.jpg)
Як правильно оформити службові поїздки водіїв?
Згідно з п. 2 розділу І «Загальні положення» Інструкції №59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою).
Таким чином, вирішити, чи вважаються службові поїздки працівників до інших населених пунктів службовим відрядженням або роботою, що має роз’їзний (пересувний) характер, повинні обидві сторони – роботодавець та працівники. Фіксується таке рішення або у колективному договорі, або у трудовому договорі з працівником (якщо його укладено у формі контракту). Якщо на підприємстві немає колективного договору, радимо вирішити це питання наказом керівника.
Зокрема, на кожне відрядження потрібно оформляти окремий наказ керівника підприємства (саме такою на сьогодні є вимога контролерів). Тільки якщо службова поїздка одна, але їдуть в неї кілька працівників, допускається оформлення одного загального наказу про спрямування працівників у таку службову поїздку (відрядження).
А ось встановити, що робота певних працівників має роз’їзний (пересувний) характер потрібно лише одним документом (колективним договором, трудовим договором або наказом). При цьому, якщо такий документ не існував до або під час прийняття працівника на роботу, або до нього вносяться відповідні зміни, такі зміни слід вважати істотними у значенні ст. 32 КЗпП. Зверніть увагу: про зміну істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи та інших) працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці.
Оплата праці під час службових поїздок
Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством:
- добові за час перебування у відрядженні,
- вартість проїзду до місця призначення і назад,
- витрати за найм жилого приміщення.
Крім цього, працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.
Якщо на підприємстві визначено, що службові поїздки відповідних категорій працівників — це робота, яка постійно проводиться в дорозі і має роз’їзний характер, то відповідно до Постанови №490 таким працівникам відшкодовуються витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також на наймання житлового приміщення в порядку, визначеному Інструкцією №59 у межах України і за кордон.
Крім цього, підприємство повинне самостійно встановити надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких має роз'їзний (пересувний) характер, у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником. Знову ж таки, якщо колективного договору на підприємстві немає, розмір таких надбавок встановлюється або контрактом (якщо він укладався із працівником), або наказом керівника. При цьому граничні розміри надбавок (польового забезпечення) працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених КМУ для відряджень у межах України.
Таким чином, на сьогодні граничні розміри надбавок працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98. Додатково про оподаткування таких надбавок читайте тут>>
Табелювання водіїв під час службових поїздок
Порядок визначення робочого часу водіїв визначено Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Мінтранспорту від 07.06.2010 р. №340. Зокрема, ним визначено час, що входить до робочого часу водіїв, порядок визначення графіка змінності, змінного часу, перерв, міжзмінного відпочинку та багато інших питань. Робочий час водія обліковується на основі табеля обліку використання робочого часу.
Як і в інших працівників, робочий час водіїв не може перевищувати 40 годин на тиждень (години, відпрацьовані понад норму встановленого водію робочого часу, оплачуються як надурочні).
Таким чином, якщо водій працює за іншим графіком роботи, ніж саме підприємство, для нього слід створити індивідуальний графік, із урахуванням норм цього Положення. Саме за цим графіком водій має працювати, зокрема, і під час службових поїздок, і саме за цим графіком (якщо водій його дотримується), він має і табелюватися. Усі відхилення від графіку мають фіксуватися окремими наказами керівника підприємства.
Зверніть увагу: згідно з п. 2.4 Положення №340 у разі підсумованого обліку робочого часу водія нормальна тривалість робочого дня (зміни) не може перевищувати 10 годин.
Якщо нормальна тривалість робочого дня охоплює тривалі простої, очікування у ТЗ чи на робочому місці або якщо водію необхідно дати змогу доїхати до відповідного місця відпочинку, тривалість робочого дня (зміни) може бути збільшена до 12 годин за умови, що час керування протягом дня (зміни) не перевищує 9 годин!
Навіть, якщо водію буде встановлено ненормований робочий день, вести облік відпрацьованих ним годин потрібно. Докладніше про це тут>>
Згідно з листом Держстату від 12.01.2012 р. №9/4-10/9, типова форма №П-5 "Табель обліку використання робочого часу" була створена як рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці. На практиці табель використовується також для інших цілей. Тому підприємство за необхідності має право застосовувати й іншу форму табеля, але при цьому обов'язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.
Робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть визначатися таким чином:
- у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи,
- у другому рядку - умовні позначення перебування у відрядженні "ВД".
Позначення в табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період службового відрядження, здійснюється відповідно до Інструкції №59, Положення про відрядження, затвердженого на підприємстві, порядку, встановленого колективним договором або наказом про відрядження. При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі "Відпрацьовано за місяць" відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.
Аналогічно, на думку автора, має складатися і табель щодо роз’їзного характеру роботи водія.
Оплата понаднормових (надурочних) робіт
Згідно з п. 2.11 Положення №340, залучення водіїв до надурочних робіт здійснюється відповідно до статей 62-64 КЗпП. Надурочними вважаються роботи понад встановлену тривалість робочого дня (зміни) (див. статті 52, 53 і 61 КЗпП). При цьому надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного водія 4 годин протягом двох днів поспіль або 120 годин на рік, крім випадків, указаних у п. 3.3 цього Положення. Тобто, в разі виникнення непередбачених обставин (технічна несправність ТЗ, зупинка руху ТЗ у рейсі (на маршруті), несприятливі погодні умови тощо).
Зверніть увагу і на обмеження щодо тривалості однієї зміни (розділ ІІІ Положення №340):
- змінний період керування водія, включаючи надурочні роботи, не повинен перевищувати 9 годин;
- для водіїв ТЗ, що здійснюють перевезення великовагових, та (або) великогабаритних, та (або) небезпечних вантажів, змінний період керування, включаючи надурочні роботи, не повинен перевищувати 8 годин.
Ці граничні розміри однієї зміни можуть бути збільшені тільки у разі виникнення непередбачених обставин, які зазначені вище. Але і при цьому тривалість керування водія на тиждень, включаючи надурочні роботи, не повинна перевищувати 48 годин.
Час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним і оплачується згідно зі ст. 106 КЗпП.
Тобто за погодинною системою оплати праці робота в надурочний час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки. За відрядною системою оплати праці за роботу в надурочний час виплачується доплата у розмірі 100% тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, - за всі відпрацьовані надурочні години.
У разі підсумованого обліку робочого часу оплачуються як надурочні всі години, відпрацьовані понад встановлений робочий час в обліковому періоді, залежно від встановленої працівнику системи оплати праці.
Встановлення ненормованого робочого дня для водіїв
Зверніть увагу: відповідно до п. 2.10 Положення №340, водіям легкових автомобілів (крім таксі) у разі потреби може встановлюватися ненормований робочий день, тобто понад нормальну тривалість робочого часу. Ця робота не вважається надурочною, і за неї не здійснюється додаткова оплата. Кількість годин перепрацьованого часу при такій роботі визначається у колективному договорі.
Водіям з ненормованим робочим днем надається у формі компенсації щорічна додаткова відпустка та у випадках, передбачених законодавством, провадиться відповідна оплата за виконаний обсяг робіт, ступінь напруженості, складність і самостійність у роботі, необхідність виконання службових завдань понад установлену тривалість робочого часу. Докладніше про це читайте тут і у листі Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. №805/13/155-13.
Оплата за роботу у святкові дні (визначені ст. 73 КЗпП)
Відповідно до п. 5.5 Положення №340, якщо зупинення роботи неможливо через виробничо-технічні умови (безперервно діючі підприємства), а також у зв'язку зі здійсненням робіт, пов'язаних з необхідністю обслуговування населення і виконання ремонтних та вантажно-розвантажувальних робіт, то допускається за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) робота водіїв у святкові та неробочі дні. Звісно, якщо профспілкової організації на підприємстві немає, таке погодження не потрібно. Але узгодити це між роботодавцем та працівниками потрібно обов’язково (знову ж таки, у колективному або у трудовому договорі, або ж шляхом наказу керівника, з яким мають бути ознайомлені працівники).
У разі встановлення підсумованого обліку робочого часу передбачена графіком змінності робота у святкові та неробочі дні включається до розрахунку норми робочого часу облікового періоду.
Відповідно до ст. 107 КЗпП робота у святковий і неробочий день оплачується у подвійному розмірі:
- відрядникам - за подвійними відрядними розцінками;
- працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки;
- працівникам, які одержують місячний оклад, - у розмірі одинарної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота у святковий і неробочий день провадилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота провадилася понад місячну норму.
Оплата у зазначеному розмірі провадиться за години, фактично відпрацьовані у святковий і неробочий день. На бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку. Термін надання іншого дня відпочинку визначається за згодою сторін (лист Мінсоцполітики від 29 грудня 2009 р. №853/13/84-09).
Але це правило не працює при підсумованому обліку робочого часу. Надавати працівнику за роботу у святковий день, якщо він був для нього робочим за графіком, не можна – адже тоді працівник не зможе виконати встановлену йому норму робочого часу. Але така робота оплачуватиметься у підвищеному розмірі.
Оплата праці водія у нічні години
Якщо відповідно до встановленого водію графіку він має працювати вночі, для такого випадку існують спеціальні правила оплати його праці.
Відповідно до ст. 54 КЗпП та п. 1.5 Положення №340, нічним для водія вважається час з 10 години вечора до 6 години ранку.
І, згідно зі ст. 108 КЗпП, робота у нічний час оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективним договором, але не нижче 20 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.
Зауважимо, що відповідно до Генеральної угоди, укладеної на 2016-2017 рр. між всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців в особі Спільного представницького органу сторони роботодавців на національному рівні, всеукраїнськими об’єднаннями професійних спілок в особі Спільного представницького органу репрезентативних всеукраїнських об’єднань профспілок на національному рівні та Кабінетом Міністрів України, за роботу у нічний час встановлено оплату у розмірі 35 % тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час. Але, як зазначало Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. №415/0/15-16/18, обов'язковими для підприємства положення Генеральної угоди будуть якщо і роботодавець, і працівники цього підприємства представлені суб'єктами сторін угоди через відповідне членство та на підставі установчих документів (статутів, положень тощо). Перелік суб'єктів сторони роботодавців і профспілкової сторони угоди та їх членських організацій наведено у додатках 1 і 2 до Угоди. Однак підприємству, для якого положення Генеральної угоди не обов'язкові, не забороняється їх застосування.
Приклад. Оклад водія у червні 2017 року становить 3000 грн. Згідно з шляховим листом водій виїхав з роботи 27.06.2017 р. о 07.00 та повернувся 28.06.2017 р. (святковий день) року о 09.00. Як оплатити такий період?
Перш за все зазначимо, що йдеться про 26 годин. Працювати усі ці години працівник міг тільки за надзвичайних обставин. Тобто, серед цих 26 годин мають бути не тільки години роботи, а й години відпочинку, які не оплачуються. Зазвичай, згідно з п. 5.1 Положення №340, тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку водія протягом будь-якого 24-годинного періоду, рахуючи від початку робочого дня (зміни), має бути не менше 10 послідовних годин.
Скільки годин працівник відпрацював, повинно визначатися за графіком роботи працівника, адже саме за ним такий працівник має працювати. У випадку виникнення відхилення (наприклад, якщо водіїв було двоє і керувати транспортним засобом вони мали позмінно, але один з них захворів), це має фіксуватися документально – зокрема, заявою працівника, табелем і наказом роботодавця про оплату таких надурочних годин).
Припустимо, що із зазначених 26 годин працівник пропрацював за графіком з 7 години 27.06.2017 р. по 15 годину 27.06.2017 р. (8 годин), і з 1 години 28.06.2017 р. по 9 годину 28.06.2017 р. (8 годин). Норма тривалості робочого часу для такого працівника за його графіком 159 годин. А розмір оплати праці за нічні години становить 35% від окладу за кожну відпрацьовану годину. Надбавки за класність та інші можливі доплати й надбавки зараз до уваги не беремо.
Якщо у цей час працівник був у відрядженні, то йому має бути нараховано:
(зарплата за окладом) 3000 грн/159 годин х 16 годин + (нічні) 35% х 3000 грн х 5 годин + (оплата за роботу у вихідний день) 3000 грн/159 годин х 5 годин.
Це у випадку, якщо робота у вихідний день не буде замінена іншим днем відпочинку. І розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку, обрахованого згідно з Порядком №100!
Якщо працівник працював надурочно, то надурочні години оплачуватимуться у подвійному розмірі (якщо вони припадатимуть на святковий день, подвійна оплата зберігатиметься тільки один раз, саме як оплата надурочних годин). Але якщо працівнику було встановлено ненормований робочий день, то така подвійна оплата не відбуватиметься (але, якщо це прямо передбачено законодавством, певним водіям нараховується доплата за ненормований робочий день).
Якщо у цей час працівник не був у відрядженні, але його робота має роз’їзний характер, то оплата праці такого працівника відбуватиметься аналогічно (але в цьому разі порівнювати із середнім заробітком нараховану зарплату не потрібно). І, крім зарплати, такому працівнику нараховуватиметься надбавка, у розмірі, встановленому на підприємстві за його посадою.