Кількість працівників і норматив працевлаштування осіб з інвалідністю: як рахувати?

Питання кількості працівників та виконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю за останній місяць стало чи не найпопулярнішим.

Нагадаємо, у ст. 19 Закону № 875 для роботодавців, які використовують найману працю, установлюється норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю у розмірі 4 відсотки середньооблікової чисельності штатних працівників облікового складу за рік, а якщо працює від 8 до 25 осіб, - у кількості одного робочого місця.

Раніше існував звіт за формою № 10-ПОІ, і всі знали порядок його складання. Наприклад, що норматив рахується виходячи зі середньооблікової кількості працівників в обох випадках, чи то коли рахується від 8 до 25 працівників, чи то коли їх більше. 

Тобто була відома практична сторона обрахунку нормативу, а головне - штрафу! 

Але тепер цей звіт скасовано, хоча норматив залишається. Докладно про це ми розповіли тут. 

Тому роботодавців, хоча тепер вони і не рахують штраф самі, цікавить, як виконати цей норматив, щоб штрафу не було? А це безпосередньо залежить від кількості працівників протягом року. 

Річ у тім, що про працевлаштування осіб з інвалідністю фахівці ПФУ дізнаються з таблиці 1 об’єднаного «зарплатного» звіту. У таблиці 1 зазначається така інформація:

1. рядок 101 - середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період;
2. рядок 102 - працівників, яким відповідно до чинного законодавства встановлено інвалідність, осіб;
3. рядок 103 - працівників, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню;
4. рядок 104 - облікова кількість штатних працівників;
5. рядок 105 - кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату (крім осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення);
6. рядок 106 - кількість застрахованих осіб, яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення;
7. рядок 107 - кількість застрахованих осіб у звітному періоді з числа непрацюючих інших з подружжя працівників дипломатичної служби, яким нараховано єдиний внесок;
8. рядок 108 - жінок;
9. рядок 109 - чоловіків;
10. рядок 110 - кількість створених нових робочих місць у звітному періоді.

Показники «середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період» та «облікова кількість штатних працівників» обчислюються відповідно до Інструкції № 286.

Але, як правило, навіть в разі заповнення звіту бухгалтерською програмою інформація з Додатка Д1 до таблиці звіту автоматично не «підтягується», а якщо там і бачите цифри, то найчастіше це некоректні дані. Тож цю інформацію слід самостійно розраховувати і вносити вручну. Адже інформацію в рядках 101 - 110 виправити після подання звіту неможливо.

Загальні засади та поняття обчислення середньооблікової та облікової кількості штатних працівників

По-перше, середньооблікова кількість штатних працівників розраховується на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників (п. 3.2 Інструкції № 286).

По-друге, середньооблікова кількість штатних працівників за місяць обчислюється шляхом підсумовування кількості штатних працівників облікового складу за кожний календарний день звітного місяця, тобто з 1 по 30 або 31 число (для лютого - по 28 або 29), включаючи вихідні, святкові та неробочі дні, і ділення одержаної суми на кількість календарних днів звітного місяця. 

А кількість штатних працівників облікового складу за вихідний, святковий і неробочий день приймається на рівні облікової кількості працівників за попередній робочий день. У випадку двох або більше вихідних чи святкових і неробочих днів підряд кількість штатних працівників облікового складу за кожний з цих днів береться на рівні кількості працівників облікового складу за робочий день, що їм передував (пп. 3.2.1 Інструкції 286).

По-третє, при обчисленні середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені у пунктах 2.4, 2.5 Інструкції 286, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку (пп. 3.2.2 Інструкції № 286).

Кого не включаємо до облікової та середньооблікової кількості працівників 

Зазначимо, кого не потрібно включати до середньооблікової і облікової кількості штатних працівників. Зауважте, що Інструкція № 286 містить вичерпний перелік осіб, які не враховуються до середньооблікової та облікової. Унаочнимо у таблицях 1 та 2.

Таблиця 1

Мобілізовані працівники: чи включати до середньооблікової кількості штатних працівників?

Держстат у листі від 04.07.2014 р. № 09.3-6/145-14 писав так: «У формі № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці» працівники, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, відображаються лише у рядку 3070 «Облікова кількість штатних працівників на кінець звітного періоду». При цьому вищезгадані працівники не включаються до середньооблікової кількості штатних працівників по аналогії з працівниками, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та догляду за дитиною. Також вони не відображаються у показниках руху кадрів та фонду робочого часу.

У формі № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» нарахування, здійснені таким працівникам, включаються до рядка 1020 «Фонд оплати праці усіх працівників», без зазначення їхньої кількості у рядку 1040 «Середньооблікова кількість штатних працівників».

Та зверніть увагу, що в листі дають рекомендації із заповнення лише статистичного звіту 1-ПВ. Про заповнення іншої звітності тут не йдеться. 

Але якщо читати прямі норми Інструкції № 286, то випливає висновок, що мобілізовані працівників враховуються до середньооблікової, оскільки:

• мобілізовані працівники враховуються в обліковій кількості штатних працівників на кінець звітного періоду;
• на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників і розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.

Цитата з пп. 3.2.2 Інструкції № 286: «Під час обчислення середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу «враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені у пунктах 2.4, 2.5 цієї Інструкції, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємства, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку (підпункти 2.5.8 - 2.5.9 Інструкції)».

Повернімось до зазначеного у пп. 3.2.2 Інструкції № 286. У ньому не передбачено неврахування мобілізованих працівників під час обчислення середньооблікової кількості штатних працівників.

Таким чином, мобілізовані працівники включаються до облікової та середньооблікової кількості штатних працівників. Відповідно, вони враховуються при заповнені рядків 101,102 та 104 об’єднаного звіту. 

Працівники, з якими призупинено дію трудового договору: чи враховувати до середньооблікової?

Знову ж таки, Держстат має свою думку з приводу цього питання, але і в Інструкції 286 написано дещо інше.

Держстат у роз’ясненні щодо показників форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» від 31.10.2022 № 19.1.2-12/45-22 пише, що у звіті з праці слід відображати працівників, з якими призупинили дію трудового договору, лише в обліковій кількості та не відображати у середньообліковій кількості штатних працівників. 

Але ж норми Інструкції 286 не змінювалися, тож тут ситуація є аналогічною із ситуацією з мобілізованими працівниками.

Таким чином, норми Інструкції № 286 не містять винятків чи вказівок щодо працівників, з якими призупинено дію трудових договорів. З цього випливає, що й ці працівники враховуються до середньооблікової, оскільки:

• працівники, з якими призупинено трудові договори, ураховуються в обліковій кількості штатних працівників на кінець звітного періоду;
• на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників і розраховується середньооблікова кількість штатних працівників.

Тож рекомендуємо керуватися нормами Інструкції № 286 як нормативно-правового акта, зареєстрованого в Мін’юсті.

Таким чином, працівники, з якими призупинено трудові договори, включаються до облікової та середньооблікової кількості штатних працівників. Ну і відповідно враховуються при заповнені рядків 101,102 та 104 об’єднаного звіту. 

Звісно, теорія - це прекрасно, а як же на практиці розраховувати середньооблікову кількість штатних працівників, аби розуміти, квоту виконано чи ні? Відповімо далі на найпопулярніші запитання. 

В якому місяці прийняти особу з інвалідністю, щоб виконати норматив?

Запитання такого характеру надходять дуже і дуже часто. Також у спільноті бухгалтерів побутує думка, що не турбуватися про кількість осіб з інвалідністю можна півроку. А працевлаштувавши до 16 липня поточного року особу з інвалідністю, можна виконати норматив.

Але зрозуміло, що якщо на підприємстві працює з початку року щомісяця середньооблікова кількість працівників 250 осіб, то одна особа з інвалідністю для виконання квоти аж ніяк не врятує.

Тобто: для виконання нормативу треба протягом року планувати загальну кількість найманих працівників і стежити за виконанням цього показника. А влаштувати на роботу осіб з інвалідністю можна і не з першого січня. Але у другій половині року робити це для виконання нормативу ризиковано. Проте все можливо!

Наприклад, якщо 20.07.2023 р. прийняти двох працівників з інвалідністю, то за липень СКШП осіб з інвалідністю = (2 особи × 12 к. дн.) : 31 к. дн. = 0,77 ≈ 1 особа. І навіть в тій ситуації, коли одна особа з інвалідністю до кінця року (наприклад у жовтні) й звільниться, все одно буде виконано норматив.

Якщо норматив осіб з інвалідністю становить 1 особу, то трьох працівників з інвалідністю можна приймати і пізніше за липень 2023 року. Аби за 2023 рік вийти на «СКШП осіб з інвалідністю ≈ 1 особа», на роботу треба прийняти їх не пізніше 05.11.2023 р., наприклад 03.11.2023 р.:

1) СКШП листопада = (3 особи × 28 к. дн. з 03.11 по 30.11.2023) : 30 к. дн. = 2,8 ≈ 3 (особи);

2) СКШП осіб з інвалідністю за 2023 рік: (0 січ. + 0 лют. + 0 берез. + 0 квіт. + 0 трав. + 0 черв. + 0 лип. + + 0 серп. + 0 верес. + 0 жовт. + 3 листоп. + 3груд) : 12 = = 0,5 ≈ 1 (особа). Норматив виконано!

А якщо осіб з інвалідністю працевлаштуєте ще більше, то можна укладати з ними трудові договори навіть у грудні, хоча ми не рекомендуємо відкладати на останній місяць року таку подію.

Особа з інвалідністю працювала 3 місяці (один квартал) і звільнилась. Чи є якийсь термін , щоб закрити вакансію? Чи буде цей проміжок пошуку впливати на дотримання нормативу?

Частково відповідь міститься у першому запитанні. Наприклад, якщо норматив осіб з інвалідністю становить 1 особу, працівник працював у першому кварталі 2023 року і звільнився, то до кінця року, звісно, слід прийняти на роботу ще хоча б одну особу з інвалідністю (кількість необхідних працівників залежить від місяця їх прийняття).

Порахуємо, що з нормативом, якщо працівник працював лиш перший квартал (1 січ. + 1 лют. + 1 берез. + 0 квіт. + 0 трав. + 0 черв. + 0 лип. + + 0 серп. + 0 верес. + 0 жовт. + 0 листоп. + 0 груд.) : 12 = 0,25, тобто менше однієї особи. 

Тож аби виконати норматив, потрібно прийняти на роботу особу з інвалідністю не пізніше 1 жовтня 2023 року

Порахуємо, що з нормативом, якщо працівник з інвалідністю працював перший квартал та четвертий квартал (1 січ. + 1 лют. + 1берез. + 0 квіт. + 0 трав. + 0 черв. + 0 лип. + + 0 серп. + 0 верес. + 1 жовт. + 1 листоп. + 1груд) : 12 = 0,5, округлюємо і отримуємо 1.

Якщо в нас працювали з січня по квітень 9 людей, а з травня по грудень 2, то середньорічна 4, і особа з інвалідністю не потрібна? Чи як?

Так, на нашу думку, як і раніше, кількість працівників від 8 до 25 осіб теж рахується виходячи зі середньооблікової кількості працівників. Хоча в Законі № 875 це прямо не сказано, але таким був порядок раніше для складання звіту № 10-ПОІ, і, на нашу думку, таким він і залишається тепер. Хоча це можна уточнити в Фонді осіб з інвалідністю або у Держпраці (яка перевірятиме виконання нормативу). 

Відповідно до п. 3.2.5 Інструкції № 286 середньооблікова кількість штатних працівників за період з початку року (у тому числі за квартал, півріччя, 9 місяців, рік) обчислюється шляхом підсумовування середньооблікової кількості штатних працівників за всі місяці роботи підприємства, що минули за період з початку року до звітного місяця включно, та ділення одержаної суми на кількість місяців у цьому періоді, тобто відповідно на 2, 3, 4, ... 12.

Приклад

Підприємство мало середньооблікову кількість штатних працівників з січня по квітень 9, а з травня по грудень 2. Середньооблікова кількість штатних працівників за рік становить.

У цій ситуації немає потреби у працевлаштуванні особи з інвалідністю.

Скільки повинно бути працевлаштовано осіб з інвалідністю при чисельності, наприклад, 28 осіб?

Якщо середньооблікова кількість працівників за рік становить 28 осіб, то для виконання квоти з працевлаштування осіб з інвалідністю за рік має бути 1 особа (28 * 4%). Якщо ж середньооблікова за рік буде 38 осіб, тоді вже осіб з інвалідністю за рік має бути двоє (38*4% = 1,52).

Але щоб правильно порахувати середньооблікову за рік, її треба правильно рахувати за місяць. 

Алгоритм розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників (СКШП) за рік:

Крок 1. Визначаємо облікову кількість штатних працівників за кожний календарний день роботи підприємства за кожним місяцем. Облікова кількість штатних працівників на підприємстві дорівнює кількості працівників, що працюють за основним місцем роботи на певну дату. Зверніть увагу, що облікова кількість штатних працівників у вихідний день дорівнює обліковій кількості в останній день роботи, що передує вихідному.

Крок 2. Віднімаємо від облікової кількості штатних працівників за кожен день працівниць, які перебували у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, та працівників чи працівниць, що перебували у відпустці для догляду за дитиною. Їх не потрібно враховувати до середньооблікової (пп. 2.5.8, 2.5.9 Інструкції № 286).

Крок 3. Рахуємо середньооблікову за кожен місяць шляхом ділення сумарної облікової кількості штатних працівників на кількість днів місяця. Наприклад:

1596÷ 31 = 51,5 працівник.

Округлюємо результат за правилом парної цифри — 52 працівника.

Крок 4. Розраховуємо середньооблікову за рік — підсумовуємо середньооблікову за всі місяці роботи підприємства у календарному році, та ділимо на 12 (пп. 3.2.5, 3.2.6 Інструкції № 286). Результат округлюємо за правилом парної цифри.