таков:

1) Сотрудница предоставляет больничный лист с диагнозом «беременность и роды» (в случае, если сотрудница – внешний совместитель, подается копия такого больничного листа и справка о средней зарплате с основного места работы).

2) Комиссия (уполномоченный) по соцстраху рассматривают документы, поданные сотрудницей (максимальный срок рассмотрения – 10 дней) и выносят решение, выплачивать пособие или нет. Оформляется такое решение протоколом.

3) Составляется приказ о  предоставлении отпуска (по желанию работодателя!).

4) Бухгалтерия и отдел кадров заполняют заднюю часть больничного листа, рассчитывают среднюю зарплату и начисляют пособие по беременности и родам.

5) Бухгалтерией составляется заявление-расчет, на основании которого Фонд соцстраха перечисляет на спецсчет финансирование на выплату пособия по беременности и родам.

6) Работодатель рассчитывает и уплачивает ЕСВ исходя из суммы пособия. Само пособие выплачивается в сроки ближайшей выплаты зарплаты после его зачисления на спецсчет работодателя. 

Теперь рассмотрим каждый шаг подробнее.

Шаг 1. Подача документов сотрудницей и их проверка комиссией (уполномоченным) по соцстраху

Заявление на получение пособия и отпуска подавать не обязательно – больничный лист сам по себе основание для их предоставления (ст. 17 Закона об отпуска, ст. 25 Закона №1105).

Но, прежде чем предоставлять сотруднице такие гарантии, следует убедиться, что больничный лист был составлен верно. Для этого его проверяют на соответствие Инструкции про порядок его заполнения.  На что нужно обратить внимание при такой проверке, читайте здесь>>  

При этом нужно учитывать, что:

• больничный лист должен быть типовой формы, утвержденной в Украине. Как же быть, если страховой случай наступил за границей, читайте здесь>>
• больничный лист с ошибками не дает право на получение пособия (и отпуска);
• в больничном листе допускается не более 2-х исправлений. Как вносятся такие исправления, читайте здесь и здесь;
• если сотрудница желает получить отпуск и пособие по совместительству, она предоставляет копию больничного листа и справку о средней зарплате, исходя из которой по основному месту работы ей было начислено пособие по беременности и родам (п. 30 Порядка №1266). Подробнее о том, как больничные и декретные выплачиваются по совместительству, читайте здесь.

Шаг 2. Протокол комиссии (уполномоченного) по соцстраху

Порядок осуществления деятельности такими комиссиями (уполномоченным) установлен Положением №25. А форма протокола, которым оформляется решение выплачивать или не выплачивать пособие по беременности и родам, приведена в приложении к Положению №25.

Обратите внимание: в протоколе нужно указать не только позитивное решение, но и размер пособия (для пособия по беременности и родам он всегда будет 100%), не только отказ, но и причину отказа (в случае с пособием по беременности и родам отказ может быть только в случае неправильного составления поданных сотрудницей документов или их подача не в полном объеме). 

Шаг 3. Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам

Как разъясняет Гоструда, отпуск по беременности и родам предоставляется женщинам на основании медицинского заключения (листка нетрудоспособности). Этот отпуск оформляется без издания приказа, в соответствии с листком нетрудоспособности.

Впрочем, если кроме оформления листка нетрудоспособности, работодателем будет дополнительно издан приказ (например, для удобства учета отпусков в отделе кадров), это не будет нарушением, поскольку это действие не влечет за собой никаких правовых последствий.

Типовая форма приказа о предоставлении отпуска (форма№П-3) утверждена приказом Госкомстата №489.

В приказе четко указывается, с какого по какое число такой отпуск предоставляется.

Обратите внимание: ст. 25 Закона №1105 указывает, что пособие по беременности и родам компенсирует потерю заработной платы (дохода) за период отпуска по беременности и родам.

При этом:

• размер пособия исчисляется суммарно и предоставляется сотруднице в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов;
• если сотрудница подает больничный лист с диагнозом «беременность и роды» во время пребывания на другом больничном (в связи с временной потерей трудоспособности), первый больничный лист закрывается (сумма излишне начисленных больничных сторнируется), а выплата пособия начисляется с даты открытия второго больничного листа;
• если в период открытия больничного листа сотрудница находится в отпуске (как оплачиваемом, так и не оплачиваемом, в том числе по уходу за ребенком), такая сотрудница имеет право получить пособие в полном размере (с дня получения права на отпуск по беременности и родам), не смотря на то, что не воспользуется правом на такой отпуск.

Шаг 4. Расчет средней зарплаты и начисление пособия по беременности и родам

Для расчета суммы пособия используется показатель средней заработной платы, который определяется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением КМУ от 26.09.2001 г. №1266.

С 4 июля 2015 года указанный порядок изложен постановлением КМУ от 22.06.2015 г. №439 в новой редакции, которая существенно отличается от ранее действующей. В связи с этим, а также с целью оказания практической помощи работодателям и органам социального страхования в применении новой редакции указанного порядка приказом Минсоцполитики от 21.10.2015 г. №1022  были разработаны и утверждены Примеры исчисления средней заработной платы по видам общеобязательного государственного социального страхования.

Отличительной особенностью пособия по беременности и родам является то, что оно предоставляется в размере 100 % средней заработной платы и не зависит от страхового стажа (ч. 1 ст. 26 Закона №1105).

Основные правила при расчете суммы пособия

Согласно п. 2 Порядка №1266 сумма страховых выплат определяется путем умножения 100 % среднедневной заработной платы на количество календарных дней декретного отпуска (126 к. д.). Этим же пунктом предусмотрены ограничения, аналогичные указанным в ст. 26 Закона №1105. Та, сумма пособия в расчете на месяц не должна:

• превышать размер максимальной величины базы начисления единого взноса
• и не может быть менее, чем размер минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая.

Среднедневная заработная плата исчисляется в соответствии с п. 3 Порядка №1266 путем деления начисленной за расчетный период заработной платы (на которую начислен ЕСВ) на количество календарных дней занятости в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам.

Расчетным периодом является:

• 12 календарных месяцев перед месяцем наступления страхового случая (открытия больничного листа);
• если сотрудница состоит с работодателем в трудовых отношениях менее, чем 12 месяцев, расчетным периодом является меньшее количество целых отработанных календарных месяцев;
• если сотрудница не отработала ни одного целого календарного месяца, то расчетным периодом является количество фактически отработанных календарных дней до дня наступления страхового случая.

Если больничный лист открыт в первый рабочий день (или в течение расчетного периода сотрудница не имела заработка), то расчет средней зарплаты осуществляется исходя из оклада (тарифной ставки) сотрудницы и установленного Порядком №1266 среднемесячного количества календарных дней (30,44). Если размер должностного оклада (тарифной ставки) сотрудницы на этот момент не установлен, расчет средней зарплаты проводится исходя из минимальной зарплаты (или ее части, в случае, если сотрудница работает не на полную ставку), установленной законом на день наступления страхового случая. 

К уважительным причинам для уменьшения расчетного периода относятся:

• временная нетрудоспособность,
• отпуск по беременности и родам,
• отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению,
• отпуск без сохранения заработной платы.

Дни, а также месяцы расчетного периода (с 1-го до 1-го числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, исключаются из расчетного периода. Не принимаются в расчет и суммы начисленных за такие дни и месяцы выплат (например, больничного, а также разовых выплат, которые не относятся к фонду оплаты труда и не облагаются единым взносом и налогом на доходы). Подробнее об этом вы можете прочитать здесь, здесь и здесь.

Обратите внимание: суммы отпускных из расчета не исключаются, так как оплачиваемые отпуска не относится к уважительным причинам в понимании п. 3 Порядка №1266. Не исключаются также выходные и праздничные дни.

Примеры расчета декретных с применением норм, указанных выше, от нашей редакции, вы можете найти здесь >>>

Специальные правила!

Правило первое. 
Как предусмотрено п. 4 Порядка №1266, среднедневная заработная плата не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на один календарный день, которая исчисляется путем деления установленного ее размера в последнем месяце расчетного периода на среднемесячное количество календарных дней (30,44). Таким образом, бухгалтер работодателя обязан:

 - в расчет средней зарплаты брать месячные доходы сотрудницы в размере, который не превышал максимальную величину, на которую начислялось ЕСВ;

- после расчета среднедневной зарплаты сравнить ее размер с размером среднедневной зарплаты, рассчитанной исходя из максимальной величины дохода, на которую начислялся ЕСВ в последнем месяце расчетного периода.

Например, если таким месяцем является октябрь 2016 г., максимальная величина составляет 25 х 1450 = 36250 грн. А среднедневная зарплата, рассчитанная исходя из ее размера, составит 36250/30,44 = 1190,87 грн. Если по какой-то причине среднедневная зарплата, рассчитанная из фактических доходов сотрудницы, превышает такой размер, использоваться должна меньшая из величин.

Правило второе. 
Оно предусмотрено п. 29 Порядка №1266 (ч. 4 ст. 19 Закона №1105), и касается застрахованных лиц, у которых в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая по данным Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее - Госреестр) страховой стаж составляет менее 6 месяцев.

Напомним, что страховым стажем является период (срок), в течение которого лицо подлежало страхованию в связи с временной утратой трудоспособности и за который ежемесячно уплачены страховые взносы в сумме не менее минимального страхового взноса (ч. 1 и 2 ст. 21 Закона №1105). Подтвердить наличие такого стажа сотруднице, принятой на работу менее, чем год назад, поможет справка из ПФУ. Подробнее>>

Если по данным Госреестра застрахованное лицо не имеет суммарно в 12-месячном периоде, предшествующем страховому случаю, шестимесячного страхового стажа, средняя заработная плата для расчета пособия по беременности и родам определяется исходя из начисленной заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы, но в расчете на месяц не выше двукратного размера минимальной заработной платы (2 МЗП) и не менее размера минимальной заработной платы (МЗП), установленной в месяце наступления страхового случая. Більше про це тут>> 

Как указывает Минсоцполитики, пособие по беременности и родам в таком случае необходимо рассчитывать в такой последовательности:

1) рассчитывается среднедневная зарплата исходя из фактических выплат, из которых уплачиваются страховые взносы;

2) рассчитываются суммы среднедневной максимальной и минимальной выплаты;

3) сумма фактической среднедневной выплаты сравнивается с минимальной (рассчитанной как МЗП/30,44) и максимальной среднедневной выплатой (рассчитанной как 2МЗП/30,44);

4) если сумма фактической среднедневной выплаты является большей минимальной среднедневной выплаты, но не превышает максимальной среднедневной выплаты, эта сумма умножается на количество дней, подлежащих оплате;

5) если сумма фактической среднедневной выплаты превышает максимальную выплату, то сумма пособия рассчитывается исходя из максимальной выплаты.

Если в полном месяца периода отпуска по беременности и родам рассчитанная сумма выплаты превышает двукратный размер минимальной заработной платы (это, как правило, месяцы, в которых 31 календарный день), то сумма пособия по беременности и родам в этом месяце ограничивается этой величиной. Соответственно уменьшается общая сумма страховых выплат.

Правило третье. 
Если сумма пособия по беременности и родам в расчете на месяц меньше размера минимальной заработной платы, то необходимо осуществить доплату до суммы пособия по беременности и родам, рассчитанную из размера минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая.

А вот как осуществлять такую доплату, четкой позиции у контролирующих органов нет. В начале 2016 года ФСС придерживался такого мнения:  «Сумма доплаты рассчитывается как разница между фактическим размером пособия и размером пособия, рассчитанной таким образом: 1378 грн. (минимальная зарплата, установленная в последнем месяце расчетного периода – ред.) : 30,44 х 126 к.дн. = 5704,02 грн. При этом размер пособия в расчете на месяц не нужно корректировать в каждом месяце отдельно, поскольку расчет уже осуществлен из размера минимальной заработной платы».

Но летом 2016 года Минсоцполитики в письме №215/18/99-16 говорит прямо противоположное: если начисленная сумма помощи в расчете на месяц меньше размера минимальной заработной платы (в примере, приведенном в письме, это июнь), то необходимо осуществить в этом месяце доплату к указанной сумме и соответственно увеличить сумму пособия по беременности и родам.

Поскольку данное разъяснение более свежее, далее мы приводим пример расчета пособия исходя из него. А работодателям рекомендуем на всякий случай письменно обратиться в ФСС по ВПТ по месту учета с тем, чтобы выяснить, какой позиции придерживается на сегодня тот орган, который в конечном итоге будет проверять правильность такого расчета. 

Пример. 
Расчет пособия при стаже менее 6 месяцев (в помесячном расчете сумма страховой выплаты менее размера МЗП)

В июле 2016 года работнице предприятия с окладом 1 450 грн. предоставлен декретный отпуск 126 календарных дней на основании выданного ей с 28 июля по 30 ноября 2016 года листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами.

Страховой стаж работницы в 12-месячном периоде перед наступлением страхового случая по данным Госреестра менее 6 месяцев (принята на работу с 1 марта 2016 года, ранее нигде не работала).

В расчетном периоде заработная плата работницы составила 5 800 грн, размер расчетного периода 122 дней (31 + 30 + 31 + 30).

Дальнейший расчет пособия представлен в Таблице.

Таблица

*Но не торопитесь: окончательный расчет пособия приведен после Таблицы!

Помесячный расчет пособия будет следующим:

-    июль (4 к. д.) - сумма пособия равна 190,52 грн (47,63 грн. x 4 к. д.). Поскольку речь идет о пособии не за полный календарный месяц, доплату делать не нужно;

-   август (31 к. д.) - сумма пособия равна 1 476,53 грн (47,63 грн x 31 к. д.);

-    сентябрь (30 к. д.) - сумма пособия равна 1 428,90 грн (47,63 грн. x 30 к. д.), что не превышает МЗП. B расчет принимаются 1 450 грн;

-   октябрь (31 к. д.) - сумма пособия равна 1 476,53 грн (47,63 грн x 31 к. д.);

- ноябрь (30 к. д.) - сумма пособия равна 1 428,90 грн (47,63 грн x 30 к. д.), что не превышает МЗП. B расчет принимаются 1 450 грн.

Общая сумма пособия по беременности и родам будет равна 6 043,58 грн (190,52 грн + 1 476,53 грн + 1 450 грн + 1 476,53 грн + 1 450 грн).

 Михайло Степанов, Ганна Бикова, "Дебет-Кредит