На практиці бухгалтери часто плутають принципи та правила розрахунку відпусткових та лікарняних. Адже середню зарплату для розрахунку лікарняних (декретних) і відпусткових рахують за різними Порядками (див. таблицю).
| Порядки, що регулюють розрахунок середньої зарплати | ||
| 1 | Перші п’ять днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця, допомога по тимчасовій непрацездатності | Постанова КМУ «Про обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням» від 26.09.2001 р. №1266 (далі – Порядок №1266) |
| 2 | Допомога по вагітності та пологах | |
| 3 | Виплати за страхуванням на випадок безробіття | |
| 4 | Відпусткові, компенсація за невикористану відпустку | Постанова КМУ «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок №100) |
Суть проблеми
Приймаємо працівника на роботу в перший робочий день місяця, але не в перший календарний день цього місяця – наприклад 3 лютого 2025 року.
Якщо цей працівник захворіє або піде у відпустку у жовтні 2025 року, то розрахункові періоди будуть різними:
- для відпусткових: лютий 2025 р. – вересень 2025 р.;
- для лікарняних: березень 2025 р. – вересень 2025 р.
Далі розберемося, чому саме так.
Для зручності пояснень див. календар на 2025 рік. Зверніть увагу на чотири дати, виділені кольором: 3 лютого, 3 березня, 2 червня, 3 листопада.
Саме про них йтиметься в наступних розділах.
Розрахунок відпусткових та компенсації за дні невикористаної відпустки
Нагадаємо, що відповідно до п. 7 Порядку №100 обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток або компенсації за невикористані відпустки проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового період.
У п. 2 Порядку №100 зазначається, що працівникові, який пропрацював менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.
Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць.
Покажемо, як це правило застосовується, на прикладах.
Приклад 1. Розрахунок компенсації за невикористані дні відпустки
Працівника прийнято 3 лютого 2025 року. Звільняється працівник за власним бажанням 15 жовтня 2025 року. У працівника встановлений лише оклад, відпрацював усі дні. Періодів відсутності на роботі не було. Оклад – 23 600,00 грн. За період роботи накопичив 17 днів відпустки. Який розмір компенсації він отримає?
- Визначаємо розрахунковий період:
лютий 2025 р. – вересень 2025 р. (лютий 2025 р. враховуємо повністю на виконання правил з п. 2 Порядку №100. Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць).
- Визначаємо кількість днів розрахункового періоду:
242 календарні дні.
- Сумарний заробіток в розрахунковому періоді:
23 600,00 грн х 8 місяців = 188 800,00 грн.
- Обчислимо середньоденну заробітну плату:
188 800,00 грн / 242 календарні дні = 780,17 грн.
- Розрахуємо суму компенсації:
780,17 грн х17 к.дн. = 13 262,89 грн.
Приклад 2. Розрахунок відпусткових
Працівницю прийнято 2 червня 2025 року. У жовтні 2025 року вона йде у дитячу соціальну відпустку як мати трьох дітей віком до 15 років на 10 днів. Оклад за місяць: 32 500,00 грн. Інших доплат і надбавок немає. Періодів відсутності на роботі за це час немає. Якою буде сума відпусткових?
- Визначаємо розрахунковий період:
червень 2025 р. – вересень 2025 р.
- Визначаємо кількість днів розрахункового періоду:
122 календарні дні.
- Сумарний заробіток в розрахунковому періоді:
32 500,00 грн х 4 міс. = 130 000,00.
- Обчислимо середньоденну заробітну плату:
130 000,00 грн / 122 к.дн. = 1 065,57 грн.
- Розрахуємо суму відпусткових:
1 065,57 грн х 10 к.дн. = 10 655,70 грн.
Розрахунок лікарняних та декретних
У цьому випадку розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок (п. 25 Порядку №1266).
У пункті 26 Порядку №1266 зазначається, якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа).
Увага! Місяць вважається повним для розрахунку лікарняних та декретних лише тоді, коли працівник перебував у трудових відносинах з першого календарного дня місяця по останній. Той факт, що дні до укладання трудових відносин були вихідними і працівник фактично став до роботи в перший робочий день місяця, не змінює цього правила – для цілей Порядку №1266 такий місяць не є повним календарним місяцем роботи.
Тепер розглянемо це на прикладах.
Приклад 3. Розрахунок лікарняних
Працівника прийнято 3 лютого 2025 року. Захворів працівник у жовтні 2025 року. Хворів 10 днів. Працівнику нараховувався лише оклад, відпрацював усі дні. Періодів відсутності на роботі не було. Оклад – 23 600,00 грн. Страховий стаж загальний – більше ніж 8 років. Який розмір лікарняних?
- Визначаємо розрахунковий період:
березень 2025 р. – вересень 2025 р. (розрахунковий період визначається за фактично відпрацьовані календарні місяці (лютий до розрахункового періоду не увійде, на відміну від відпусткових. Адже він не відпрацьований з першого числа, а трудова діяльність працівника на цьому підприємстві почалась лише з 3-го числа).
- Визначаємо кількість днів розрахункового періоду:
214 календарних днів.
- Сумарний заробіток в розрахунковому періоді:
23 600,00 грн х 7 міс. = 165 200,00 грн.
- Обчислимо середньоденну заробітну плату:
165 200,00 грн / 214 к.дн. = 771,96 грн.
- Розрахуємо суму лікарняних:
771,96 грн х 10 к.дн. хвороби = 7 719,60 грн.
Приклад 4. Розрахунок допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами
Працівницю прийнято 2 червня 2025 року. Листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами відкрили у жовтні на 126 днів, працівниці на цей період надається відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами. У працівниці встановлений лише оклад, відпрацювала усі дні. Періодів відсутності на роботі не було. Оклад – 38 100, 00 грн. Страховий стаж за останній рік більше шести місяців. Який буде розмір допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами?
- Визначаємо розрахунковий період:
липень 2025 р. – вересень 2025 р.
- Визначаємо кількість днів розрахункового періоду:
92 календарних дні.
- Сумарний заробіток в розрахунковому періоді:
38 100, 00 х 3 міс. = 114 300,00 грн.
- Обчислимо середньоденну заробітну плату:
114 300,00 грн / 92 к.дн. = 1 242,39 грн.
- Розрахуємо суму допомоги
1 242,39 грн х 126 к.дн. = 156 541,14 грн.