Під час процесу оцифрування трудових книжок трапляються прикрі ситуації, пов’язані з людським фактором. Одна з таких – коли підприємство помилково прикріплює сканкопії трудової книжки іншого працівника, наприклад, через однакове прізвище в кількох осіб. Що робити у такому випадку?
Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області розповідає, що згідно з п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (зареєстрованого в Мін’юсті 16.06.2021 за №802/36424), якщо електронний запис про трудову діяльність створено з помилками та вже надіслано до Фонду, потрібно сформувати новий коректний запис.
Іншими словами, страхувальник (тобто роботодавець) має:
- повторно сформувати відомості про трудові відносини працівника;
- додати правильну сканкопію трудової книжки, яка дійсно належить цьому працівнику;
- подати нові виправлені дані через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Це забезпечить достовірність інформації в Реєстрі застрахованих осіб та дозволить уникнути ускладнень у майбутньому – наприклад, при призначенні пенсії або перевірці стажу.
Порада: при оцифруванні паперових трудових книжок важливо уважно перевіряти ПІБ, серію та номер документа перед поданням до Пенсійного фонду. Відповідальність за правильність інформації несе страхувальник.
Нагадуємо! Граничним терміном для сканування паперових трудових книжок є 10 червня 2026 року
Як електронна трудова книжка замінила паперові? Чи обов’язково зараз вести паперову трудову книжку? Як провести сканування паперових трудових книжок та передачу даних до ПФУ? Що робити із паперовою трудовою книжкою після сканування? Про все це читайте у статті:
«Сканування паперових трудових книжок: залишилося вже менше року!».