Посадова інструкція: для чого вона потрібна, нюанси складання, ознайомлення працівника, внесення змін + зразок

Роль посадової інструкції працівника є досить великою, адже саме посадові інструкції встановлюють коло трудових функцій та обов'язків працівника. I якщо щодо інших прав та обов'язків працівника можна обійтися нормами закону, то посадові інструкції потрібні для розуміння того, за що саме працівникові платять і від якої роботи він може відмовитися (якщо це не входить до його трудових обов'язків).

Відразу окреслимо, що за відсутність посадової інструкції максимальний розмір штрафу становить 1 МЗП, а під час воєнного стану і того не буде, якщо вчасно виконати приписи інспектора від Держпраці.

Але наявність правильно складеної посадової інструкції може убезпечити роботодавця від витрат на суди із проблемними працівниками. Тож посадова інструкція не лише для того, аби не оштрафували співробітники Держпраці, а насамперед щоб окреслити коло обов’язків працівника (та його відповідальності). 

Основні поняття

Посадові інструкції – організаційні документи, в яких визначено завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників під час виконання ними роботи на певній посаді (за професією).

Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 №336, конкретний перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями, які розробляють і затверджують роботодавці з огляду на конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації. А цей Довідник є нормативним документом, обов'язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Важливо! Посадові (робочі) інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені у штатному розписі. Винятком можуть бути окремі керівники, правове становище яких визначено у статуті (положенні) підприємства. 

Кому потрібна посадова інструкція: працівникові чи роботодавцеві?

Відповідно до ст. 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків).

Отже, якщо до посади, яку обійматиме працівник, було складено посадову інструкцію, ознайомити з нею під підпис потрібно до початку роботи працівника.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією під підпис надає можливість уникнути спору про зміст трудових функцій працівника, а також у зв'язку з порушенням працівником трудових обов'язків.

Водночас врахуйте зазначене у ст. 31 КЗпП! Роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Посадова інструкція захищає як роботодавця, так і працівника. Роботодавця – від несумлінних працівників, а працівника – від роботи, про яку не домовлялися під час укладення трудового договору. 

Також такі посадової інструкції можуть бути аргументом у спорі між роботодавцем та працівником, прийнятим з випробувальним терміном, при звільненні з посади з причини непроходження випробування (ст. 28 КЗпП).

Адже без встановлення вимог до посади і без окреслення кола службових обов’язків.  проблематично буде звільнити працівника на підставі:

1. п. 11 ст. 40 КЗпП (встановлення невідповідності працівника обійманій посаді, на яку його прийнято);
2. п. 3 ст. 40 КЗпП (систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором).

Наявність посадової інструкції є важливою для обох сторін трудових відносин.

Роботодавцеві вона дозволяє:

• чітко зафіксувати трудову функцію працівника, визначити його обов'язки;
• впливати на працівників, які відмовляються виконувати конкретні завдання;
• притягати працівників до відповідальності за правопорушення, пов'язані з невиконанням або неналежним виконанням посадових обов'язків;
• забороняти вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором;
• за потреби підтвердити перевищення працівником повноважень під час притягнення його до відповідальності.

Своєю чергою, працівник у разі виникнення спору із роботодавцем щодо повноти виконання ним трудових обов'язків, відмови виконувати або вимоги встановити доплату за роботу, що не є властивою посаді, яку він обіймає, завжди зможе послатися на посадову інструкцію. Адже саме посадова інструкція визначає та деталізує коло обов'язків працівника, який обіймає конкретну посаду.

Розробка посадової інструкції

Хто саме розробляє проєкт посадової інструкції, на кожному підприємстві вирішує його керівник. На практиці часто проєкт посадової інструкції розробляє безпосередній керівник працівника. А далі він подає проєкт на погодження до правової служби та/або кадрової служби підприємства.

Посадові інструкції затверджуються наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу.

Зверніть увагу! Посадова інструкція складається у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий — у керівників відповідних структурних підрозділів. Працівникові під підпис видається копія посадової інструкції.

Під час розробки посадових інструкцій також враховуйте зазначене в таких документах:

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 №144 (далі – ДСТУ 4163:2020);
2. ДК 003:2010. Національний класифікатор України «Класифікатор професій», затверджений та наданий чинності наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – ДК 003:2010).
3. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5);
4. Класифікатор професій.

А також враховуйте те, що зазначене в інших документах підприємства:

• організаційних документах;
• правилах внутрішнього трудового розпорядку; 
• колективному договорі;
• статуті підприємства. 

Структура типової посадової інструкції та її оформлення

Типова посадова інструкція міститься у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.

До посадових інструкцій слід включати такі розділи:

— загальні положення. У цьому розділі містяться основні дані про найменування посади, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, в якому працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, потрібний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, а також перелік основних законодавчих актів, інших нормативних актів, якими працівник керується в роботі, порядок заміщення працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини) і прізвища тих, хто їх заміщуватиме;

— завдання та обов'язки. Цей розділ характеризує зміст діяльності працівника, визначає самостійну ділянку роботи відповідно до положення про підрозділ, яка може визначатися виділенням групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником конкретних об'єктів управління або як конкретні самостійні питання. У цьому розділі наводиться перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються працівником. Під час установлення видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками. Завдання та обов'язки працівника мають відповідати завданням та функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади;

— права. Розділ визначає і наводить делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких він має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов'язків. До таких прав належить, наприклад, право вносити пропозиції з певних питань, ухвалювати рішення, узгоджувати проекти документів, брати участь у нарадах, отримувати потрібну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо;

— відповідальність. У розділі містяться показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результатами діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових функцій (завдань та обов'язків), порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, спричинення матеріальних збитків тощо;

— повинен знати. Розділ містить вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності працівників відповідно до реальних умов їхньої діяльності, особливостей устаткування, інструментів, матеріалів тощо, достатніх для якісного виконання покладених на них завдань та обов'язків, а також знань нормативно-правових актів і нормативних документів, потрібних для якісного виконання посадових функцій.

За потреби посадова інструкція може бути доповнена такими розділами, які не є обов'язковими складовими всіх посадових інструкцій;

— кваліфікаційні вимоги, які мають містити норми щодо освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів, професійної підготовки та досвіду роботи, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою. Отже, вимоги до освіти та освітньо-кваліфікаційних рівнів мають відповідати вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади (професії);

— взаємовідносини (зв'язки за посадою), якими визначається коло основних взаємозв'язків працівника із працівниками цього самого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями й установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання і надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

Також читайте:

• ЗБІРНИК УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
• Посадова інструкція: як скласти та як часто переглядати?

Під час оформлення посадової (робочої) інструкції слід пам'ятати:

1) дата і реєстраційний індекс посадової (робочої) інструкції проставляються у день її затвердження керівником юридичної особи;

2) у заголовку до тексту зазначається найменування посади працівника, яке має відповідати найменуванню, зазначеному у структурі і штатній чисельності та штатному розписі юридичної особи;

3) текст посадової (робочої) інструкції складається із розділів, які нумерують арабськими цифрами. Текст формується у вказівному характері, і для цього використовують чіткі формулювання зі словами: 

• «повинен»,
• «має право», 
• «слід», 
• «потрібно»,
• «необхідно», 
• «забороняється».

Забороняється використовувати у тексті посадової (робочої) інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо;

4) посадову інструкцію підписує керівник відповідного структурного підрозділу;

5) посадову інструкцію візують зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше заступник керівника юридичної особи, що відповідає за напрями діяльності структурного підрозділу, керівники кадрової, правової та, за потреби, інших служб юрособи);

6) після затвердження посадової інструкції керівником юридичної особи її доводять до відома працівника, про що на останньому аркуші першого примірника інструкції роблять відповідний запис: «З посадовою інструкцією ознайомлений(-а)».

Також посадові інструкції слід реєструвати у спеціально Журналі реєстрації посадових інструкцій.

Розділи посадової інструкції

Посадова інструкція працівника містить такі розділи:

1. Загальні положення
2. Завдання та обов’язки
3. Права
4. Відповідальність
5. Повинен знати
6. Кваліфікаційні вимоги
7. Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою

Розділи нумерують арабськими цифрами та розміщують у сталій послідовності.

Зміни до посадової інструкції

Зміни до посадової інструкції може бути внесено, наприклад, у зв'язку з такими обставинами:

1. зміна назви підприємства;
2. зміна структурного підрозділу, до якого належить посада;
3. зміна штатного розпису (назви посади);
4. зміна або доповнення обов'язків працівника.

Зміни вносяться у тому самому порядку, у якому посадова інструкція розроблялася та затверджувалася.

Зверніть увагу! Якщо такі зміни будуть змінами істотних умов праці (до яких, зокрема, належать зміна назви посади та коло трудових обов’язків), то працівника слід письмово попередити. У мирний час – за два місяці згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП. А в період дії воєнного стану – не пізніш як до запровадження таких умов. (частина 2 ст. 3 Закону №2136).

Якщо працівник погоджується зі змінами, то він залишається працювати й далі, а у разі незгоди працівника можна звільнити за п. 6 ст. 36 КЗпП. I тоді не забудьте виплатити йому вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

Чи можна обійтися без посадової інструкції, якщо є письмовий трудовий договір?

Ні, не можна! Ці документи не є взаємозамінними. 

Трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем – фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець – фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. 

Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та/або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації (ст. 21 КЗпП).

Тобто, як видно з таблиці 1, ці документи відіграють різну роль. 

Таблиця 1.

Різниця між трудовим договором та посадовою інструкцією  

Як виглядає посадова інструкція?

Оскільки їх розробляє кожен роботодавець окремо, то типової форми не існує. Ви можете скористатися формою у зразку нижче.

 Завантажити Зразок посадової інструкції >>

 

Також для створення власних посадових інструкцій можна скористатися доступними зразками від держорганів. 

Наприклад, існують Методичні рекомендації щодо роботи з посадовими інструкціями посадових осіб місцевого самоврядування (затверджені наказом НАДС від 18.07.2022 №58-22. Для зручності внесення відповідної інформації до кожного розділу посадової інструкції посадових осіб місцевого самоврядування відповідно до Методичних рекомендацій, НАДС напрацьовано декілька рекомендованих форм посадових інструкцій посадових осіб місцевого самоврядування за напрямами роботи (юрист, бухгалтер, економіст тощо).

Їх можна знайти за посиланням.