Виплачуємо зарплату з каси: тонкощі документального оформлення

Виплата зарплати готівкою – це форма її виплати «за замовчуванням», якщо договором між та працівником не визначено інше (про це – трохи далі). Так, ст. 23 Закону про оплату праці встановлено, що заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України – тобто готівкою в гривнях. 

Виплата заробітної плати у формі боргових зобов'язань і розписок або у будь-якій іншій формі забороняється. Хоча в деяких випадках дозволяється виплата зарплати натурою. Однак, це виключення, яке має суттєві обмеження. Про це ми докладно писали тут>>

Відповідно до ст. 24 Закону про оплату праці виплата заробітної плати здійснюється за місцем роботи. Як правило, така виплата здійснюється у касі підприємства – у спеціальному приміщенні або на робочому місці касира. Забороняється провадити виплату заробітної плати у магазинах роздрібної торгівлі, питних і розважальних закладах, за винятком тих випадків, коли заробітна плата виплачується працюючим у цих закладах особам.

Зараз виплата зарплати готівкою вже стала менш розповсюдженою, ніж виплата зарплати у безготівковій формі на банківські рахунки працівників (у тому числі, за допомогою так званих «зарплатних проектів»). У ст. 24 Закону про оплату праці міститься особлива норма щодо виплати зарплати через установи банків, поштовими переказами на вказаний працівниками рахунок (адресу). Але для цього обов’язково слід заручитися особистою письмовою згодою кожного працівника. 

Чи потрібно брати таку письмову згоду чи заяву працівника на виплату йому зарплати готівкою (наприклад, у випадку, якщо з банківською карткою працівника трапились якісь негаразди і він тимчасово не може користуватись нею)? 

Оскільки Закон про оплату праці визначає готівкову форму виплати зарплати як основну, для її застосування письмова згода чи заява працівника не потрібна. Але, якщо всім працівникам на підприємстві зарплата виплачується на банківські рахунки, і тільки в декого з них зрідка виникає потреба отримати зарплату готівкою, бухгалтерії потрібно якось дізнатися про це. Якщо працівників не дуже багато, вони можуть просто сказати про це бухгалтеру. Але якщо колектив досить великий, ми рекомендуємо розробити внутрішній порядок такого повідомлення бухгалтерії (зокрема, у формі тих самих заяв від працівників). Наказ про виплату зарплати готівкою у такому випадку не потрібен.  

Виплата зарплати іншою особою, ніж касир

Пунктом 4.9 Положення №637 передбачено можливість видачі зарплати іншими особами, ніж касир – на підприємствах, які мають відокремлені підрозділи або обслуговуються централізованими бухгалтеріями. Така особа не є касиром в межах її трудового договору, але вона може виконувати лише одну касову операцію, а саме видачу зарплати готівкою. 

Для цього потрібно видати письмовий наказ керівника, у якому буде призначено таку особу. Формулювання наказу може бути таким: 

«Призначити відповідальним за виплату заробітної плати працівникам цеху №3 майстра цеху №3 Сергієнка В. В. Укласти з майстром цеха №3 Сергієнком В.В. договір про повну матеріальну відовідальність та ознайомити його з вимогами Положення ». 

З такою особою укладається договір про повну матеріальну відповідальність та на неї покладаються обов'язки, установлені для касирів Положенням №637 – звісно, лише в частині тієї готівки, яку така особа отримує для виплати зарплати.

Джерела готівкових коштів на зарплату та строки сплати податків

Зарплату можна виплачувати за рахунок будь-яких надходжень готівки до каси. 

Готівка може отримуватись з банку спеціально для виплати заробітної плати, про що вказується на звороті грошового чека у реквізиті «Цілі витрат» (форма грошового чека наведена у додатку 13 до Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні).

У цьому разі банк не видасть готівкові кошти за таким чеком без наявності платіжних доручень на сплату ПДФО, військового збору та ЄСВ з сум зарплати, що отримується готівкою (п. 168.1.2 ПКУ, ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ). 

Для виплати зарплати можна використовувати також готівку, що наявна в касі на момент такої виплати у достатній кількості. Така готівка може бути одержана в касу за рахунок надходження готівкової виручки, повернення підзвітних коштів, фінансової допомоги тощо. 

У цьому випадку слід сплатити ПДФО та військовий збір протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем виплати зарплати з каси - п. 168.1.4 ПКУ. День виплати зарплати при цьому не враховується. А от щодо ЄСВ такого правила немає – його потрібно сплатити в день виплати готівки з каси або раніше (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Позовна давність щодо виплати зарплати та депонованих сум

Законодавство не передбачає строк позовної давності для стягнення працівником заборгованості із заробітної плати. Про це йдеться у рішенні ВСУ від 26 жовтня 2016р. у справі №6-1395цс16. Суд, проаналізувавши норми КЗпП дійшов до висновку, що працівник, у разі порушення роботодавцем строків оплати його праці, не обмежений строком у праві звернутися до суду з позовом про стягнення з роботодавця заробітної плати, яка йому належить, тобто усіх виплат, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до державних гарантій, встановлених законодавством, незалежно від того, чи було здійснене роботодавцем нарахування таких виплат.

Але щодо бюджетних установ-роботодавців  є досить давній лист Держказначейства від 23.12.2005 р. №07-04/2393-11338, у якому вказується, що депоновані суми повинні обліковуватися установами та організаціями протягом 3 років. Якщо фізична особа не отримує нараховану їй суму у цей термін, вона переказується до бюджету. Більш докладно ми писали про це ще у 2006 році у цьому матеріалі>>

І ще одне. Пунктом 38 Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. №356 передбачено ведення такого документу як реєстр депонованої заробітної плати (форма якого також затверджена цим наказом). 

Отже, аналiтичний облiк розрахункiв за неотриману в установлений для виплати з каси пiдприємства термiн суму з оплати працi (розрахункiв з депонентами) ведеться в реєстрi депонованої заробiтної плати. Реєстр складається касиром, який закриває платiжну вiдомiсть, за кожний перiод виплати заробiтної плати окремо i перевiряється головним бухгалтером. Працiвник пiдприємства, який веде облiк депонованої заробiтної плати на пiдставi видаткових касових ордерiв, платiжних доручень та бухгалтерських довiдок про списання заборгованостi, щодо якої термiн позовної давностi минув, робить вiдмiтку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробiтної плати (графи 7–10) i своїм пiдписом пiдтверджує кожну вiдображену операцiю. На початок року невиплаченi суми депонованої заробiтної плати iз реєстрiв за попереднiй рiк переносяться у реєстр депонованої заробiтної плати поточного року.

Виплата зарплати за видатковою відомістю 

Виплата готівки з каси за видатковими відомостями передбачена п. 3.4 Положення №637. Форма видаткової відомості наводиться у додатку 1 до Положення №637 і називається «Відомість на виплату грошей». Відомість складається та опрацьовується у такому порядку:

1) Бухгалтер складає відомість, включаючи до неї працівників, яким належить готівкова виплата зарплати. Він заповнює графи 1 – 4, у графі 4 проставляє належні суми до виплати, про що ставить підпис у реквізиті «Відомість склав» після списку працівників;

2) Визначається строк, на який відомість передається в касу – від одного до трьох або п’яти робочих днів. У касі дозволяється тримати понадлімітну готівку, що одержана з банку або з виручки для виплати зарплати, протягом 3 р.д., уключаючи день одержання готівки в банку - п. 2.10 Положення №637. Підприємства можуть тримати понадлімітну готівку протягом 5 р.д. (уключаючи день одержання готівки в банку) для виплати зарплати працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів. Цей строк визначає головний бухгалтер або інша уповноважена на це посадова особа підприємства (заступник головного бухгалтера, начальник розрахункового відділу тощо). Строк виплати зарплати за відомістю зазначається у верхній лівій частині відомості. Там же зазначається загальна сума, яка належить до виплати за цією відомістю;

3) Відомість підписується керівником та головним бухгалтером і передається в касу. 

4) Касир перевіряє наявність і справжність  на відомості відповідних підписів та дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені, правильність її оформлення, наявність усіх реквізитів – п. 3.12 Положення №637;

5) Протягом встановленого строку касир здійснює виплати за відомістю;

6) Після закінчення строку виплати зарплати касир складає реєстр депонованих сум, які не були виплачені працівникам – п. 3.9 Положення №637;

7) Далі касир на початку відомості зазначає фактично виплачену суму зарплати та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звіряє ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчує напис своїм підписом у реквізиті «Виплату здійснив»;

8) Бухгалтер перевіряє відомість та ставить підпис у реквізиті «Перевірив бухгалтер» - у частині перевірки правильності виплаченої та депонованої суми, а також у реквізиті «Відомість перевірив» - у частині перевірки відомості в цілому;

9) В останній день строку виплати зарплати бухгалтер складає ВКО на загальну суми коштів, що виплачені працівникам, та передає його касиру. Про заповнення такого ВКО податківці зауважують, що у рядку «Видати» вказуються прізвище, ім’я, по батькові особи, відповідальної за здійснення вказаної господарської операції і правильність її оформлення (це касир або інша особа, що виплачує зарплату за відомістю);

10) Касир здійснює запис у касовій книзі згідно з цим ВКО на фактично видану суму за видатковою відомістю та виводить залишок на кінець дня з урахуванням фактично виплачених сум за цим ВКО – в останній день строку виплати зарплати;

11) Депоновані кошти здаються до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в касі у межах установленого ліміту – п. 2.10 Положення №637. При здаванні їх до банку складається окремий ВКО, а якщо кошти залишаються в касі, ніяких документів не потрібно;

12) Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис "Готівку за відомістю видав (підпис)» - п. 3.9 Положення №637.

Протягом всього строку виплати зарплати за відомістю, крім останнього дня, залишок коштів в касі на кінець дня виводиться без підрахунку фактично виданих сум за відомістю, адже протягом цього строку касир здійснює виплати без підрахунку фактично виданих сум за кожний день строку, крім останнього дня.  Загальна сума готівки, що призначена для виплати зарплати за відомістю, відображається в касовій книзі у складі залишку на кінець дня, у реквізиті «в тому числі на зарплату». В останній день строку виплати зарплати підраховуються всі видані та депоновані суми і складається ВКО на видачу готівки в рахунок виплати зарплати за відомістю – п. 3.9 Положення №637.

Приклад. У касі є залишок готівки в сумі 3000 грн. 18 грудня 2017 р. отримано з банку 15000 грн на виплату зарплати за першу половину грудня та в той же день передано в касу відомість на цю суму. Строк виплати зарплати – з 18.12.2017 по 20.12.2017 р. Ліміт каси – 10000 грн.

18 грудня з каси було витрачено 1860 грн на господарські витрати та видано 4500 грн зарплати. 

Зверніть увагу: виплата зарплати по видатковій відомості в касовій книзі відображається у останній день виплати зарплати (п. 3.8, 3.9 Положення №637)! Тому 18 і 19 грудня таку виплату в касовій книзі не відображаємо, а видані суми враховуються у залишку в касі на кінець дня. 

Залишок на кінець дня 18 грудня визначається таким чином: 

• залишок на поточні операції: 3000 – 1860 = 1140 грн;
• залишок на зарплату: 15000 грн;
• загальний залишок: 1140 + 15000 = 16140 грн.

19 грудня з каси було витрачено 500 грн на господарські витрати та видано 5000 грн зарплати. Залишок на кінець дня 19 грудня визначається таким чином: 

• залишок на поточні операції: 1140 – 500 = 640 грн;
• залишок на зарплату: 15000 грн;
• загальний залишок: 640 + 15000 = 15640 грн.

20 грудня – останній день строку виплати зарплати. У касу надійшла виручка в сумі 3800 грн та було видано 3000 грн зарплати. За відомістю видано зарплати 4500 + 5000 + 3000 = 12500 грн та депоновано 15000 - 12500 = 2500 грн.

 Залишок на кінець дня 20 грудня визначається таким чином: 

• залишок на поточні операції: 15640 + 3800 – 12500 = 6940 грн;
• залишок на зарплату: --- грн;
• загальний залишок: 6940 грн.

Сума депонованої зарплати 2500 грн перестає бути залишком на зарплату, тому що строк виплати зарплати закінчився. Залишок депонованої зарплати включається до залишку готівки, призначеної для поточних касових операцій (або, за бажанням роботодавця, може бути повернений на рахунок в банку). Існуючий ліміт каси (10000 грн) дозволяє залишити цю суму в касі. А цільового використання коштів, отриманих з банку на виплату зарплати, на сьогодні вже не існує (лист НБУ від 01.04.2005 р.  №11-113/1077-3214).

Нижче наводимо зразок заповнення відомості за даними прикладу. Працівник Бабенко О.П. видав довіреність на отримання зарплати на ім’я бухгалтера Шевченко В.П. Працівник Коваленко І.І. не з’явився за належною йому сумою та його зарплату було депоновано. Завантажити зразок>>

Виплата зарплати за видатковим касовим ордером

Якщо планується готівкова виплата зарплати одному або декільком небагатьом працівникам, доцільно оформлювати кожну виплату видатковим касовим ордером. Інші разові виплати персоналу – оплата відпустки, лікарняні тощо - також зручно оформлювати ордером. ВКО стане в нагоді і тоді, коли потрібно зберегти конфіденційність виплат – кожний працівник дізнається тільки про свою суму зарплати та не буде бачити суми до виплати іншим працівникам, на відміну від відомості на виплату грошей. ВКО складається бухгалтером та передається до каси. Видавати ордер на руки працівнику забороняється – п. 3.10 Положення №637. Отримувати зарплату за ВКО можна тільки в день його складання. Сума готівки, виплачена за ВКО, приймає участь у розрахунку залишку готівки в касі у день її виплати.

У ВКО на виплату зарплати у реквізиті «Підстава» слід зазначити період, за який виплачується заробітна плата, наприклад: «Заробітна плата за першу половину грудня 2017р.». Працівник розписується у ВКО про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору – п. 3.5 Положення №637. На практиці бухгалтерські програми роздруковують ВКО, у якому одержана сума словами вже надрукована заздалегідь. Формально це порушення вимог п. 3.5 Положення №637, але на практиці контролери не вважають такі ВКО заповненими з порушенням.

У ВКО також зазначаються найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача. Касир повинен перевірити особу одержувача під час виплати йому коштів – п. 3.5 Положення №637.

Якщо бухгалтер оформив ВКО на виплату зарплати, а працівник не з’явився за її отриманням, такий ВКО не буде повністю дооформлений (адже в ньому не буде підписів працівника про отримання та касира про виплату коштів) та не приймається до обліку. Втім, після закінчення строку виплати цієї зарплати, вона теж переводиться до складу депонованої. Оскільки видаткова відомість в такому випадку не оформлювалася (де є потрібний рядок, у якому можна зазначити суму депонованої зарплати), в ВКО такого рядка немає і немає форми касового документу, за яким здійснюється лише переведення зарплати до складу депонованої, таке переведення, на думку автора, можна здійснити на підставі даних реєстру депонованої заробітної плати. 

Виплата зарплати іншій особі за довіреністю

Якщо працівник не має можливості отримати заробітну плату у встановлені строки, він може уповноважити іншу особу на одержання його заробітної плати – п. 3.6 Положення №637. Відповідно до ч. 4 ст. 245 ЦКУ довіреність на одержання заробітної плати може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, або за місцем його проживання. На підприємстві це може зробити керівник, головний бухгалтер тощо, а за місцем проживання – голова сільської ради, наприклад.

Докладніше про складання такої довіреності читайте тут>>

При цьому у реквізиті ВКО «Видати» після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Видача готівки за довіреністю проводиться відповідно до вимог, передбачених у п. 3.5 Положення №637. Довіреність залишається в касира і додається до ВКО або видаткової відомості.